Guider av Styrelseportalens funktioner
Möten
Mötesfunktionen består av följande 7 steg:
Styrelsekalender
Lägg upp en årsplanering av viktiga datum och aktiviteter genom att lägga till "Ny aktivitet". Sätt start och slutdatum samt start och sluttid. Tillsätt ansvariga som får automatiska notiser via e-post och sms inför aktiviteter. Koppla styrelsekalendern till privat kalender via iCal. Skapa bra struktur med färger och gör planeringen enkelt genom att upprepa återkommande aktiviteter.
E-signering
Signera dokument enkelt digitalt genom att trycka på "Ny e-signering". Fyll i namn på signeringen, skriv ett meddelanden och bifoga ett dokument från datorn eller Styrelseportalen. Dokumentet måste vara i PDF-format och inte större filstorlek än 10 MB. Fyll i samtliga personer som ska signera. Förnamn, efternamn och e-postadress måste fyllas i. Det går även att lägga till personnummer om ni vill signera med BankID. Sedan går det bra att spara och starta signering. Då får samtliga parter en länk via e-post där det går att följa instruktioner. När alla signerat dokumentet så återfinns det i Styrelseportalen med certifikat och verifikationsnummer.
Dokument
Skapa en tydlig mappstruktur genom att trycka på "Skapa mapp". Dra enkelt in filer från datorn eller tryck på "Ladda upp fil". Dokument har en drag and drop funktion som innebär att det går att flytta filer enkelt mellan mappar. I Styrelseportalen kan ni ändra namn, ta bort, förhandsgranska och lösenordordsskydda dokument. Det är även möjligt att koppla på automatisk borttagning av dokument och att dela dokument med interna samt externa parter under en begränsad tid.
Digital avtalshantering
Skapa ett strukturerat avtalsregister som skickar ut automatiska påminnelser via e-post och sms när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal. Tryck på "Lägg till avtal" och välj sedan kategori, avtalsmallen tar då fram specifika uppgifter som ska läggas in. Fyll sedan i samtliga uppgifter och bifoga originalavtal samt bilagor. Skriv kommentarer vid omförhandlingar för att skapa en bra tidslinje och digital historik. Avtalet förlängs automatiska med den tiden som är ifylld. Sortera enkelt mellan aktiva och uppsagda avtal.
Meddelanden
Skicka ut meddelanden via e-post och sms med bifogade filer till styrelsen, medlemmar, anställda och andra externa parter. Det finns även en möjlighet att skicka interna meddelanden inom styrelsen som endast är tillgängliga för användare i Styrelseportalen. Där är det enkelt att sätta namn på olika trådar och få en bra digital historik över en konversation.
Digital projekthantering
Tilldela ansvariga och genomför stora som små projekt inom tidsramen med Styrelseportalen. Tryck på "Nytt projekt" och fyll i namn, sätt status, start och slutdatum, kostnad, prio och tidsåtgång. Lägg till en beskrivning och bifoga dokument. Tillsätt ansvariga som får automatiska påminnelser via e-post och sms inför deadlines. Skriv kommentarer under projektets gång för att skapa en tidslinje och bra digital historik.
Register
Skapa strukturerade och tydliga register. Register anpassas utifrån typ av organisation. Samtliga organisationer har GDPR-förteckning och externa kontakter sedan finns register så som medlemmar och anställda. Register är kopplade till meddelanden och går enkelt att exportera ut i pdf-format.
Digitala beslut
Ta beslut digitalt mellan möten eller på distans vid behov. Samla alla beslut på ett ställe och skapa en bra digital historik. Tryck på "Skapa beslut" och lägg till titel, beskrivning, beslutstyp, synlighet, start och slutdatum. Välj om ett beslut ska vara anonymt eller inte. Lägg till alternativ och väljare för att sedan trycka på "Spara och skicka". Få ut resultat i diagram och exportera ut i pdf-format för att sedan kunna signera ett beslut vid behov.
Boka demo
En demogenomgång sker digitalt och är kostnadsfri.
