Nyheter

Det är tydligt att det finns många viktiga aspekter att beakta för en smidig övergång mellan styrelser i en förening eller organisation. Att säkerställa kontinuitet och kunskapsöverföring är avgörande för att upprätthålla effektivitet och ansvarsfullt styrelsearbete. Här är de viktigaste punkterna för en smidig och problemfri övergång:

1. Mandatperioder och överlappning: Se till att mandatperioderna överlappar varandra så att det finns kontinuitet och kunskapsöverföring mellan gamla och nya styrelsemedlemmar.

2. Förberedelse för nya medlemmar: Nya medlemmar bör förbereda sig genom att läsa stadgar, förstå antalet styrelsemedlemmar, rollen för suppleanter, beslutsprocesser och hantering av jäv i styrelsen.

3. Kännedom om relevant lagstiftning: Om föreningen hyr ut egendom är det viktigt att ha kunskap om relevant lagstiftning som hyreslagen och skyddslagstiftning inom områden som brand och miljö.

4. Tydlig arbetsfördelning: Skapa en tydlig arbetsfördelning inom styrelsen baserat på medlemmarnas kunskaper och intressen. Definiera ansvarsområden och rollbeskrivningar för varje styrelsemedlem.

5. Dokumenthantering och informationsöverföring: Samla och organisera alla relevanta dokument och information på ett tillgängligt sätt för den nya styrelsen. Det kan inkludera kontaktuppgifter, leverantörslistor, bankuppgifter, budget, fullmakter och garantier.

6. Gemensamt möte för överlämning: Ha ett gemensamt möte mellan gamla och nya styrelsemedlemmar för att gå igenom pågående ärenden, viktiga datum, mötesrutiner och för att ge möjlighet till frågor och svar.

7. Tillgängliga handlingar för den nya styrelsen: Se till att alla relevanta dokument, såsom stadgar, årsredovisningar, protokoll och kontaktuppgifter, är tillgängliga för den nya styrelsen på ett ställe med Styrelseportalen. Registrera också den nya styrelsen hos bolagsverket så fort som möjligt efter förändringar.

Genom att noggrant följa dessa steg kan en smidig övergång mellan styrelser säkerställas, vilket bidrar till ett effektivt och ansvarsfullt styrelsearbete i er förening eller organisation.

Checklista för en smidig överlämning med Styrelseportalen:

• Bjud in nya styrelsemedlemmar till Styrelseportalen.
• Visa alla viktiga dokument i dokumentfliken. 
• Lämna över eventuella ansvarsområden i avtalshanteraren.
• Gå igenom viktiga datum i styrelsekalendern.
• Lämna över pågående projekt och ärenden i projekthanteraren.
• Visa hur en dagordning, kallelse och ett protokoll skapas och signeras i fliken möten. 
• Visa kontaktuppgifter till nödvändiga leverantörer i fliken register.

Lycka till med överlämningen!

Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.

Årsstämman bör planeras i god tid och styrelsemedlemmar behöver komma väl förberedda. Det är inte bara kallelsen som behöver genomföras på ett korrekt sätt och skickas till medlemmar i god tid utan även underlag som gör att medlemmar kan ta informerade beslut. Dessutom är det viktigt för styrelsen att lägga vikt på verksamhetsberättelsen och bjuda på en inspirerande stämma för att få så stort deltagande och engangemang som möjligt. Här kommer därför tips för att få till en lyckad stämma.

Vad är en stämma?
Stämman är organisationens beslutande organ och samtliga medlemmar har rätt att närvara och delta i besluten. Medlemmar kan antingen närvara personligen, digitalt eller rösta via ett ombud. Varje ombud får företräda en medlem, om inte stadgarna föreskriver annat. Kom ihåg att uppdatera stadgarna om ni vill ha en digital stämma.

Vad ska en kallelse innehålla och när ska den skickas till medlemmar?
Styrelsen ansvarar för att kallelsen innehåller korrekt information, skickas ut i rätt tid och på rätt sätt enligt stadgarna. Vanligast är att kallelsen behövs skickas ut två veckor innan stämman.

Följande uppgifter ska finnas med i kallelsen, enligt lag och de flesta stadgar:

1. En dagordning med de ärenden som ska behandlas
2. Plats och tid för stämman
3. Eventuella motioner och styrelseförslag, förvaltningsberättelse och revisionsberättelse. Gärna en årsredovisning och underlag om det ska beslutas om en stor investering eller behandla en större och viktig fråga. Dessa handlingar kan bifogas till kallelsen.
4. Det är bra om valberedningen är klara med sitt arbete innan kallelsen skickas ut. Då kan valberedningens förslag på styrelsemedlemmar och revisorer skickas med.
5. Kika i stadgarna för att se vad just er organisation behöver få med i kallelsen.

Tips för en lyckad stämma:

1. Inspirerande verksamhetsberättelse
   Skapa en intressant verksamhetsberättelse och låt medlemmar ta del av föregående år på ett inspirerande sätt.
   
   
2. Bra planering med tidslinje
   Bestäm ett datum, en tid och plats. Fördela därefter ut ansvar, sätt en tidslinje för när årsredovisningen ska vara färdig, när kallelsen ska skickas ut och vem som ska leda årsstämman.
   
   
3. Skicka kallelse i god tid
   Skicka kallelse med tillhörande bilagor i god tid till medlemmar så att de kan komma välinformerade och engagerade till stämman. Skicka kallelse med bilagor både som post och e-post för att säkerställa att samtliga medlemmar nås av informationen och håll koll på vad som gäller i just er organisation genom att kika i stadgarna.
   
   
4. Väl förberedd styrelse 
   Se till så att stämmoordförande får bra information om samtliga ärenden så att den kan leda stämman på ett optimalt sätt. Styrelsemedlemmar bör också vara väl förberedda och veta vem som ska bemöta olika frågor.
   
   
5. Valberedningens nomineringar till styrelsen
   Valberedningen bör ha en bra årsplan för att få fram rätt kandidater till styrelsen. En bra kommunikation mellan valberedningen och styrelsen gör det enkelt för organisationen att ta fram rätt kandidat till rätt post. Frågor som kan vara bra att ha med sig, vad fungerar bra och vad fungerar dåligt i nuläget? Vilka behov har föreningen? Vilken kompetens behövs? Valberedningens förslag på kandidater bör skickas ut med kallelsen, så att medlemmarna får veta vilka som är nominerade till styrelsen.
   
   
6. Få till ett inspirerande föredrag
   Bjud in en extern föreläsare. Det kan vara en trädgårdsmästare, en kunnig inom inredning, ett proffs på hur medlemmar kan skapa mysfaktor på balkongen eller en person från brandmyndigheten. Att ha ett föredrag på stämman kan öka deltagande och skapa mer engagemang på årsstämman, bidra till en bättre sammanhållning i organisationen.
   
   
7. Bjud på god mat och dryck
   En viktig del för bra stämning på stämman är att bjuda på god mat och fräsch dryck eftersom de flesta stämmor är på kvällen efter en arbetsdag. Det ser till så att alla medlemmar har bra energi och är på gott humör. Dessutom är mat oftast ett väldigt bra samtalsämne innan stämman sätter igång.

Hur kan Styrelseportalen underlätta planering och utförande av stämman?
Först av allt kan styrelsen enkelt sätta upp stämman som ett projekt och skapa en tidslinje med all planering. Det går att sätta upp datum, tid, plats, prio, kostnad och ansvariga samt bifoga dokument. Projektet läggs in i styrelsekalendern och automatiska påminnelser via e-post och sms skickas inför att aktivitet infaller. Att dessutom ha alla viktiga dokument, avtal och påskrivna protokoll samlat på ett ställe underlättar planeringen och ger grunden till en bra verksamhetsberättelsen. Genom att få en snabb överblick på hur året sett ut genom styrelsekalendern och projekthanteringen gör att styrelsen enkelt kan presentera året på ett optimalt sätt och dessutom berätta om kommande projekt och aktiviteter i organisationen. Styrelsen kan dessutom skapa en dagordning, skicka ut kallelse med bilagor, skapa protokoll utifrån dagordning och signera protokoll direkt i Styrelseportalen, vilket skapar en tydlig struktur och underlättar det administrativa arbetet samt distributionen av möteshandlingar avsevärt.

Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.

Artificiell Intelligens (AI) har blivit ett alltmer framträdande ämne i den moderna världen och påverkar våra dagliga liv. Men vad är egentligen AI, och hur påverkar det vår vardag? Här får du en grundläggande förklaring och dessutom konkreta sätt på hur generativ AI kan underlätta styrelsearbetet.

Vad är Artificiell Intelligens (AI)?

AI är en gren av datavetenskapen som fokuserar på att skapa system som kan utföra uppgifter som normalt kräver mänsklig intelligens. Dessa system är utformade för att lära sig och förbättra sin prestanda över tid utan direkt mänsklig inblandning. Grundläggande för AI är maskininlärning, där algoritmer används för att analysera och tolka data för att dra slutsatser och fatta beslut.

Hur påverkar den vår vardag?

Inom vardagen ser vi redan nu användning av AI inom flera sektorer, från röstassistenter som Siri och Google Assistant till rekommendationssystem på streamingplattformar. Inom finans används AI för att analysera stora mängder data för att göra investeringsbeslut, bedöma kreditvärdighet och upptäcka bedrägerier. AI-optimerade system används också för att övervaka och styra energiförbrukningen i hem och företag. Detta kan leda till ökad energieffektivitet och minskad miljöpåverkan. Inom transportsektorn utforskas självkörande fordon, där AI spelar en central roll. Dess påverkan sträcker sig över olika sektorer, vilket ger ökad effektivitet, bekvämlighet och anpassad användarupplevelse. På miljöfronten har AI använts för att analysera klimatdata och föreslå hållbara lösningar för att minska påverkan av klimatförändringar. Genom att använda avancerad maskininlärning kan forskare och aktivister skapa mer precisa modeller för att förutse och mildra effekterna av extremt väder och andra miljöhot.

Sammanfattningsvis utgör AI en spännande framtid för teknologin och har potential att omforma många aspekter av samhället. För att navigera framgångsrikt i denna nya era av intelligens är det viktigt att förstå grunderna i denna banbrytande teknologi.

Hur kan generativ AI underlätta och förbättra styrelsearbetet?

1. Automatisering av Dokumentation:
   Generativ AI kan användas för att automatisera skrivandet av dagordning, protokoll, rapporter och mötesanteckningar. Styrelsemedlemmar kan spara tid genom att låta AI-assistenten sammanfatta information och skapa professionella dokument baserade på givna riktlinjer och data.

2. Dataanalys och Beslutsstöd:
   Generativa modeller kan analysera stora mängder data och ge relevanta insikter. Genom att använda AI för att förstå komplexa rapporter och trender kan styrelsen fatta informerade beslut som grundas på omfattande och snabb analys.

3. Förbättrad Kommunikation:
   AI kan stödja kommunikationen genom att hjälpa till att formulera klara och koncisa meddelanden. Det kan vara till hjälp vid skrivande av nyhetsbrev, meddelanden och andra kommunikationsmaterial.

4. Utbildning och Informationshantering:
   AI kan användas för att skapa skräddarsydda utbildningsmaterial och snabbt svara på frågor från styrelsemedlemmar. Det underlättar förbättring av kunskapen inom styrelsen om olika ämnen.

5. Effektiv Möteshantering:
   AI kan underlätta planering och genomförande av styrelsemöten genom att skapa dagordningar baserade på tidigare möteshistorik och medlemmarnas preferenser. Dessutom kan det hjälpa till att följa upp och implementera beslut som fattats under möten.

Trots dessa möjligheter är det viktigt att övervaka och hantera etiska och juridiska aspekter, inklusive sekretess och integritet, när generativ AI används inom styrelsearbetet. En balans mellan teknologins potential och etiska överväganden är nödvändig för att säkerställa ansvarsfull och effektiv användning av generativ AI.

I Styrelseportalen kan ni ta del av tekniken som underlättar styrelsearbetet samtidigt som ni har full kontroll över er egen data. I Styrelseportalen kan ni skriva dagordning och protokoll utifrån mall, signera dokument med BankID och genomföra videomöten med chatt möjligheter.

Ni kan prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.

Källa: OpenAI

 

 

 

Det är en hel del för styrelsen att tänka på och förbereda inför bokslutet och årsstämman. Här reder vi ut vad styrelsen måste göra och när samt ger tips som kan underlätta processen. 

Motioner

Det är viktigt att alla medlemmar får göra sin röst hörd. Styrelsen kan därför en bra tid innan uppmana medlemmar att skicka in förslag på förbättringar eller annat som är viktigt för dem, stora som små. Om ni inte redan har koll på när medlemmar får lämna in motioner så kan ni titta i stadgarna och informera dem om när styrelsen behöver dem senast.

Förvaltningsberättelsen

Förvaltningsberättelsen ligger under styrelsens ansvar. Så det är bra att ta god tid på er och tänka igenom vad styrelsen gjort och vad som hänt under året. Det finns oftast några stora händelser och några lite mindre som kan vara bra att lyfta fram i förvaltningsberättelsen. Det kan vara att ni omförhandlat ett lån eller satsat på en grönare omställning. Allt som gör verksamheten bättre eller något som styrelsen är stolt över. Medlemmar kan även uppskatta att få höra vad som kommer hända nästa år och om det är några nya projekt på gång. I förvaltningsberättelsen är det därför viktigt att få med kommande händelser så att medlemmar känner sig informerade och delaktiga.

När ska årsredovisningen vara färdigställd?

Bokslutet och förvaltningsberättelsen ska vara färdig för revision sex veckor innan stämman. Sedan är det viktigt att hålla nära kontakt med revisorn och ekonomen då det är vissa tidpunkter som behöver hållas under bokslutet. Eftersom styrelsen, ekonomen och revisorn ska kunna utföra sitt arbete vid rätt tidpunkt krävs bra kommunikation och smidiga arbetsprocesser. Styrelsen bör därför se till att vara väl förberedda och strukturerade samt ha alla viktiga dokument, möten, avtal och projekt samlade på ett ställe.

Styrelse- och stämmoprotokoll

Utöver förvaltningsberättelsen ska styrelsen även skicka alla styrelseprotokoll och stämmoprotokoll till revisorn. Det är viktigt att samtliga protokoll är signerade. Bestäm gärna ett datum för stämman och skicka ut kallelse med bilagor i god tid så att det blir så stor uppslutning som möjligt och att samtliga medlemmar framförallt styrelsemedlemmar kan komma väl förberedda.

Årsredovisning till medlemmar

Inför årsstämman behöver styrelsen skicka årsredovisningen till medlemmarna. Den måste oftast finnas tillgänglig senast en vecka innan stämman men det kan variera mellan organisationer då det regleras i stadgarna. Tips! Skicka iväg kallelse och årsredovisning senast två veckor innan stämma, då behöver man bara informera en gång.

Styrelseportalen underlättar processen avsevärt

Styrelseportalen underlättar processen inför bokslutet och årsstämman då styrelsen har allt samlat på ett ställe. Styrelsen kan enkelt se vilka aktiva avtal som finns och om det skett några omförhandlingar, se slutförda och kommande projekt samt ta del av årets möten och signerade styrelseprotokoll. Styrelseportalen gör det därför enkelt för styrelsen att ta fram en förvaltningsberättelse och samla ihop allt underlag till organisationens revisor och ekonom samt skicka ut allt som behövs till medlemmar i god tid.

Ni kan prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.

Samfälligheterna som är en del av Villaägarnas Riksförbund ingår samarbetsavtal gällande Styrelseportalen med Reduca vilket innebär att föreningar som tecknat ett Trygghetsavtal kan ta del av ett förmånligt erbjudande. Samfälligheterna är en rikstäckande organisation för Sveriges samfällighetsföreningar. Idag har över 1 800 samfällighetsföreningar tecknat ett Trygghetsavtal hos Samfälligheterna som innebär att föreningar får ta del av rådgivning, utbildningar och förmånliga erbjudanden.

Styrelseportalen används redan idag som ett styrelseverktyg bland styrelser i samfällighetsföreningar och har underlättat styrelsearbetet i hundratals föreningar. Nu väljer Samfälligheterna att, tillsammans med oss på Reduca, lägga till Styrelseportalen som en förmån i deras Trygghetsavtal, så att vi kan förenkla styrelsearbetet för fler samfällighetsföreningar.

Styrelseportalen gör det enkelt för styrelsen att driva styrelsearbetet på ett optimalt, effektivt och hållbart sätt. Med smarta funktioner bidrar den till ett strukturerat styrelsearbete, bättre samarbete, större deltagande och förbättrad kommunikation inom föreningen. Den har visat sig reducera kostnader och tid på onödigt administrativt arbete.

”Genom vårt samarbete med Samfälligheterna strävar vi efter att gemensamt modernisera och förenkla styrelsearbetet inom samfällighetsföreningar med hjälp av Styrelseportalen. Denna plattform möjliggör en centralisering av allt styrelsearbete, vilket i sin tur har visat sig resultera i ökat engagemang, mer effektiva arbetsflöden och förbättrad kommunikation inom föreningen”, säger Christian Murray, Reduca.

Samfälligheterna är del av Villaägarnas Riksförbund, Sveriges största intresseorganisation för boende i och ägare av småhus. Att teckna ett Trygghetsavtal med Samfälligheterna innebär att föreningen får tillgång till rådgivning inom juridik, ekonomi och teknik samt nyttiga utbildningar. Genom samarbetspartners får föreningar dessutom tillgång till förmånliga erbjudanden av välbehövliga tjänster och produkter.

”En styrelseportal är något våra avtalsföreningar efterfrågar och det är roligt att vi nu kan presentera det här samarbetet med Reduca. De har en bra produkt som kommer att vara till nytta i våra avtalsföreningars styrelsearbete”, säger Sofia Hellsing, chef för Samfälligheterna.

Läs mer om Samfälligheterna här.

Läs mer och ta del av förmånen här.

 

Avtal skapar tillväxt i er organisation. De är grunden i er organisation och får den att växa. Det är därför viktigt att ge sina avtal lite extra omtanke. Med en digital avtalshantering blir det enkelt att få full koll på kostnader, avtalstider, skapa ansvarsområden, sortera utifrån kategorier och ha en kontinuerlig översyn. Utan att lägga tid och kraft på det. Möjligheterna att underlätta och kostnadseffektivisera är många. Det är därför dags att prova på digital avtalshantering.

 

Vad är ett avtal?

Ett avtal är en rättslig bindande överenskommelse mellan två parter om deras rättigheter och skyldigheter gentemot varandra.

En organisation har ett antal olika avtal. Det kan vara banklån, el, försäkringar, leverantörsavtal, anställningsavtal och kundavtal som är kopplade direkt till verksamheten. Men det finns oftast en mängd mindre avtal som är nödvändiga för att sköta den vardagliga driften som hyresavtal, leasingavtal, telefonavtal, bredbandsavtal och konsultavtal.

Sen finns det ett antal avtal som en inte ens tänker på att det är avtal. Prenumerationstjänster, licensavtal för programvaror och certifikat i olika former. Er organisation har en massa avtal och det finns kostnader som är möjliga att sänka genom att hålla koll på dem.  

 

Vad är digital avtalshantering?

Digital avtalshantering är den plats ni hanterar och förvarar era avtal. I värsta fall ligger avtalen utspridda i pärmar, i de flesta fall i inkorgen på någons dator och i bästa fall är de samlade på en plats. Med digital avtalshantering får ni inte bara en samlingsplats för avtalen utan också ett verktyg för att hantera och automatisera era avtalsprocesser. Det innebär att ni aldrig missar att förlänga ett avtal, säga upp ett avtal eller omförhandla ett avtal. 

 

Avtalen är alltid tillgängliga med digital avtalshantering.

Med digital avtalshantering samlar ni alla era avtal på en molnbaserad plattform som alltid är tillgänglig. Det betyder att ni aldrig mer behöver leta efter ett avtal. Oavsett var du befinner dig, om du jobbar hemma eller på kontoret, är på landet eller i skidbacken. Med hjälp av smidig sökfunktion, smarta filter, olika avtalskategorier och anpassade fält kan ni alltid nå era avtal i en överskådlig vy eller gå in på specifika på en detaljerad nivå.

 

Digital avtalshantering håller automatiskt koll på avtalstider och skickar ut påminnelser till ansvariga.

Att ha allt samlat på ett ställe är ett steg i rätt riktning men att dessutom ha en digital avtalshanterare innebär att den håller koll på tider åt er. Den kan hålla reda på hur många tidpunkter och tillfällen som helst vilket är en av de stora fördelarna med digitalisering. Inte nog med det, med digital avtalshantering får ni en påminnelse via både sms och e-post i god tid innan det är dags att omförhandla, säga upp eller förlänga ett avtal. Med smarta automatiska påminnelser ställer ni själva in tidsperioder och hur ni vill bli påminda. Dessutom kan ni välja att ha specifika användare som ansvariga på olika avtal och då skickas det endast ut påminnelser till ansvariga.

 

Digital avtalshantering sorterar och kategoriserar.

Alla organisationer är inte lika, alla verksamheter är inte lika och alla avtal har inte samma sorts uppgifter. Smarta filter och sökfunktioner blir snabbt ett av de viktigaste verktygen i en digital avtalshanterare. När ni väljer en specifik kategori så ändras fälten för att anpassa sig till avtalsområdet. Ett elavtal har inte samma uppgifter som ett försäkringsavtal eller banklån. Därför är det väldigt bra att lägga in samtliga avtal i en digital avtalshanterare. Den gör det enkelt för er att finna rätt information, hålla koll på kostnader och avtalstider samt visa var det stora kostnader befinner sig och vad som ingår i respektive avtal. En digital avtalshanterare gör det enkelt för er att få en överskådlig vy på aktiva och uppsagda avtal vilket ger en bra digital historik och skapar en strukturerad samt stabil organisation.

 

Vill ni veta mer om hur Styrelseportalen med digital avtalshantering kan underlätta och ge er full koll på era kostnader?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Är ni medlemmar i Bostadsrätterna, klicka här.

I Styrelseportalen kan användare enkelt skapa en tydlig mötesprocess utifrån mall och få en överskådlig samt sökbar historik. Det går även att samla alla tillhörande möteshandlingar under respektive möte vilket skapar ett smidigt och långsiktigt styrelsearbete.

Funktionen Möten i Styrelseportalen gör det enkelt för användare att sätta upp ett möte med tillhörande dokumentation som samtliga deltagare kan ta del av innan, under och efter mötet för att kunna komma förberedda samt känna sig delaktiga i det löpande styrelsearbetet.

I Möten kan användare skapa dagordning, hämta punkter från tidigare möten, bifoga bilagor, lägga till deltagare, skicka kallelse med länk till videomöte, skapa protokoll utifrån dagordning, tillsätta roller, komma med ändringsförslag och justera protokoll för att sedan signera protokoll med BankID. Varje möte läggs automatiskt till i styrelsekalendern som skickar ut påminnelser via e-post och sms till deltagare.

Samtliga slutförda möten med tillhörande dokumentation läggs i en strukturerad och sökbar flik för att skapa en tydlig historik.

Funktionen ökar deltagandet, gör deltagare mer förberedda, sparar tid på onödigt administrativt arbete, gör det möjligt för styrelsemedlemmar att genomföra mötet på distans, skapar en tydlig mötesprocess, ser till att samtliga steg i mötesprocessen blir korrekt och att styrelsemedlemmar kan genomföra sitt uppdrag på ett så optimalt sätt som möjligt.

Här kan ni se en användarfilm av Styrelseportalen med mötesprocessen.

Vill ni veta mer?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Är ni medlemmar i Bostadsrätterna, klicka här.

Hybridarbete låter optimalt. Att ena dagen träffa kollegor på kontoret, andra dagen arbeta hemifrån eller på resande fot och varför inte från fjällstugan för att njuta av ett par åk på lunchen. Däremot så krävs det tydliga riktlinjer, disciplin, förutsättningar och ansvar för att få det att fungera. Här kommer tips till er i styrelsen som vill kunna erbjuda styrelsemedlemmar ett hybridarbete.

Definition av hybridarbete

Utmaningar med ett hybridarbete

Då det låter optimalt med ett hybridarbete så finns det även några utmaningar som styrelsen ska ta i beaktning och förebygga vid ett införande av hybridarbete.

• Hybridarbete är inte för alla
  Det är inte möjligt för alla att genomföra ett bra arbete på distans och få till ett hemmakontor då det krävs utrymme, lugn och ro samt rätt teknik. Därför är det alltid bra att kunna erbjuda styrelsemedlemmar en fysisk plats att ha styrelsemöten på.
  
  
• Gränslöst arbete
  Det är enkelt för eldsjälar inom en organisation att arbeta gränslöst framförallt när det även kan göras hemifrån. Det är därför viktigt att sätta tidsramar för när styrelsen är tillgänglig och det kan även vara bra att sätta ett autosvar på e-post som möjliggör att styrelsen kan återkomma inom ett par dagar. Skapa även tydlig arbetsfördelning och se till så att varje styrelsemedlem förstår sitt uppdrag med dess innehållande uppgifter.
  
  
• Sämre teamkänsla
  Det är svårare att lära känna varandra i en styrelse och få till en bra teamkänsla som oftast ligger till grunden för ett lyckat styrelsearbete där alla känner sig trygga med att uttrycka sin åsikt och bidra på sitt sätt. Därför är det väldigt viktigt att använda rätt digitala verktyg där alla får känna sig delaktiga så som en Styrelseportal som är utformad för just styrelsearbetet. Det är bra att undvika tjänster som någon har från sitt jobb eller att samla allt arbete på en styrelsemedlems dator samt arkivskåp som bara en kommer åt. 

5 tips för ett lyckat hybridarbete

1. Tydliga och strukturerade uppdrag
   Skapa en tydlig arbetsfördelning så att varje styrelsemedlem förstår sitt ansvarsområde och vilka uppgifter som förväntas. Se till så att varje styrelsemedlem har tillgång till dokument, avtal, möteshandlingar och projekt var de än befinner sig. 
   
   
2. Målinriktat styrelsearbete
   I början av en period kan det vara bra att sätta upp mål som ska uppnås av styrelsen och inom vilken tidsram. Då spelar det mindre roll hur styrelsemedlemmar deltar så länge målen uppfylls och att alla genomför sitt uppdrag.
   
   
3. Kommunikation i fokus 
   Se till att ha bra kommunikationsverktyg som gör det möjligt för styrelsen att nå ut till samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig. En Styrelseportal gör det enkelt för styrelsen att ha all information, dokumentation och aktiviteter samlat på ett ställe. Den gör det möjligt för styrelsen att enkelt kunna kommunicera med samtliga och dessutom få en bra digital historik. En Styrelseportal ser även till att styrelsearbetet blir professionellt och gör det lättare att hålla isär arbets- och privatliv.
   
   
4. Flexibla möten med rätt teknik  
   Att kunna erbjuda digitala och fysiska styrelsemöten attraherar fler potentiella styrelsemedlemmar och ökar deltagandet. Tid är dyrbart i dagens samhälle och att hinna med ett fysiskt möte som innebär att ta sig till och från en annan plats kan avgöra om en person väljer att gå med i styrelsen. Om det däremot finns en möjlighet att kunna ta möten digitalt så ökar chansen att potentiella styrelsemedlemmar får ihop arbets- och privatliv. Det är viktigt att styrelsen erbjuder en användarvänlig och smidig tjänst när det gäller videomöten som passar alla oavsett it-vana.
   
   
5. Fysisk fika, lunch eller middag med hela styrelsen 
   För att få till ett bra samarbete och behålla sammanhållningen inom organisationen framförallt inom styrelsen som sätter hela tonen så rekommenderas en fysisk fika, lunch eller middag för att bolla ideér eller prata om annat än styrelsearbete.

Fördelar med hybridarbete

Forskning, suntarbetsliv, visar att det finns flera fördelar med distans- och hybridarbete så länge rätt förutsättningar erbjuds. Här presenterar vi några fördelar:

• Lättare att få ihop arbets- och privatliv 
• Ökad produktivitet
• Bättre fokus i arbetet
• En halvtimmes mer sömn per arbetsdag
• Bättre möjligheter till kontinuerligt lärande
• Självledarskapet utvecklas
• Tidsbesparing

Hybridarbete med Styrelseportalen

Här presenterar vi tips på hur ni kan få till ett bra hybridarbete inom styrelsen med hjälp av Styrelseportalen.

• Tilldela uppdrag inom styrelsen med hjälp av funktionen Projekt. Sätt upp tidsram, bifoga bilagor, följ upp med kommentarer och skicka ut automatiska påminnelser inför deadlines.
• Gör det möjligt för styrelsen att ta del av dokument och signera protokoll på distans med hjälp av funktionerna Dokument och E-signering. 
• Tilldela ansvarsområden genom att sätta ansvariga på avtal så som banklån, försäkring och el. Se till så att varje ansvarig får en automatisk påminnelse när det är dags att agera på ett avtal.
• Gör det möjligt för styrelsemedlemmar att delta på styrelsemöten på distans med hjälp av funktionen Videomöten. I videomöten kan ni dessutom chatta, skicka reaktioner och dela skärm.
• Underlätta för protokollföraren genom funktionen Möten. Där går det att förbereda möten, det går att skriva dagordning, skicka ut kallelse med mötesbilagor och skriva protokoll utifrån dagordning. Det är även möjligt att hämta punkter från tidigare möten och spara ner tidigare möten som en mall.
• Se till så att alla styrelsemedlemmar får ta del av ett årshjul och viktiga datum på distans med hjälp av styrelsekalendern. Det är även enkelt att koppla den till en privat kalender och det skickas ut automatiska påminnelser via e-post och sms inför en aktivitet.
  
  

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

 Här kan ni även se en genomgång av Styrelseportalen.

Är ni medlemmar i Bostadsrätterna, klicka här.

 

Läs mer om hybridarbete här:

https://www.suntarbetsliv.se/forskning/organisatorisk-och-social-arbetsmiljo/hybridarbete-bade-mojligheter-och-utmaningar/

https://ingenjoren.se/2021/10/25/hybridarbete-forskarnas-rad-for-att-fa-det-att-fungera/

https://www.consid.com/sv/insikter/artiklar/3-tips-till-dig-med-en-hybrid-arbetsplats/

https://www.wiseconsulting.se/inspiration/5-tips-for-framgangsrikt-hybridarbete-2

 

Nu lanseras videomöten i Styrelseportalen. Det innebär att styrelser kan ha videomöten direkt i Styrelseportalen vilket ger organisationer större valmöjligheter till hybrid eller distansarbete. Styrelsemedlemmar kan ha videomöten med både användare och externa personer utan att ge åtkomst till portalen.

Det är möjligt att genomföra videomöten med upp till 200 deltagare. Det är enkelt att lägga till namn, datum, tid och beskrivning på mötet samt deltagare. När samtliga uppgifter och deltagare lagts till så skapas en möteslänk och användaren kan smidigt skicka ut inbjudan till deltagare.

Under videomötet så är det möjligt att skicka reaktioner, chatta och dela skärm med deltagare. Det underlättar framför allt när styrelsen vill presentera något för externa personer eller om en leverantör vill presentera något för styrelsen.

Funktionen är användarvänlig och skapar många möjligheter för styrelsen. Det går utmärkt att ha ett videomöte och samtidigt arbeta i Styrelseportalen. Funktionen gör det möjligt för styrelsen att samla allt styrelsearbete på en plattform och den skapar en tydlig digital möteshistorik.

”Videomöten har varit en efterfrågad funktion men vi har varit noga med att integrationer i Styrelseportalen ska vara med skandinaviska leverantörer som lagrar datan inom EU och är GDPR-anpassade. Vi är därför stolta över att lansera videomöten i Styrelseportalen som har utvecklats med hjälp av en integration med en norsk leverantör. Nu kan våra användare genomföra smidiga videomöten och samtidigt arbeta i Styrelseportalen vilket skapar många möjligheter till hybrid eller distansarbete i organisationer.” – Christian Murray, Grundare av Reduca.

Videomöten är integrerad med en norsk leverantör, Whereby, som grundades ur ett projekt inom Telenor. Tjänsten lagrar sin data inom EU och är GDPR-anpassad. Whereby är certifierad med ISO27001 och ni kan läsa mer om företaget, säkerheten och tjänsten på www.whereby.com

Vill ni också underlätta och effektivisera ert styrelsearbete? 

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

 Här kan ni även se en genomgång av Styrelseportalen.

Signera protokoll, avtal och årsredovisning på distans med BankID direkt i Styrelseportalen. Samla alla signerade dokument på ett ställe som kan nås av samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig. 

Här listar vi fördelar med att använda E-signering med BankID:

• Signera enkelt och digitalt på distans.
• Samla alla signerade dokument på ett ställe.
• Signera med obegränsat antal personer.
• Signera med externa parter utan att ge åtkomst till portalen.
• Spara tid som annars lagts på onödigt administrativt pappersarbete.
• Skicka automatiska påminnelser.
• Slipp att skriva ut och jaga underskrifter.
• Slipp lagring av en massa pappersarbete i pärmar.
• Se till så att signerande parter kan gå igenom dokumentet i lugn och ro och skriva under när det passar.
• Signera säkert, smidigt och enkelt oavsett ålder och it-erfarenhet

Prova e-signering med BankID kostnadsfritt i 30 dagar utan några förbindelser här.

Styrelsen spelar stor roll i en organisations utveckling. Den ska se till att verksamheten hålls under kontroll samtidigt som den måste anpassas till medlemmars eller aktieägares intresse, omvärldens utveckling och marknadens efterfrågan.

Här undersöker och presenterar vi hur styrelser kan bli effektivare genom att titta på kompetenser, sammansättningar och hur digitalisering samt automatisering av processer kan underlätta. Utifrån rapporten som PWC presenterar tillsammans med The Conference Board bör styrelser se över sin kompetens, strategi, skapa mer förståelse för verksamheten och dess utveckling och se till att förbättra sin effektivitet samt produktivitet. 89% av de verkställande cheferna vill byta ut en eller flera i styrelsen och endast 29% anser att styrelsen genomför ett bra eller utmärkt uppdrag. Rapporten visar på att det finns mycket att utveckla och förbättra i styrelser samt dess arbete.

Styrelsens uppdrag

Styrelsen ska se till att organisationen fullgör sina ekonomiska och juridiska skyldigheter samt att policyer, riktlinjer och strategier följs. Styrelsen är ett verkställande organ som tar beslut och genomför åtgärder så att verksamheten genomför sina åtaganden.

Styrelsen ansvar:

• Se till att policyer och riktlinjer följs
• Skapa och leda organisationens värderingar
• Ha koll på organisationens finansiella resultat
• Skapa och genomföra strukturella planer
• Se till att strategier fullföljs
• Ansvara inför medlemmar eller aktieägare

Det innebär ett stort ansvar för en styrelsemedlem som inte bör ta lätt på sitt uppdrag som kräver både problemlösning och skicklighet. Det kan uppstå komplexa problem och svårhanterade frågor som kan kräva tålamod, bra kommunikation, rätt ramverk och en bred kompetens inom styrelsen.

Bred kompetens inom styrelsen

Erfarenheten och kompetensen inom styrelsen är därför en av de främsta faktorerna till en hållbar och stabil organisation då styrelsen återspeglar verksamheten och är dess grundläggande samt verkställande organ.

Kommunikation i fokus

Kommunikationen inom styrelsen är a och o. Därför måste samtliga styrelsemedlemmar vara effektiva kommunikatörer. Styrelsen bör vara skickliga på att använda kommunikationsverktyg så att det genomförs en smidig skriftlig och muntlig kommunikation, vilket underlättar styrelsearbetet avsevärt. Styrelsemedlemmar bör vara både goda lyssnare och talare samt ha ett öppet sinne inför nya tillvägagångssätt, strategier och visioner. 

Beslutsfattande egenskaper

Grundläggande inom styrelsearbetet är att ta beslut som både påverkar det dagliga arbetet men även hela organisationen. Det bör därför finnas bra beslutsfattande egenskaper hos styrelsemedlemmar som oftast kommer med erfarenhet och bra rutiner. Det är viktigt att ta fram ett bra underlag i tid och att samtliga styrelsemedlemmar får delta i diskussionen och vara delaktig i beslutet.

Visionärt och entreprenöriellt ledarskap 

Att navigera mellan vardagliga frågor och se helhetsperspektivet kan ibland vara en utmaning. det är därför bra att styrelsemedlemmar besitter visionära ledaregenskaper. Det är viktigt att kunna förmedla visionen och med det motivera kollegor. Det är också bra att ha entreprenöriella egenskaper framförallt vid problemlösning och när det är dags att gå från idé till genomförande. Både visionärt och entreprenöriellt ledarskap kan se till så att organisationen utvecklas och att den hantera kriser samt svåra situationer oavsett om det är intern eller extern påverkan.

Finansiella kunskaper som grund

För att säkerställa organisationens långsiktiga framtid behövs finansiella kunskaper för att kunna tolka och hantera rapporter samt se till så att verksamheten är ekonomiskt stabil och genererar tillväxt. Att kunna sätta upp en budget och läsa av rapporter är av prioritet då det ger en möjlighet till att utvärdera risker, förutsäga resultat, genomföra rätt investeringar och undvika svåra ekonomiska situationer.

Styrelsesammansättning med mångfald i fokus

Rapporten från McKinsey&Company visar på att en mångfald av etnicitet och kön i ledningsgrupper ger mer lönsamhet och visar på högre effektivitet. Mångfald ger ett större perspektiv och skapar möjligheter att nå bredare målgrupp med sin verksamhet samt en starkare grund när organisationen står inför utmaningar oavsett intern eller extern påverkan. 

"Könsmångfald i ledningsgrupper är starkt korrelerad med lönsamhet och värdeskapande." - McKinsey&Company

Mångfaldhet

En mångfald inom organisationen och framförallt inom styrelsen kan främja innovationsförmågan och ge fler idéer från olika perspektiv vilket kan underlätta när verksamheten behöver anpassa sig till omvärldens utveckling samt marknadens efterfrågan. Det bidrar även till att organisationen följer en jämställdhets praxis och nationella riktlinjer.

"Organisationer som har ledningsgrupper med etnisk blandning överträffar andra organisationer med 33% bättre i lönsamhet." - McKinsey&Company

Digitalisering av processer och uppgifter

Styrelsemedlemmar sitter oftast på olika uppdrag där tiden är dyrbar och därför bör styrelsearbetet i organisationer vara så smidig och effektiv som möjlig. Många som sitter i styrelsen vet hur mycket kraft och tid som går åt att bara administrera och distribuera möteshandlingar, därför är det viktigt att ha rätt verktyg som underlättar för samtliga styrelsemedlemmar att kunna genomföra ett korrekt styrelsearbete.

En programvara som är utformad specifikt för styrelsemedlemmar innebär att styrelsen kan snabba upp processer, erbjuda möjligheten till distansarbete och genomföra möten smidigt. En Styrelseportal är därför en optimal lösning med funktioner som e-signering, digitala möten, dokumentlagring, projekthantering, digitala beslut och styrelsekalender vilket frigör tid och låter styrelsemedlemmar fokusera på verksamhetens kärnfrågor och utveckling.

Ökningen av hybridarbete och digitala styrelsemöten innebär att många styrelsemedlemmar förväntar sig en lösning och här spelar programvaran en viktig roll för att kunna stödja ett effektivt styrelsearbete i organisationen. 

Vill ni veta hur vår Styrelseportal kan effektivisera ert styrelsearbete?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

 Här kan ni även se en genomgång av Styrelseportalen.

Läs mer här:

Rapport av McKinsey&Company

Rapport av PWC och The Conference Board

 

Efter vårens årsmöten så är det oftast en ny styrelse där alla behöver komma igång med styrelsearbetet på nytt. Det kan innebära nya roller för en del, ett helt nytt uppdrag för någon annan eller ett större ansvar för en rutinerad styrelsemedlem. För att få till en lyckad överlämning så kommer här en checklista med bra tips som kan hjälpa er som styrelse att introducera och lämna över allt arbete på ett tryggt sätt.

Presentera organisationen

Starta första styrelsemötet med att presentera organisationen för de nya styrelsemedlemmarna. De får då en djupare förståelse av vad den står för, vad som fungerar bra samt vilka utmaningar som finns framöver. Det kan också vara bra att presentera aktuella projekt, kommande events och ett årshjul med viktiga datum.

Presentationsrunda

Första styrelsemötet efter årsmötet är ett perfekt tillfälle att skapa tid för en presentationsrunda av både rutinerade och nya styrelsemedlemmar. Det kan vara ännu mer givande om det sker på en inspirerande plats eller som en kick-off.

Avsätt en överlämningsperiod

Avsätt tid och skapa en tydlig rutin så att den nya styrelsemedlemmen får tid med den tidigare för att lära sig rutiner och arbetsuppgifter framförallt när det gäller rollerna ordförande, sekreterare och kassör. 

Lyft värdegrunden

En viktig punkt är att presentera värdegrunden i organisationen. Var tydlig med vilken arbetsmiljö ni vill ha i styrelsen. Hur styrelsen har det reflekterar hur allt annat i organisationen fungerar.

Här kan ni lyfta alla oskrivna regler och rutiner så att även de nya kommer in i arbetssättet. Här kan ni ta upp fika till styrelsemötet, tider, platser, samåkning, events och när det passar att prata om privata händelser samt när det är fokus på styrelsearbetet. 

Se till att tilldela tydliga arbetsuppgifter och konkreta roller inom styrelsen så att samtliga känner sig delaktiga. 

Skriv ner rutiner och arbetsfördelning

Se till att ha dokument som beskriver arbetsfördelningen i styrelsen och vad som förväntas av diverse roller. Det går bra att ha muntliga genomgångar av rutiner men det är alltid bra att även ha de nedskrivet i ett dokument som nya styrelsemedlemmar kan ta del av vid frågor eller om något glöms bort efter en genomgång då det oftast är en hel del information som tas in vid ett och samma tillfälle.

Ändra uppgifter 

Kom ihåg att ändra de väsentliga rollerna såsom ordförande, sekreterare och kassör på Verksamt.se samt ge åtkomst till bankkonto, bokföringsprogram, ge kontaktuppgifter till förvaltare, ekonom, revisor och andra parter som berör organisationens kontinuerliga arbete.

Bjud in nya styrelsemedlemmar till Styrelseportalen

Bjud in de nya styrelsemedlemmarna till Styrelseportalen så att de får tillgång till all information. Vid en överlämning är det även ett perfekt tillfälle att uppdatera dokument, avtal, planera kommande projekt, lägga in viktiga datum i kalendern och se till att alla mötesprotokoll är signerade samt att allt har en bra struktur.

Ordförande

• Vilka externa möten förväntas ordföranden att gå på?
• Vilka förväntningar har styrelsen/föreningen på ordförande?
• Har tidigare ordföranden några kontakter som behövs förmedla vidare till ny person?
• Finns det något pågående projekt eller liknande som behöver överlämnas till ny ordförande? 
• Finns det några fasta datum som är bra för ordförande att hålla koll på närmaste året?
• Hur har rutinerna sett ut vid ett styrelsemöte men också inför mötena?
• När är nästa årsmöte och när ska alla handlingar vara klara?
• Hur ser ansvarsfördelningen ut i styrelsen? Vilka roller finns samt vad innebär de?
  
  

Kassör

• Släpp in kassören i banken och bokföringsprogrammet.
• Hur ser betalningsrutinerna ut?
• Hur ser bokföringsrutinerna ut?
• Hur ser budgeten ut?
• Finns det några fakturor eller bokföring som släpat efter?
• Hur fungerar det med kvitton/utlägg?
• Hur ser attestordningen ut?
• Vad förväntas av kassören vid årsstämman?
  
  

Sekreterare

• Hur ser mötesprotokollen ut?
• Hur ser rutinen ut för kallelse till möte?
• Hur ser dagordningen ut?
• Om sekreteraren även har hand om e-post eller hemsida, hur ser rutinen ut där? Vilken adress har föreningen? Vilka inloggningsuppgifter finns?

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta vid en överlämning till en ny styrelse?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

 Här kan ni även se en genomgång av Styrelseportalen.

I Styrelseportalen är det möjligt att skapa protokoll utifrån mall och hämta punkter från tidigare möten vilket underlättar avsevärt för protokollföraren. Det går även att hämta in ändringsförslag och justera protokollet för att sedan signera med BankID. Det sparar tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete och möjliggör att protokoll kan skapas samt signeras av styrelsemedlemmar var de än befinner sig. Nedanför finner ni vad ett protokoll bör innehålla och förslag på mall. 

Det här bör ett protokoll innehålla:

• Datum för styrelsemötet
• Vilka ledamöter som varit närvarande
• Val av ordförande
• Eventuellt val av vilken styrelseledamot som ska vara justerare (justerare väljs endast om styrelsen består av fler än en ledamot)
• De beslut som styrelsen tar under mötet
• Underskrifter av ordförande och eventuella justerare

Förslag på protokoll:

1. Mötets öppnande
2. Närvaro
3. Fastställande av dagordning
4. Val av justerare
5. Rapporter
6. Medlemskapsfrågor
7. Oavslutade ärenden
8. Nya ärenden
9. Övriga frågor

Så här bör protokoll förvaras:

Enligt bolagsverket ska protokoll skrivas i nummerföljd och förvaras på ett säkert sätt. 

Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra mötesstruktur, digital historik och samlar alla möteshandlingar på ett säkert ställe som kan nås av samtliga ledamöter var de än befinner sig.

Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

 Här kan ni även se en genomgång.

Styrelseportalen har visat sig bidra till ett strukturerat och hållbart styrelsearbete oavsett typ av organisation. Idag används Styrelseportalen av allt ifrån ideella föreningar till stiftelser till företag, den har visat sig vara ett lika användbart styrelseverktyg oavsett storlek på organisationen. I portalen kan styrelsen signera protokoll, avtal och årsredovisningar med BankID, genomföra mötesprocessen digitalt, få full koll på avtal och projekt samt samla all dokumentation på ett ställe som kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig.

Här beskriver en studentkår hur de använder Styrelseportalen:

"Vi använder styrelseportalen i vårt dagliga arbete samt för att samla all dokumentation. Vi använder portalen till signering av protokoll, all vår planering läggs i kalendern och vi använder styrelserummet för att samla all information kopplade till styrelsemöten".

Läs mer om detta kundcase här.

Här beskriver ett företag hur de använder Styrelseportalen:

"Styrelseportalen har underlättat mötesprocessen avsevärt då vi har all dokumentation på ett ställe och kan smidigt signera mötesprotokoll digitalt".

Läs mer om detta kundcase här.

Här beskriver en tennisklubb hur de använder Styrelseportalen:

"Styrelseportalen har möjliggjort att vi på ett smidigt sätt kan signera protokoll, få full koll på våra avtal och tilldela projekt inom styrelsen samt samla allt styrelsematerial på ett ställe".

Läs mer om detta kundcase här.

Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

 

En bra riktlinje är att dagordningen ska vara färdigställd en vecka innan mötet och förberedelserna ser till att den ger en optimal grund för ett lyckat möte. Dagordningen är ert viktigaste verktyg inför möten och oavsett hur många deltagare, punkter samt tidsåtgången per punkt så är det dagordningen som ser till att ni får ett smidigt, effektivt och givande styrelsemöte. 

Här ger vi tips på hur ni skapar en bra dagordning:

1. Skapa dagordningen i god tid innan mötet
   Se till att färdigställa dagordningen helst en vecka innan mötet. Sortera och prioritera punkter, sätt tidsåtgång och skicka ut dagordningen i god tid till mötets deltagare.
   
   
2. Hämta in information och rapporter
   Hämta in och se till att rapporter, offerter, informationsblad och avtal som ska ligga till grund för diskussioner finns tillgängliga för samtliga deltagare i god tid inför mötet. Där rekommenderas det att ha en Styrelseportal som gör det enkelt för samtliga att ta del av mötesunderlag.
   
   
3. Följ upp tidigare möte
   Inför skapandet av dagordningen är det alltid viktigt att se tillbaka på föregående möte och att följa upp punkter som fortfarande har frågetecken med berörda parter.
   
   
4. Skicka ut förfrågan om input
   Inför mötet, helst ett par veckor innan, är det bra att fråga efter input från andra deltagare och fråga om det är något viktigt som bör tas upp eller om det är någon som vill presentera något nytt.
   
   
5. Prioritera punkter efter relevans
   När all information och input är insamlad så är det bra att sätta sig i lugn och ro för att prioritera punkter utifrån relevans. Om det är någon punkt som inte tas med är det viktigt att kunna motivera det inför mötets deltagare.
   
   
6. Tydliga punkter
   Se till att punkternas rubriker är tydliga och strukturerade så varje deltagare förstår vad den handlar om och målet med diskussionen.
   
   
7. Sätt tidsåtgång till varje punkt
   För att få till ett smidigt, effektivt och givande styrelsemöte så kan det vara bra att sätta tidsåtgång till varje punkt och försöka följa det så bra som möjligt.

Här ger vi förslag på grundläggande punkter i dagordningen:

• Mötet öppnas
  Styrelseordförande öppnar mötet och hälsar deltagarna välkomna.
  
  
• Närvarande
  Sekreteraren noterar vilka som är närvarande.
  
  
• Val av justerare
  Sekreteraren föreslår justerare av mötesprotokollet.
  
  
• Dagordningen godkänns
  Mötets dagordning behöver godkännas. Vid en utförlig dagordning och bra förberedelser bör det inte läggas till något nytt. Men om en punkt behöver läggas till, ändras eller tas bort så görs det vid denna punkt.
  
  
• Föregående mötesprotokoll
  Ordförande går igenom vad som diskuterades under föregående möte och presenterar status på dessa punkter. Om vidare diskussion och beslut behövs tas så utförs det vid denna punkt.
  
  
• Aktuella mötespunkter
  Här tar ni upp aktuella punkter. Bra att vara tydlig i rubrikerna, så att mötets deltagare enkelt förstår vad det handlar om och vet vad målet för diskussionen är. Det är även viktigt med tydliga rubriker för smidig spårbarhet. 
  
  
• Övriga frågor
  Här tar ni upp nya frågor som uppstått under mötet, men som inte finns med på den ursprungliga dagordningen.
  
  
• Mötet avslutas
  Styrelseordförande avslutar mötet och tackar för deltagandet.
  
  

Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra dagordning och mötesprocess.
Med Styrelseportalen kan ni snabbt och smidigt sätta en bra dagordning. Det går att lägga in mötestid, skicka kallelser, bifoga mötesbilagor och genomföra hela mötesprocessen från dagordning till signerat protokoll.

Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Efter pandemin var det många styrelser som insåg möjligheterna och förbättringarna i ett digitalt styrelsearbete men ändå så finns det styrelsemedlemmar som har svårt att anpassa sig till den digitala tidsåldern. Enligt den här artikeln från Mckinsey så är det många gånger brist på kunskap och förståelse för ny teknik. Det är därför viktigt att ta in styrelseledamöter med olika kompetenser och egenskaper som är öppna för att ta till sig ny kunskap för att verksamheten ska vara så välmående som möjligt. I den här artikeln från Vinnova finner ni en guide på hur ni skapar en styrelse som är öppen för nya idéer.

Här är 3 byggstenar till ett välfungerande styrelsearbete där struktur är den första som handlar om hur styrelsen delar information, lägger upp möten och utför uppgifter. En annan byggsten är att ha en bra arbetskultur där samtliga styrelsemedlemmar är öppna för andras idéer, visioner och perspektiv. En tredje byggsten är kognition som innebär att styrelsen behöver ha rätt kompetens som dessutom fungerar bra tillsammans där styrelsemedlemmarna lyfter varandra istället för ställer sig emot varandra.

För att få till en välfungerande styrelse och därmed en välmående verksamhet så har vi tagit fram underlag och tillvägagångssätt som ni kan använda er utav för att lyfta styrelsen och styrelsearbetet in i den digitala tidsåldern med hjälp av Styrelseportalen.

1. Ta er tiden att utvärdera ert styrelsearbete
   Stanna upp pågående styrelsearbete och utvärdera tillvägagångssätten. Är sättet styrelsen arbetar på idag säkert och följer det GDPR? Finns det arbetsuppgifter som kan underlättas och effektiviseras? Vilka arbetsuppgifter kan det vara? Hur signerar vi mötesprotokoll idag och är det hållbart? Hur genomförs styrelsemötens administrativa process och kan den förbättras? Hur delar vi i styrelsen information och dokument? Hur ser vi till att det blir enkelt för oss att lämna över styrelsearbetet till nästkommande styrelsemedlemmar?
    
2. Hämta in information om digitala verktyg
   Efter att ha utvärderat styrelsearbetet så finns det oftast en hel del som kan förbättras eftersom samhället utvecklas och ny innovation möjliggör bättre samt smidigare arbetssätt. Det innebär att nästa steg för styrelsen är att hämta in information om digitala verktyg som är anpassade för styrelsearbetet. Sedan några år tillbaka har Styrelseportalen fått en självklar plats i styrelserummet eftersom den inte bara är en lagringstjänst utan även ett samarbetsverktyg med funktioner helt anpassade för styrelsearbetet. Det styrelsen kan göra är att ta in information från olika leverantörer och boka en demogenomgång för att få kunskap och förståelse för hur verktyget fungerar. Här är det viktigt att styrelsemedlemmarna som är mest motstridiga till digitalt arbete är med på genomgången för att få insikt i hur stor positiv påverkan digitaliseringen av styrelsearbetet kan innebära. 
   
   
3. Prova digitala verktyg tillsammans och dela er kunskap
   När samtliga styrelsemedlemmar har tagit del av informationen och fått insikt i hur en Styrelseportal fungerar och vad den kan ha för positiv inverkan på styrelsearbetet så är det dags att prova det valda verktyget i praktiken. Här kan det vara bra att styrelsen sitter tillsammans i början eller slutet av ett styrelsemöte och testar för att kunna dela kunskap samt idéer på hur varje enskild styrelsemedlem kan använda portalen för att förbättra samarbetet samt bidra till en välfungerande och hållbar verksamhet.

Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

I Styrelseportalen kan protokollföraren på ett smidigt sätt skapa en dagordning, skicka ut kallelse med länk, bifoga mötesbilagor, skapa, justera och signera protokoll med BankID. Det är enkelt att skapa dagordning och protokoll utifrån en mall och hämta punkter från tidigare möten. Alla ledamöter kan ta del av dagordning och bilagor inför mötet var de än befinner sig vilket gör det enkelt för samtliga i styrelsen att vara förberedda. Mötets datum läggs automatiskt in i den gemensamma styrelsekalendern som skickar ut automatiska påminnelser till deltagare via e-post och sms inför att mötet infaller vilket skapar en större möjlighet till större deltagande.

Styrelseportalen underlättar alla ledamöters arbete och bidrar till ett bra samarbete där alla kan vara delaktiga var de än befinner sig vilket underlättar avsevärt vid geografiskt utspridda styrelseledamöter.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?

Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Våra kunder berättar om att den tid de använder till administrativt arbete, förberedelse till möten och att distribuera dokument har minskat avsevärt efter övergången till Styrelseportalen.

Här listar vi fem starka skäl till att använda en Styrelseportal:

1. Styrelsen sparar tid
   Det kan vara en omfattande uppgift att distribuera dokument via e-post och få till underskrifter från styrelsemedlemmar via vanlig post. Med Styrelseportalen får styrelsemedlemmar alla dokument samlat på ett ställe och slipper lägga tid på att söka igenom mejl och papper. Våra kunder berättar att tiden för förberedelser, att få till underskrifter på protokoll och utskick av styrelsedokument har minskat avsevärt – det handlar om flera timmar i veckan har en kund uppgivit.
   
   
2. Styrelsen blir effektivare
   Fördelarna med att använda Styrelseportalen visar sig före, under och efter styrelsemöten. Styrelsemedlemmar kan använda portalen till att skapa dagordning, bifoga filer, skicka ut kallelse, rösta om viktiga ärenden, genomföra ärenden och få tillgång till allt styrelsematerial när som helst och var de än befinner sig. Protokollet kan på ett smidigt sätt skrivas under elektroniskt efter styrelsemötet samt lagras digitalt på ett ställe. Detta innebär ett effektivare administrativt arbete för samtliga styrelsemedlemmar och då även för hela organisationen.
    
3. Styrelsen skapar en trygg och stabil organisation
   Distribution av styrelsedokument via e-post eller vanlig post kan betyda att ni förlorar kontrollen över era dokument. Med en styrelseportal har ni full kontroll över distributionsprocessen. Allt görs på en säker och krypterad plattform tillgänglig endast för de användare ni bjuder in.
   
   
4. Organisationen arbetar mer hållbart och blir miljövänligare
   Föreställ dig högen med papper som följer med ett styrelsemöte, multiplicera det sedan med antalet styrelsemedlemmar och styrelsemöten under året. Addera dessutom nyhetsblad, avtal, rapporter och årshandlingar, det råder knappast något tvivel om att en övergång till att bli en digital styrelse är en miljövänlig och mer hållbar åtgärd.
   
   
5. Styrelsemedlemmar kan enklare utföra sitt uppdrag på ett korrekt sätt
   Styrelseportalen fungerar som ett stabilt, säkert och tryggt styrelseverktyg för styrelsemedlemmar som vägleder och skapar rätt förutsättningar till att utföra sitt styrelseuppdrag på korrekt sätt. Plattformen är GDPR anpassad och gör det enkelt att distribuera dokument på ett säkert sätt vid efterfrågan och behov. Det är smidigt att göra en överlämning till nya styrelsemedlemmar och det finns en stabil digital historik som samtliga i styrelsen kan hänvisa till. 

 

Vi vill även passa på att tipsa om bra länkar om styrelsens roll, ansvar och uppdrag:

Styrelsearbete för små och medelstora företag
Utveckla företagets styrelse
Styrelsearbete i ideella föreningar och stiftelser
Styrelseutbildningar

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?

Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Fem fördelar med att ha en digital avtalshantering inom organisationen och framförallt för styrelsen som är ytterst ansvarig för organisationen. Styrelseportalens digitala avtalshantering är användarvänlig och innebär fler fördelar för organisationen men här listar vi de fem främsta fördelarna:

1. Den digitala avtalshanteringen ser till att ansvariga alltid kommer ihåg att omförhandla och säga upp ett avtal i tid genom automatiska påminnelser via e-post och sms vilket sänker kostnader i organisationen.
2. Samlar alla avtal med tillhörande dokumentation på ett ställe som alla styrelsemedlemmar kan nå vid behov var de än befinner sig vilket skapar ett hållbart styrelsearbete.
3. Skapar en bra översikt av samtliga tjänster och leverantörer med tillhörande kostnader vilket gör det enkelt för styrelsen att se utgifter och vilka leverantörer samt tjänster som bör ses över.
4. Den gör det enkelt att tilldela ansvariga inom styrelsen ett visst område som banklån, försäkringar, hyreskontrakt och sponsorer vilket skapar en bra struktur.
5. Den digitala avtalshanteringen skapar en tydlig tidslinje över ett avtal och de omförhandlingar som skett vilket skapar ett långsiktigt och tryggt styrelsearbete. 

Här kan ni se en genomgång av Styrelseportalen och den digitala avtalshanteringen.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Större deltagande, bättre samarbete och alla aktiviteter samlat på ett ställe med Styrelseportalens styrelsekalender.

Lägg enkelt upp en månad och årsplanering i Styrelseportalen och se till att samtliga styrelsemedlemmar får automatiska påminnelser inför aktiviteter via e-post och sms. Det är smidigt att få till en bra struktur genom att använda färgkoder för olika aktiviteter och dessutom upprepa aktiviteter i olika tidsintervaller. Styrelsemedlemmar kan även koppla styrelsekalendern till sin privata kalender för att göra det så enkelt som möjligt för samtliga inom styrelsen att få tillgång till planeringen, hjälpa till och delta vid olika aktiviteter. Det är möjligt att sätta en, flera eller samtliga som ansvariga för en aktivitet. 

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Tidseffektivisera styrelsearbetet med Styrelseportalens 8 smarta funktioner som bidrar till ett hållbart och digitalt arbete inom styrelsen. Den har visat sig skapa ett bättre samarbete och större deltagande inom styrelsen samt bättre kommunikation inom organisationen. 

Funktionerna som tidseffektiviserar styrelsearbetet är följande:

1. E-signering som gör det enkelt att signera dokument med BankID.
2. Digital mötesprocess som underlättar allt administrativt arbete kring möten.
3. Styrelsekalender som ger en bra översikt och gör det enkelt att följa årsplaneringen.
4. Digital projekthantering som bidrar till välplanerade och tidseffektiva projekt med all dokumentation samlat på ett ställe.
5. Snabba utskick via e-post och sms med bifogade filer som skapar en bra kommunikation inom organisationen.
6. Digital avtalshantering som gör det enkelt för styrelsen att alltid komma ihåg att säga upp eller omförhandla avtal i tid med hjälp av automatiska påminnelser.
7. Dokumentdelning som ser till att all dokumentation finns samlat på ett ställe med smidig drag and drop och gdpr anpassade funktioner.
8. Digitala beslut som gör det möjligt för styrelsen att ta beslut mellan möten och på distans.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smartare sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

Ny interaktiv dashboard i Styrelseportalen som ger en bra översikt av pågående och kommande aktiviteter inom organisationen.

Vyn visar tydligt kommande händelser vilket ger en snabb överblick vad styrelsen har framför sig. Den nya dashboarden ger styrelsen en bra översikt av inbjudna styrelsemedlemmar, kommande möten, pågående projekt, aktiva avtal och beslut, antal signerade dokument och kommande händelser i både list samt kalendervy. Det gör att styrelsemedlemmar enkelt kan ta del av vad som behövs göras, vad som är aktuellt och kan sedan smidigt navigera till aktuell funktion. Dashboarden är utvecklad för att underlätta för användaren att enkelt finna vad den söker och få en klar vy över händelser i Styrelseportalen. Den ska bidra till en enklare vardag för styrelsemedlemmar och ge organisationen mer information om vad som pågår just nu samt vad styrelsen har att göra framöver. 

Om ni är intresserade av att veta mer om Styrelseportalen så kan ni enkelt komma igång kostnadsfritt utan några förbindelser genom att prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.

 

 

Så här smidigt e-signerar ni protokoll med BankID direkt i Styrelseportalen.

1. Logga in i Styrelseportalen med BankID.
2. Starta upp "Ny e-signering" i funktionen E-signering i menyn till vänster.
3. Ladda upp protokollet i pdf-format direkt från Styrelseportalen eller datorn.
4. Lägg till signerande parter.
5. Tryck sedan på "Spara och starta signering".
6. Signerande parter får en länk via e-post som gör det möjligt att signera dokumentet.
7. Det signerade dokumentet återfinns i Styrelseportalen.

Nu kan styrelsen ha alla signerade mötesprotokoll samlat på ett ställe som kan nås av samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig.

Ta smarta beslut med Styrelseportalen genom att samla allt styrelsematerial på en plattform. Få en överskådlig vy över mötesunderlag, avtal, projekt och leverantörer samt skapa en digital historik som gör det enkelt för er i styrelsen att ta bra beslut för verksamheten.

Utifrån avtalsbevakningen i Styrelseportalen är det smidigt att omförhandla elavtal, försäkringar och räntor i tid samt ta beslut angående nya leverantörer. Funktionen Projekt ger styrelsen en bra överblick över tidigare, pågående och kommande projekt. I funktionen går det enkelt att bifoga offerter från olika leverantörer, lägga upp en tidsplan, sätta ansvariga och få påminnelser inför deadlines. Projekt gör det därför enkelt för styrelsen att ta genomtänkta beslut om leverantörer och kostnader under projektets gång. 

Mötesfunktionen ger en bra översikt av alla beslut och samlar underlag inför kommande. I funktionen så finns det en möjlighet att samla all dokumentation kopplat till ett möte och gör det enkelt för styrelsen att hitta underlag som ger grunden till att fatta bra beslut i framtiden.

I Styrelseportalen finns det även en funktion som heter Beslut som gör det möjligt för styrelsen att ta  beslut på distans och mellan möten.

Ni som styrelsemedlemmar får helt enkelt ett bra underlag för att ta smarta beslut för er verksamhet med Styrelseportalen.

Ni kan komma igång redan idag genom att prova gratis eller boka en kostnadsfri demo för att får mer information.

I Styrelseportalens funktion Möten kan ni enkelt genomföra hela mötesprocessen digitalt vilket sparar både tid och onödigt administrativt arbete.

Med 7 enkla steg kan ni skapa dagordning, skicka ut kallelse för att sedan skapa, justera och signera protokoll. Det går att överföra punkter från tidigare möten och bifoga bilagor till dagordningen. Ni kan smidigt tilldela rollerna ordförande, protokollförare och justerare inom styrelsen som sedan kan justera och signera protokollet.

Alla signerade mötesprotokoll med tillhörande dokument samlas på ett ställe och kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig. Funktionen skapar struktur, ger en bra digital historik och gör det enkelt för nya styrelsemedlemmar att komma in i styrelsearbetet. 

Vill ni veta mer? 
Prova Styrelseportalen i 30 dagar, helt kostnadsfritt och utan några förbindelser. Du kan också boka en demo så visar vi vad Styrelseportalen kan göra för er verksamhet.

Prova gratis eller Boka demo.

Styrelseportalen förenklar vardagen för dig som styrelsemedlem. Den samlar allt styrelsearbete på en användarvänlig plattform, ger en bra översikt, snabb åtkomst, säker datalagring, smidig överföring och garanterar strukturerat styrelsearbete i er organisation.

Här presenteras fem funktioner i Styrelseportalen som har visats sig effektivisera styrelsearbetet och förbättra resultatet i organisationer.

1. Avtalsbevakning - Funktionen skickar ut automatiska påminnelser när det är dags att omförhandla ett avtal till ansvarig styrelseledamot. Här har styrelsen alla avtal med tillhörande dokumentation och tidslinje på omförhandlingar samlat på ett ställe
2. E-signering - Funktionen gör det enkelt för styrelseledamöter att signera protokoll, årsredovisningar och andra dokument med BankID var de än befinner sig. Vilket reducerar tid och kostnader på onödigt administrativt arbete.
3. Möten - Funktionen gör det möjligt för styrelsen att genomföra hela mötesprocessen digitalt direkt i Styrelseportalen. Skriv dagordning, skicka ut kallelse, skriv, justera och signera protokoll. Den underlättar det administrativa arbetet avsevärt och ser till att styrelsen kan fokusera mer på verksamheten.
4. Beslut - Funktionen möjliggör för styrelsen att ta snabba beslut mellan möten, per capsulam beslut. Den effektiviserar styrelsemöten och beslutsprocessen.
5. Projekt - Funktionen gör det möjligt att dela ut stora som små projekt inom styrelsen. Den ser till att all dokumentation är samlat på ett ställe, skickar ut automatiska påminnelser inför deadlines och ger en bra översikt av pågående och slutförda projekt som styrelsen är delaktiga i.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se

Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.

Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser, klicka här.

Kom och träffas oss på Styrelsemässan i Stockholm den 31 augusti och 1 september. 

På Styrelsemässan kan ni prova Styrelseportalen live och ställa frågor till vårt team.

Inbjudan till Styrelsemässan

 

 

Få full koll på samtliga projekt med tillhörande dokumentation i organisationen med Styrelseportalens digitala projektlista.

Samla alla projekt på ett ställe digitalt som kan nås oavsett var styrelsemedlemmar än befinner sig. Bifoga dokument, sätt start och slutdatum, sätt ansvariga, sätt status, sätt färgkod, skriv kommentarer och få automatiska påminnelser via e-post och sms inför deadlines.

Funktionen är användarvänlig och ger en bra översikt. Det går enkelt att sortera i slutförda, pågående, avbrutna, ej påbörjade och samtliga projekt. 

Den digitala projektlistan gör det enkelt för styrelsen att lämna över projekt till nästkommande styrelsemedlemmar och nya medlemmar kan på ett smidigt sätt navigera mellan projekt, få en bra överblick och kommer enkelt igång.

Prova den digitala projektlistan gratis i 30 dagar utan några förbindelser, kom igång redan idag! 

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se

Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.

Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser, klicka här.

 

Nu har kunder möjlighet att göra Styrelseportalen mer personlig genom att uppdatera kontot med egen logotyp som kan göras under fliken Vår organisation.

I funktionen Möten så är det nu möjligt att ha flera justerare som kan väljas i steget protokoll. Det innebär att när ett protokoll ska granskas och justeras så måste samtliga användare som är valda som justerare godkänna och låsa protokollet innan det skickas vidare för signering.

Den överskådliga vyn i Externa meddelanden har uppdaterats och användare kan nu se om ett utskick är via e-post eller sms samt om den innehåller en bifogad fil vilket förbättrar användarupplevelsen.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se

Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.

Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.

Nu kan ni signera dokument smidigt med BankID med externa parter utan att ge dem åtkomst till Styrelseportalen. 

I E-signering kan ni nu lägga till personnummer på en extern part för att ge dem möjligheten att signera ett dokument med BankID.

Ni kan signera dokument med svenskt, norskt, finskt och danskt BankID.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se

Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.

Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.

 

Signera dokument smidigt med BankID direkt i Styrelseportalen. 

Nu kan ni enkelt signera ett protokoll direkt efter slutfört möte med BankID i Styrelseportalen i funktionen Möten. Det går även att signera avtal, årsredovisningar och andra dokument med BankID i funktionen E-signering.

Ni som kund kan signera dokument med svenskt, norskt, finskt och danskt BankID.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se

Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.

Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.

Den första lanseringen som kommer att ske i början av 2021 är Möten som innehåller en hel del nya funktinaliteter och är en vidareutveckling av Styrelserum. Funktionen Möten innehåller 6 steg och kommer att göra det möjligt för styrelser att genomföra hela möten från kallelse till signering av protokoll direkt i Styrelseportalen.

Det innebär att sekreteraren kommer att kunna fylla i allmän mötesinformation, deltagare och sedan skriva en dagordning direkt i Styrelseportalen för att sedan skicka ut både mötesinformationen och dagordningen i en kallelse till samtliga parter via e-post. Mötet registreras även direkt i styrelsekalendern. Under mötet kommer protokollföraren kunna skriva hela protokollet direkt i Styrelseportalen för att sedan skicka det till justeraren som kan föreslå ändringar. När protokollet är färdigställt så går det på ett smidigt sätt att signera direkt i Styrelseportalen med samtliga parter. 

En annan funktion som kommer under första halvåret av 2021 är Nyckelkvittens som underlättar styrelsearbetet i främst organisationer som förvaltar fastigheter, lokaler och anläggningar. 

Votering kommer också att vidareutvecklas med nya funktionaliteter så som anonyma voteringar och möjligheten att bifoga dokument. Möjligheten att koppla ihop votering och möten på ett smidigt sätt utvärderas just nu och kan även vara något som hinner bli färdigställt under första halvåret.

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se

Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.

Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.

Få full koll på samtliga avtal, skapa en digital historik och sänk kostnader med Styrelseportalens avtalsbevakning. Samla alla avtal på ett ställe och gör det enkelt för samtliga styrelsemedlemmar att komma åt avtalen var de än befinner sig.

Funktionen skickar automatiska påminnelser via e-post och sms inför omförhandlingar vilket gör att styrelsen aldrig glömmer att säga upp eller omförhandla ett avtal. Det går även att sätta ansvariga på samtliga avtal så att endast dem får påminnelser. 

Det går att bifoga dokument och skriva kommentarer till alla avtal vilket ger en bra tidslinje vid exempelvis en omförhandling.

Funktionen har stöd för:

• Avtalstyp
• Ansvariga
• Automatiska påminnelser via e-post och sms
• Årskostnad
• Uppsägningstid
• Leverantör
• Automatisk förlängning
• Sortering och sökmöjligheter
• Bifoga dokument
• Kommentarer
• Koppling till kalender

Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:

1. Prova kostnadsfritt i 30 dagar utan några förbindelser
2. Signera avtal digitalt efter testperioden
3. Fortsätt det digitala styrelsearbetet smidigt på samma konto

Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.

För en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.

Få en bra översikt och skapa en digital möteshistorik med Styrelseportalens Styrelserum.

Det går enkelt att lägga upp ett nytt möte i Styrelserum som automatiskt läggs in i den gemensamma styrelsekalendern, som i sin tur skickar ut automatiska påminnelser via e-post och sms en dag innan aktiviteten infaller.

På ett smidigt sätt kan styrelsen lägga till deltagare, namn på möte, typ av möte, datum och beskrivning samt ladda upp tillhörande dokument. 

När dokumenten är uppladdade går det även att dela dem med Styrelsen inför ett möte så som kallelsen.

Under mötet kan ni även ta beslut i Styrelseportalens funktion Votering, där resultatet enkelt kan exporteras ut och dokumentet med resultatet kan läggas in i tillhörande möte.

Det går även bra att dela ut ärenden inom styrelsen under mötet i funktionen Projekt. Där lägger ni enkelt till ansvariga, start och slutdatum, status, beskrivning och tillhörande dokument.

Efter ett möte kan styrelsen både dela och signera dokument direkt i Styrelseportalen.

Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:

1. Boka kostnadsfri genomgång 
2. Signera avtal digitalt
3. Bjud in styrelsen till Styrelseportalen

5 användare 390 kr/mån
10 användare 590 kr/mån
20 användare 690 kr/mån

Boka kostnadsfri demo här!

Vill ni prova på Styrelseportalen i 30 dagar, kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.

 

Ta beslut digitalt med externa parter på årsstämman med Styrelseportalens funktion Votering.

Votering underlättar beslutsprocessen i organisationer då allt kan göras digitalt direkt i Styrelseportalen från ny motion till underskrift och nu även med externa parter utan att ge åtkomst till Styrelseportalen.

Det är enkelt att skapa en ny motion, det som behövs fyllas i är titel, beskrivning, start och slutdatum. Sedan är det bara att lägga till alternativ, vilka som ska delta och vilka som ska se voteringen.

Till externa parter så skickas det ut en länk via e-post där de navigeras till en landningssida där information om voteringen med samtliga alternativ syns och en möjlighet till att rösta på ett alternativ. Sedan kan styrelsen dela resultatet till samtliga deltagare.

Styrelsen får en bra översikt och digital historik av samtliga voteringar inne på funktionens startsida i Styrelseportalen, där går det att sortera mellan ej påbörjade, pågående och slutförda. Resultat visas i stapel och cirkeldiagram.

När voteringen är genomförd så är det enkelt att exportera ut resultatet i pdf som sedan kan skrivas under direkt i Styrelseportalens E-signering.

Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:

1. Boka kostnadsfri genomgång 
2. Signera avtal digitalt
3. Bjud in styrelsen till Styrelseportalen

5 användare 390 kr/mån
10 användare 590 kr/mån
20 användare 690 kr/mån

Boka kostnadsfri demo här!

Vill ni veta mer om hur Votering och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.

Från att ta beslut till att signera protokoll, allt styrelsearbete går att göra hemifrån eller var ni än befinner er med Styrelseportalen. Här kommer ett urval av funktioner som underlättar styrelsearbetet och som gör det enkelt för er styrelseledamöter att sköta arbetet hemifrån.

1. Ta beslut
   Med funktionen Votering så kan ni enkelt lägga upp en motion, bjuda in dem som ska rösta och sedan skriva ut resultatet i pdf. Efter det så går det även bra att signera beslutet direkt i portalen.
   
   
2. Skapa och lagra möten med tillhörande dokument
   Få en bra översikt på samtliga möten i funktionen Styrelserum. Där är det enkelt att skapa möten, lägga till deltagare, datum, beskrivning och tillhörande dokument. 
   
   
3. Signera protokoll, avtal och andra dokument
   Signera protokoll efter möten som arkiveras direkt i portalen. Lägg enkelt till signerande parter, protokollet i pdf format och starta sedan signering. Samtliga parter får ett mail där det bara är att följa anvisningarna. Det går även att signera andra dokument med både interna och externa parter.
   
   
4. Dela och lagra dokument med interna och externa parter
   Lagra samtliga dokument smidigt i Styrelseportalen. Det är enkelt skapa mappar och undermappar samt att dra in filer från skrivbordet direkt in i portalen. Ni kan även dela dokument med externa parter utan att ge dem åtkomst till portalen.
   
   
5. Dela ut ärenden inom styrelsen
   I funktionen Projekt så är det smidigt att dela ut ärenden och projekt stora som små inom styrelsen till en, flera eller samtliga. Skapa ett projekt, lägg till ansvariga, lägg in start och slutdatum samt bifoga tillhörande dokument. Skapa enkelt en tidslinje med kommentarsfältet.

Idag använder över 750 organisationer runt om i Sverige Styrelseportalen.

Kom igång med tre enkla steg, beställ Styrelseportalen redan idag!

Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur det kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.

Boka kostnadsfri demo här!

 

Nu kan ni som användare i Styrelseportalen logga in smidigt med Mobilt BankID. Ni kopplar enkelt på Mobilt BankID under "Min Profil" i menyn till vänster i Styrelseportalen.

Reduca rekommenderar Mobilt BankID som inloggningsmetod då det bidrar till högre säkerhet då ytterligare en enhet behövs och det underlättar även inloggningen avsevärt.

Vill ni veta mer om hur Mobilt BankID och andra funktioner fungerar i Styrelseportalen och hur det kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.

Boka kostnadsfri demo här!

I styrelseportalen är det enkelt att samla alla avtal, få en bra översikt och förbättra organisationens ekonomi med funktionen Avtal som skickar ut automatiska påminnelser via e-post och sms när det är dags för omförhandling.

Med avtalsbevakningen missar ni aldrig att omförhandla till bättre villkor, höja till marknadsanpassade lokalhyror eller säga upp bristande leverantörer. 

Det är smidigt att lägga in organisationens alla avtal med Styrelseportalens avtalsmallar som anpassar sig efter kategorier. Drag and drop gör det enkelt för styrelsen att enkelt dra in tillhörande dokument från skrivbordet direkt in i portalens Avtalsfunktion.

Styrelsen kan enkelt hålla koll på kostnader, få en bra översikt på leverantörer och gör det enkelt för nya styrelsemedlemmar att komma in i styrelsearbetet. 

Boka kostnadsfri demo här!

Vill ni veta mer om hur Avtalsbevakningen och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.

 

 

Den nya funktionen Meddelanden är nu lanserad i portalen vilket innebär att styrelsen kan kommunicera smidigt både internt och även med externa parter utan åtkomst till portalen.

Meddelanden innehåller två flikar, en för Intern kommunikation och en för Extern. Fliken Intern gör det möjligt för styrelsen att kommunicera smidigt internt genom att skapa nya trådar och lägga till en, flera eller samtliga användare i portalen för att sedan skicka obegränsat antal meddelanden.

Fliken Extern gör det enkelt för styrelsen att kommunicera ut mot externa parter via både e-post och sms med möjlighet att bifoga filer.

Meddelanden underlättar kommunikationen i organisationer avsevärt och bidrar till en bättre struktur. Dessutom samlar styrelsen allt styrelsearbete på ett ställe, slipper en massa mailslingor och får en digital samt lättöverskådlig historik. 

Vill ni veta mer om hur Meddelanden och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.

Läs mer om styrelseportalen här.

I dagsläget använder 720 organisationer Styrelseportalen, vilket underlättar och effektiviserar styrelsearbetet.

I styrelseportalen går det enkelt att dela och signera dokument, lägga avtal under bevakning, dela projekt, göra snabba utskick, skapa digital historik av möten och ha koll på viktiga datum i styrelsekalendern.

Så här säger en av våra kunder:

"Reduca har underlättat vårt styrelsearbete avsevärt, framförallt när det kommer till avtalshantering, dokumentation och kommunikation med våra medlemmar."

- Ulla Flacke, Ordförande Brf Knoppen 3

Se fler referenser här.

Läs mer om styrelseportalen här.

Ni kan smidigt komma igång redan idag med Styrelseportalen genom att kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se

 

 

Med tre enkla steg har nya styrelsemedlemmar åtkomst till styrelsearbetet i styrelseportalen vart de än befinner sig.

• Logga in i styrelseportalen
• Navigera till fliken "Vår organisation" under ditt namn i menyn till vänster
• Tryck på knappen "Bjud in användare" och fyll i namn, e-postadress och valfritt meddelande för att sedan trycka på "Skicka"

Nu har den nya styrelsemedlemmen fått inloggningsuppgifter på den e-postadressen som fyllts i och kan enkelt logga in. Vi rekommenderar att nya användare byter lösenord och lägger till telefonnummer samt kopplar på tvåfaktorsinloggning.

Styrelseportalen gör det möjligt för styrelsen att samla allt arbete på ett ställe och kan nås av samtliga styrelsemedlemmar vart de än befinner sig. Det underlättar både kommunikationen och arbetsprocessen.

Styrelseportalen har en rad smarta funktioner så som avtalsbevakning, dokumentdelning, projektdelning och elektronisk signering.

Vill ni ha en djupare genomgång på hur ni kommer igång med styrelseportalen, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se

 

Nu har vi flyttat våra servrar till Sverige vilket innebär bättre användarupplevelse, högre driftsäkerhet och bidrar till en mer hållbar framtid då ca 53 % av energin kommer från förnyelsebara källor i Sverige.

Användarupplevelsen förbättras genom att hastigheten ökar vilket innebär snabbare svarstider och kortare nedladdningstider i portalen. Eftersom att servrarna befinner sig lokalt så kommer nedtiden dessutom att vara minimal.

Servrarna hanteras av en marknadsledande aktör som använder sig utav säkerhetsvakter, brandskydd och andra viktiga åtgärder för att leverera servrar med hög säkerhet.

Vill ni veta mer om styrelseportalen och dess säkerhet, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se

10 fördelar och anledningar till att just er styrelse bör gå över till att arbeta i en styrelseportal redan idag.

Styrelseportalen är användarvänlig och innehåller smarta funktioner som underlättar styrelsearbetet avsevärt. Några av funktionerna är digital mötesprocess, dokumentdelning, elektronisk signering, digital projekthantering och avtalsbevakning samt en smidig styrelsekalender med enkel koppling till iCal. 

1. Optimal översikt av signerade protokoll, årsredovisningar och dokument
2. Enkelt för nya medlemmar att komma in i styrelsearbetet
3. Smidigt att arbeta med styrelsearbetet var ni än befinner er
4. Samlar allt styrelsearbete på ett ställe
5. Underlättar arbetet kring GDPR avsevärt
6. Sparar tid då all dokumentation och kommunikation finns sparat på ett ställe
7. Sparar miljö på minskat pappers och pärm förbrukning
8. Enkelt att delge och föra dokumentation på mindre uppgifter till större projekt
9. Signera dokument enkelt med BankID på distans
10. Smidigt att lämna över styrelsearbetet till ny styrelse

Med tre enkla steg så är er styrelse igång med arbetet i styrelseportalen!

1. Prova Styrelseportalen kostnadsfritt i 30 dagar utan några förbindelser här.
2. Använd och utvärdera Styrelseportalens funktioner.
3. Fortsätt enkelt med ett anpassat pris utifrån er organisation.

 

Vill ni veta mer om Styrelseportalen, boka kostnadsfri och digital demo här.

 

Träffa oss på innovationstorget på Bostadsrättsmässan i Malmö och Göteborg.

Reduca teamet kommer att befinna sig på innovationstorget i Malmö den 5-6 oktober och i Göteborg den 22-23 november.

Vill ni som styrelse höra hur ni kan underlätta arbetet, samla allt på ett ställe, spara in både tid och kostnader? Kom då förbi oss på innovationstorget!

Ni kan hämta kostnadsfria biljetter genom att följa länkarna till respektive mässa nedanför:

Malmö https://malmo.bostadsrattsmassan.se

Göteborg https://goteborg.bostadsrattsmassan.se

P.s kom och utmana grannen eller Reduca teamet i pingis.

Läs mer om Bostadsrättsmässan här.

Läs mer om Reduca styrelseportal här.

Kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se för mer information.

Nu kan ni enkelt samla allt styrelsearbete på ett ställe och föra en GDPR förteckning direkt i styrelseportalen vilket underlättar arbetet avsevärt.

Att föra en GDPR förteckning i Styrelseportalen innebär att det är enkelt att uppdatera och det går snabbt att exportera ut samtliga uppgifter vid behov. Hela styrelsen kan på ett smidigt och säkert sätt komma åt samt uppdatera GDPR förteckningen vart de än befinner sig.

Det minskar risken för att personuppgifter försvinner vid byte av styrelse, flytt av tidigare styrelsemedlem eller lagring på flera ställen.

I styrelseportalen finns ytterligare en rad med smarta funktioner som även de underlättar både GDPR arbetet och styrelsearbetet. Boka demo idag för en djupare genomgång! Kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.

Läs mer på www.reduca.se

Läs mer om GDPR på Datainspektionen.

 

Reduca styrelsekalender går nu att koppla till smartphones och andra enheter med kalendrar som stödjer iCalendar-formatet t ex Google-kalender. Det kan underlätta planeringen, ge en bättre översikt och förenkla varje styrelsemedlems arbete. Informationen som importeras är aktivitetsnamn, datum, tid och anteckningar.

Reduca styrelsekalender innehåller sedan tidigare andra bra funktionaliteter som koppling till avtalsbevakningen och påminnelse via sms och e-post innan en aktivitet infaller. Det går även att välja färg, lägga in en beskrivning, lägga till start och slutdatum på en aktivitet samt göra den synlig för medlemmar  och andra intressenter på hemsidan.

Om ni är intresserade av att höra mer om vad styrelsekalendern och andra funktioner i portalen kan göra för er styrelse så kontakta oss för en demovisning på 0123-711 711 eller info@reduca.se

Vill ni prova styrelseportalen för att se om det är något för er? Klicka här!

Få ut information enkelt och effektivt till medlemmar och andra intressenter med styrelseportalens modul Utskick. Vart ni än befinner er så kan ni nå medlemmar med viktig information via både e-post och sms. Funktionen underlättar kommunikationen inom en styrelse, förening och företag.

Nu är även modulen Utskick utökad med ytterligare funktioner som gör det enklare att nå ut med mer information på ett effektivare sätt. Som kund hos Reduca kan ni nu bifoga filer i utskicksfunktionen i olika format så som pdf, word, excel och jpg med mera. Det innebär att ni kan nå ut till medlemmar och andra intressenter med nyhetsbrev, blanketter och andra viktiga dokument. Ni som användare i styrelseportalen kan även vara med i en svarsgrupp och på så sätt alltid vara delaktig i kommunikationen.

Om er styrelse är intresserad av att höra mer om hur Reducas Styrelseportal kan underlätta ert arbete, så är ni välkomna att boka ett möte samt demo genom att kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se

Läs mer om styrelseportalen här!