I dagens samhälle har digitaliseringen inte bara förändrat sättet vi arbetar på utan också hur styrelser fungerar. Digitaliseringen har öppnat dörrar till effektivare och mer tillgängliga styrelseprocesser, samtidigt som den säkerställer att organisationers viktigaste beslutsfattare kan fatta informerade beslut i realtid. Här är några av de viktigaste fördelarna med att omfamna digitalt styrelsearbete:
Effektivitet: Genom att använda digitala verktyg kan styrelsemedlemmar enkelt samarbeta, dela dokument och hantera agendor online. Detta eliminerar behovet av pappersbaserade möten och sparar tid samt resurser. Dessutom kan digitala plattformar automatisera vissa processer, till exempel skapandet av dagordning, påminnelser om möten, signering av protokoll samt distribution av möteshandlingar, vilket frigör tid för att fokusera på mer strategiska diskussioner och beslut.
Tillgänglighet: Digitala styrelseplattformar möjliggör åtkomst till viktig information från var som helst och när som helst, vilket är särskilt viktigt för organisationer med geografiskt utspridda styrelsemedlemmar. Genom att tillhandahålla en centraliserad plats för dokument och kommunikation kan alla styrelsemedlemmar vara uppdaterade och förberedda inför möten, oavsett var de befinner sig.
Säkerhet: Digitala styrelseplattformar erbjuder oftast anpassade säkerhetsfunktioner för att skydda känslig information. Detta kan inkludera automatiskt borttagning av känsliga dokument, kryptering av data, flerfaktorsautentisering, inloggning och signering av dokument med BankID. Jämfört med traditionella pappersdokument minskar digitala plattformar risken för förlust av viktiga dokument och information.
Transparens och spårbarhet: Digitalt styrelsearbete gör det möjligt att skapa en tydlig spårbarhet kring beslut och åtgärder som vidtas av styrelsen. Genom att dokumentera diskussioner, beslut och åtgärder i en digital plattform blir det lättare att upprätthålla transparens gentemot intressenter.
Analys och rapportering: Digitala styrelseverktyg kan tillhandahålla analyser och rapportering om organisationens utveckling och resultat. Genom att ha tillgång till realtidsdata kan styrelsen fatta mer informerade beslut och agera snabbare på förändringar i marknaden eller organisationens omgivning.
Sammanfattningsvis erbjuder digitalt styrelsearbete många fördelar, inklusive ökad effektivitet, tillgänglighet, spårbarhet, transparens och flexibilitet. Genom att nyttja digitala verktyg kan styrelser vara förberedda i en snabb föränderlig omgivning och fatta grundande beslut som bidrar till bättre resultat och positiv utveckling. Att investera i digitaliseringen av styrelsearbetet är inte bara en framtidsinriktad strategi utan också en nödvändighet för att upprätthålla hållbarheten för organisationen i dagens digitala era.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och hur den kan göra nytta ert styrelsearbete?
Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo här.
Styrelsearbetet är en avgörande del av att driva, växa och utveckla en organisation. Genom att sätta riktningen och fatta strategiska beslut spelar styrelsen en central roll i organisationens tillväxt. Men att hantera styrelsearbetet effektivt kan vara utmanande, särskilt när det kommer till att organisera och dela viktig information mellan styrelsemedlemmarna.
En alltmer självklar lösning på dessa utmaningar är att implementera en styrelseportal. En styrelseportal är en digital plattform som syftar till att underlätta hanteringen av styrelsearbete genom att erbjuda en centraliserad plats för dokument, mötesanteckningar, kommunikation och samarbete.
Nedan följer några av fördelarna med att använda en styrelseportal för att optimera styrelsearbetet:
1. Centraliserad åtkomst till information:
En styrelseportal erbjuder en samlad plats där alla styrelsemedlemmar kan få åtkomst till relevanta dokument, rapporter, policyer och andra material. Det minskar behovet av att sprida information över flera olika källor, vilket gör det enklare för styrelsemedlemmarna att hitta och få tillgång till den information de behöver.
2. Förbättrad kommunikation och samarbete:
Genom att använda en styrelseportal kan styrelsemedlemmar enkelt kommunicera med varandra, dela idéer och diskutera viktiga ärenden i realtid. Många styrelseportaler erbjuder funktioner som videomöten, dokumentdelning, kommentarer på ärenden och avtal samt möjligheten att skapa möten och följa upp beslut, vilket främjar effektivt samarbete.
3. Bättre spårbarhet och transparens:
Genom att dokumentera alla beslut, diskussioner och åtgärder inom portalen kan en styrelseportal bidra till ökad spårbarhet och transparens i styrelsearbetet. Detta är särskilt viktigt för organisationer som måste följa lagar och regler kring dokumentation och rapportering.
4. Effektiv tidsanvändning:
Genom att ha allt styrelsearbete organiserat på ett ställe minskar behovet av att söka igenom e-postmeddelanden, fysiska pappersdokument eller andra arkiv för att hitta specifik information. Det sparar tid för både styrelsemedlemmar och administratörer samt frigör tid som kan användas för att fokusera på att utveckla, växa och driva verksamheten.
5. Möjlighet till arbete på distans och flexibilitet:
Med en styrelseportal kan styrelsemedlemmar delta i möten och utföra styrelsearbete oavsett var de befinner sig. Det möjliggör arbete på distans och ger styrelsemedlemmarna flexibilitet att delta samt bidra även när de reser eller arbetar hemifrån.
I en tid där digitaliseringen och effektiviteten är centrala för organisationers tillväxt är en styrelseportal ett värdefullt verktyg för att optimera styrelsearbetet. Genom att erbjuda centraliserad åtkomst till information, främja effektiv kommunikation och samarbete, och säkerställa spårbarhet och transparens, kan en styrelseportal bidra till att öka produktiviteten och effektiviteten i styrelsearbetet, vilket i sin tur kan leda till bättre beslut och resultat för organisationen.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och hur den kan optimera ert styrelsearbete?
Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
I dagens komplexa och snabbrörliga samhälle är effektivt styrelsearbete avgörande för att säkerställa långsiktig framgång och hållbarhet för en organisation. En av de viktigaste verktygen som styrelser har till sitt förfogande är digitala register. Dessa register erbjuder en rad fördelar som är kritiska för att underlätta planering och hantering av styrelsearbetet samt beslutsfattande i organisationen. I denna artikel kommer vi att utforska varför digitala register är oumbärliga för styrelsearbetet och hur de kan bidra till att stärka organisationens övergripande struktur och utveckling.
En av de främsta fördelarna med digitala register för styrelsearbete är deras förmåga att möjliggöra centraliserad hantering av organisationens viktigaste information och dokument. Genom att samla allt på en plattform blir det enkelt för styrelseledamöter att snabbt och effektivt få tillgång till relevant information när de fattar beslut.
Genom att använda digitala register kan styrelsen främja ökad transparens och spårbarhet i sina beslutsprocesser. Genom att spåra ändringar och uppdateringar i dokument och beslut kan styrelseledamöter tydligt se hur olika beslut har utvecklats över tiden och vilka faktorer som har påverkat dem. Detta bidrar till att skapa förtroende och öppenhet inom organisationen och gentemot intressenter.
Digitala register möjliggör också förbättrad kommunikation och samarbete mellan styrelseledamöter och andra intressenter. Genom att tillhandahålla en plattform för delning av information och dokument kan styrelsen effektivt samarbeta och kommunicera med olika intressentgrupper.
En annan viktig fördel med digitala register är deras roll i att underlätta effektiv riskhantering och efterlevnad av lagar och regler. Genom att hålla alla relevanta dokument och policyer uppdaterade och tillgängliga för styrelsen kan organisationen snabbt identifiera och hantera potentiella risker och säkerställa att den följer alla tillämpliga lagar och föreskrifter.
Slutligen möjliggör digitala register datadrivet beslutsfattande genom att tillhandahålla en rik källa till data och insikter för styrelseledamöter att dra nytta av. Genom att analysera och utvärdera information från olika källor kan styrelsen fatta informerade beslut som är grundade på fakta och analyser snarare än intuition eller spekulation.
Sammanfattningsvis är digitala register en oumbärlig resurs för moderna styrelser. Genom att underlätta centraliserad informationshantering, främja ökad transparens och samarbete, stödja effektiv riskhantering och efterlevnad samt möjliggöra datadrivet beslutsfattande spelar de en avgörande roll i att stärka organisationens övergripande styrning och ledning. Med fortsatta tekniska framsteg kommer digitala register att fortsätta vara en viktig drivkraft för förbättring och innovation inom styrelsearbete.
Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
Det är tydligt att det finns många viktiga aspekter att beakta för en smidig övergång mellan styrelser i en förening eller organisation. Att säkerställa kontinuitet och kunskapsöverföring är avgörande för att upprätthålla effektivitet och ansvarsfullt styrelsearbete. Här är de viktigaste punkterna för en smidig och problemfri övergång:
Mandatperioder och överlappning: Se till att mandatperioderna överlappar varandra så att det finns kontinuitet och kunskapsöverföring mellan gamla och nya styrelsemedlemmar.
Förberedelse för nya medlemmar: Nya medlemmar bör förbereda sig genom att läsa stadgar, förstå antalet styrelsemedlemmar, rollen för suppleanter, beslutsprocesser och hantering av jäv i styrelsen.
Kännedom om relevant lagstiftning: Om föreningen hyr ut egendom är det viktigt att ha kunskap om relevant lagstiftning som hyreslagen och skyddslagstiftning inom områden som brand och miljö.
Tydlig arbetsfördelning: Skapa en tydlig arbetsfördelning inom styrelsen baserat på medlemmarnas kunskaper och intressen. Definiera ansvarsområden och rollbeskrivningar för varje styrelsemedlem.
Dokumenthantering och informationsöverföring: Samla och organisera alla relevanta dokument och information på ett tillgängligt sätt för den nya styrelsen. Det kan inkludera kontaktuppgifter, leverantörslistor, bankuppgifter, budget, fullmakter och garantier.
Gemensamt möte för överlämning: Ha ett gemensamt möte mellan gamla och nya styrelsemedlemmar för att gå igenom pågående ärenden, viktiga datum, mötesrutiner och för att ge möjlighet till frågor och svar.
Tillgängliga handlingar för den nya styrelsen: Se till att alla relevanta dokument, såsom stadgar, årsredovisningar, protokoll och kontaktuppgifter, är tillgängliga för den nya styrelsen på ett ställe med Styrelseportalen. Registrera också den nya styrelsen hos bolagsverket så fort som möjligt efter förändringar.
Genom att noggrant följa dessa steg kan en smidig övergång mellan styrelser säkerställas, vilket bidrar till ett effektivt och ansvarsfullt styrelsearbete i er förening eller organisation.
Checklista för en smidig överlämning med Styrelseportalen:
Lycka till med överlämningen!
Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
Välkommen på webbinarium med Samfälligheterna! Nu bjuder Samfälligheterna in avtalsföreningar till ett webbinarium med oss där ni får lära er hur ni får till ett strukturerat styrelsearbete med hjälp av Styrelseportalen.
Styrelseportalen finns som förmån för samfällighetsföreningar som tecknat Trygghetsavtalet med Samfälligheterna.
Styrelseportalen skapar struktur och underlättar för styrelser i samfälligheter runt om i Sverige. Den hjälper er bland annat att hålla koll på alla avtalstider, viktiga dokument och projekt vilket reducerar kostnader och tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete.
Webbinariet äger rum torsdag den 4 april klockan 18.00 - 19.00 via Teams.
Årsstämman bör planeras i god tid och styrelsemedlemmar behöver komma väl förberedda. Det är inte bara kallelsen som behöver genomföras på ett korrekt sätt och skickas till medlemmar i god tid utan även underlag som gör att medlemmar kan ta informerade beslut. Dessutom är det viktigt för styrelsen att lägga vikt på verksamhetsberättelsen och bjuda på en inspirerande stämma för att få så stort deltagande och engangemang som möjligt. Här kommer därför tips för att få till en lyckad stämma.
Vad är en stämma?
Stämman är organisationens beslutande organ och samtliga medlemmar har rätt att närvara och delta i besluten. Medlemmar kan antingen närvara personligen, digitalt eller rösta via ett ombud. Varje ombud får företräda en medlem, om inte stadgarna föreskriver annat. Kom ihåg att uppdatera stadgarna om ni vill ha en digital stämma.
Vad ska en kallelse innehålla och när ska den skickas till medlemmar?
Styrelsen ansvarar för att kallelsen innehåller korrekt information, skickas ut i rätt tid och på rätt sätt enligt stadgarna. Vanligast är att kallelsen behövs skickas ut två veckor innan stämman.
Följande uppgifter ska finnas med i kallelsen, enligt lag och de flesta stadgar:
Tips för en lyckad stämma:
Hur kan Styrelseportalen underlätta planering och utförande av stämman?
Först av allt kan styrelsen enkelt sätta upp stämman som ett projekt och skapa en tidslinje med all planering. Det går att sätta upp datum, tid, plats, prio, kostnad och ansvariga samt bifoga dokument. Projektet läggs in i styrelsekalendern och automatiska påminnelser via e-post och sms skickas inför att aktivitet infaller. Att dessutom ha alla viktiga dokument, avtal och påskrivna protokoll samlat på ett ställe underlättar planeringen och ger grunden till en bra verksamhetsberättelsen. Genom att få en snabb överblick på hur året sett ut genom styrelsekalendern och projekthanteringen gör att styrelsen enkelt kan presentera året på ett optimalt sätt och dessutom berätta om kommande projekt och aktiviteter i organisationen. Styrelsen kan dessutom skapa en dagordning, skicka ut kallelse med bilagor, skapa protokoll utifrån dagordning och signera protokoll direkt i Styrelseportalen, vilket skapar en tydlig struktur och underlättar det administrativa arbetet samt distributionen av möteshandlingar avsevärt.
Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
Tack till alla som deltog på vårt webbinarium med Bostadsrätterna om Styrelseportalen. För er som missade detta webbinarium, nu finns den inspelad och tillgänglig på Bostadsrätternas hemsida. Vi talade om följande:
Läs mer om samarbetet och förmånen här.
Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
Artificiell Intelligens (AI) har blivit ett alltmer framträdande ämne i den moderna världen och påverkar våra dagliga liv. Men vad är egentligen AI, och hur påverkar det vår vardag? Här får du en grundläggande förklaring och dessutom konkreta sätt på hur generativ AI kan underlätta styrelsearbetet.
Vad är Artificiell Intelligens (AI)?
AI är en gren av datavetenskapen som fokuserar på att skapa system som kan utföra uppgifter som normalt kräver mänsklig intelligens. Dessa system är utformade för att lära sig och förbättra sin prestanda över tid utan direkt mänsklig inblandning. Grundläggande för AI är maskininlärning, där algoritmer används för att analysera och tolka data för att dra slutsatser och fatta beslut.
Hur påverkar den vår vardag?
Inom vardagen ser vi redan nu användning av AI inom flera sektorer, från röstassistenter som Siri och Google Assistant till rekommendationssystem på streamingplattformar. Inom finans används AI för att analysera stora mängder data för att göra investeringsbeslut, bedöma kreditvärdighet och upptäcka bedrägerier. AI-optimerade system används också för att övervaka och styra energiförbrukningen i hem och företag. Detta kan leda till ökad energieffektivitet och minskad miljöpåverkan. Inom transportsektorn utforskas självkörande fordon, där AI spelar en central roll. Dess påverkan sträcker sig över olika sektorer, vilket ger ökad effektivitet, bekvämlighet och anpassad användarupplevelse. På miljöfronten har AI använts för att analysera klimatdata och föreslå hållbara lösningar för att minska påverkan av klimatförändringar. Genom att använda avancerad maskininlärning kan forskare och aktivister skapa mer precisa modeller för att förutse och mildra effekterna av extremt väder och andra miljöhot.
Sammanfattningsvis utgör AI en spännande framtid för teknologin och har potential att omforma många aspekter av samhället. För att navigera framgångsrikt i denna nya era av intelligens är det viktigt att förstå grunderna i denna banbrytande teknologi.
Hur kan generativ AI underlätta och förbättra styrelsearbetet?
Automatisering av Dokumentation:
Generativ AI kan användas för att automatisera skrivandet av dagordning, protokoll, rapporter och mötesanteckningar. Styrelsemedlemmar kan spara tid genom att låta AI-assistenten sammanfatta information och skapa professionella dokument baserade på givna riktlinjer och data.
Dataanalys och Beslutsstöd:
Generativa modeller kan analysera stora mängder data och ge relevanta insikter. Genom att använda AI för att förstå komplexa rapporter och trender kan styrelsen fatta informerade beslut som grundas på omfattande och snabb analys.
Förbättrad Kommunikation:
AI kan stödja kommunikationen genom att hjälpa till att formulera klara och koncisa meddelanden. Det kan vara till hjälp vid skrivande av nyhetsbrev, meddelanden och andra kommunikationsmaterial.
Utbildning och Informationshantering:
AI kan användas för att skapa skräddarsydda utbildningsmaterial och snabbt svara på frågor från styrelsemedlemmar. Det underlättar förbättring av kunskapen inom styrelsen om olika ämnen.
Effektiv Möteshantering:
AI kan underlätta planering och genomförande av styrelsemöten genom att skapa dagordningar baserade på tidigare möteshistorik och medlemmarnas preferenser. Dessutom kan det hjälpa till att följa upp och implementera beslut som fattats under möten.
Trots dessa möjligheter är det viktigt att övervaka och hantera etiska och juridiska aspekter, inklusive sekretess och integritet, när generativ AI används inom styrelsearbetet. En balans mellan teknologins potential och etiska överväganden är nödvändig för att säkerställa ansvarsfull och effektiv användning av generativ AI.
I Styrelseportalen kan ni ta del av tekniken som underlättar styrelsearbetet samtidigt som ni har full kontroll över er egen data. I Styrelseportalen kan ni skriva dagordning och protokoll utifrån mall, signera dokument med BankID och genomföra videomöten med chatt möjligheter.
Ni kan prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
Källa: OpenAI
Önskar ni ett strukturerat och kostnadseffektivt styrelsearbete? Den här kursen ska ge dig en uppfattning om hur styrelsen kan underlätta det administrativa arbetet och skapa bra struktur med digitala verktyg. Den ger en insyn i hur digitala verktyg kan öka deltagandet, minska kostnader och onödigt administrativt pappersarbete samt göra det möjligt att genomföra styrelsearbetet på distans.
Har ni koll på alla aktiva avtal och viktiga dokument idag? Är styrelsematerialet samlat eller utspritt i pärmar och på olika enheter hos styrelsemedlemmar? Har ni en tydlig ansvarsfördelning och stort engagemang från medlemmar? Med rätt digitala verktyg kan styrelsen öka deltagandet, samla allt material på ett ställe, erbjuda distansarbete, underlätta mötesprocessen och signering av dokument. Dessutom skapa tydlig ansvarsfördelning, få full koll på aktiva avtal och viktiga dokument.
I Styrelseportalen är det möjligt att signera dokument med BankID, bevaka avtal, genomföra videomöten, dela dokument, skicka ut information via e-post och sms, hantera små som stora projekt och skapa överskådlig årsplanering med styrelsekalendern.
Under kursen går vi igenom Styrelseportalen, ger tips på hur styrelsen kan lägga upp ett strukturerat och kostnadseffektivt styrelsearbete med digitala verktyg. Vi svarar även på frågor och tar upp återkommande funderingar från bostadsrättsföreningar.
Styrelseledamot och Suppleant
• Digitala verktyg
• Elektronisk signering med BankID
• Digitala möten
• Avtalsbevakning och dokumentlagring
Det är viktigt att alla medlemmar får göra sin röst hörd. Styrelsen kan därför en bra tid innan uppmana medlemmar att skicka in förslag på förbättringar eller annat som är viktigt för dem, stora som små. Om ni inte redan har koll på när medlemmar får lämna in motioner så kan ni titta i stadgarna och informera dem om när styrelsen behöver dem senast.
Förvaltningsberättelsen ligger under styrelsens ansvar. Så det är bra att ta god tid på er och tänka igenom vad styrelsen gjort och vad som hänt under året. Det finns oftast några stora händelser och några lite mindre som kan vara bra att lyfta fram i förvaltningsberättelsen. Det kan vara att ni omförhandlat ett lån eller satsat på en grönare omställning. Allt som gör verksamheten bättre eller något som styrelsen är stolt över. Medlemmar kan även uppskatta att få höra vad som kommer hända nästa år och om det är några nya projekt på gång. I förvaltningsberättelsen är det därför viktigt att få med kommande händelser så att medlemmar känner sig informerade och delaktiga.
Bokslutet och förvaltningsberättelsen ska vara färdig för revision sex veckor innan stämman. Sedan är det viktigt att hålla nära kontakt med revisorn och ekonomen då det är vissa tidpunkter som behöver hållas under bokslutet. Eftersom styrelsen, ekonomen och revisorn ska kunna utföra sitt arbete vid rätt tidpunkt krävs bra kommunikation och smidiga arbetsprocesser. Styrelsen bör därför se till att vara väl förberedda och strukturerade samt ha alla viktiga dokument, möten, avtal och projekt samlade på ett ställe.
Utöver förvaltningsberättelsen ska styrelsen även skicka alla styrelseprotokoll och stämmoprotokoll till revisorn. Det är viktigt att samtliga protokoll är signerade. Bestäm gärna ett datum för stämman och skicka ut kallelse med bilagor i god tid så att det blir så stor uppslutning som möjligt och att samtliga medlemmar framförallt styrelsemedlemmar kan komma väl förberedda.
Inför årsstämman behöver styrelsen skicka årsredovisningen till medlemmarna. Den måste oftast finnas tillgänglig senast en vecka innan stämman men det kan variera mellan organisationer då det regleras i stadgarna. Tips! Skicka iväg kallelse och årsredovisning senast två veckor innan stämma, då behöver man bara informera en gång.
Styrelseportalen underlättar processen inför bokslutet och årsstämman då styrelsen har allt samlat på ett ställe. Styrelsen kan enkelt se vilka aktiva avtal som finns och om det skett några omförhandlingar, se slutförda och kommande projekt samt ta del av årets möten och signerade styrelseprotokoll. Styrelseportalen gör det därför enkelt för styrelsen att ta fram en förvaltningsberättelse och samla ihop allt underlag till organisationens revisor och ekonom samt skicka ut allt som behövs till medlemmar i god tid.
Ni kan prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
Nu är det möjligt att hålla helt digitala stämmor. En ny lag trädde i kraft 2024-01-01 som innebär att ekonomiska föreningar, inklusive bostadsrättsföreningar, och aktiebolag kan hålla sina stämmor helt digitala men en ändring i stadgarna eller bolagsordningen krävs. Vidare beslutades det att om extraordinära omständigheter kräver det så ska digitala stämmor vara möjliga utan krav på stöd i bolagsordningen eller stadgarna.
Beslutet innebär större valfrihet för föreningar och företag då de kan själva bestämma vad som passar bäst i det enskilda fallet. Att hålla digitala stämmor kan öka deltagandet och minska kostnader då det går att genomföra stämman utan resor och lokaler.
Nu är det upp till aktieägare och medlemmar att avgöra om möjligheten att hålla digitala stämmor ska utnyttjas. Det enda som behövs är en ändring i bolagsordningen eller stadgarna vilket kan underlätta för deltagare avsevärt att möjligheten finns.
I Styrelseportalen är det möjligt att hålla digitala stämmor med upp till 200 deltagare. Det är smidigt att bjuda in deltagare och de kan enkelt koppla upp sig till mötet via en länk. Under mötet kan ni dela skärm om en presentation ska genomföras och det går även att skicka reaktioner, chatta samt räcka upp handen för att få ordet.
Ni kan prova digitala möten i Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.
Läs mer om beslutet här:
Samfälligheterna som är en del av Villaägarnas Riksförbund ingår samarbetsavtal gällande Styrelseportalen med Reduca vilket innebär att föreningar som tecknat ett Trygghetsavtal kan ta del av ett förmånligt erbjudande. Samfälligheterna är en rikstäckande organisation för Sveriges samfällighetsföreningar. Idag har över 1 800 samfällighetsföreningar tecknat ett Trygghetsavtal hos Samfälligheterna som innebär att föreningar får ta del av rådgivning, utbildningar och förmånliga erbjudanden.
Styrelseportalen används redan idag som ett styrelseverktyg bland styrelser i samfällighetsföreningar och har underlättat styrelsearbetet i hundratals föreningar. Nu väljer Samfälligheterna att, tillsammans med oss på Reduca, lägga till Styrelseportalen som en förmån i deras Trygghetsavtal, så att vi kan förenkla styrelsearbetet för fler samfällighetsföreningar.
Styrelseportalen gör det enkelt för styrelsen att driva styrelsearbetet på ett optimalt, effektivt och hållbart sätt. Med smarta funktioner bidrar den till ett strukturerat styrelsearbete, bättre samarbete, större deltagande och förbättrad kommunikation inom föreningen. Den har visat sig reducera kostnader och tid på onödigt administrativt arbete.
”Genom vårt samarbete med Samfälligheterna strävar vi efter att gemensamt modernisera och förenkla styrelsearbetet inom samfällighetsföreningar med hjälp av Styrelseportalen. Denna plattform möjliggör en centralisering av allt styrelsearbete, vilket i sin tur har visat sig resultera i ökat engagemang, mer effektiva arbetsflöden och förbättrad kommunikation inom föreningen”, säger Christian Murray, Reduca.
Samfälligheterna är del av Villaägarnas Riksförbund, Sveriges största intresseorganisation för boende i och ägare av småhus. Att teckna ett Trygghetsavtal med Samfälligheterna innebär att föreningen får tillgång till rådgivning inom juridik, ekonomi och teknik samt nyttiga utbildningar. Genom samarbetspartners får föreningar dessutom tillgång till förmånliga erbjudanden av välbehövliga tjänster och produkter.
”En styrelseportal är något våra avtalsföreningar efterfrågar och det är roligt att vi nu kan presentera det här samarbetet med Reduca. De har en bra produkt som kommer att vara till nytta i våra avtalsföreningars styrelsearbete”, säger Sofia Hellsing, chef för Samfälligheterna.
Läs mer om Samfälligheterna här.
Läs mer och ta del av förmånen här.
Önskar ni ett strukturerat och kostnadseffektivt styrelsearbete? Den här kursen ska ge dig en uppfattning om hur styrelsen kan underlätta det administrativa arbetet och skapa bra struktur med digitala verktyg. Den ger en insyn i hur digitala verktyg kan öka deltagandet, minska kostnader och onödigt administrativt pappersarbete samt göra det möjligt att genomföra styrelsearbetet på distans.
Har ni koll på alla aktiva avtal och viktiga dokument idag? Är styrelsematerialet samlat eller utspritt i pärmar och på olika enheter hos styrelsemedlemmar? Har ni en tydlig ansvarsfördelning och stort engagemang från medlemmar? Med rätt digitala verktyg kan styrelsen öka deltagandet, samla allt material på ett ställe, erbjuda distansarbete, underlätta mötesprocessen och signering av dokument. Dessutom skapa tydlig ansvarsfördelning, få full koll på aktiva avtal och viktiga dokument.
I Styrelseportalen är det möjligt att signera dokument med BankID, bevaka avtal, genomföra videomöten, dela dokument, skicka ut information via e-post och sms, hantera små som stora projekt och skapa överskådlig årsplanering med styrelsekalendern.
Under kursen går vi igenom Styrelseportalen, ger tips på hur styrelsen kan lägga upp ett strukturerat och kostnadseffektivt styrelsearbete med digitala verktyg. Vi svarar även på frågor och tar upp återkommande funderingar från bostadsrättsföreningar.
Styrelseledamot och Suppleant
• Digitala verktyg
• Elektronisk signering med BankID
• Digitala möten
• Avtalsbevakning och dokumentlagring
Ett avtal är en rättslig bindande överenskommelse mellan två parter om deras rättigheter och skyldigheter gentemot varandra.
En organisation har ett antal olika avtal. Det kan vara banklån, el, försäkringar, leverantörsavtal, anställningsavtal och kundavtal som är kopplade direkt till verksamheten. Men det finns oftast en mängd mindre avtal som är nödvändiga för att sköta den vardagliga driften som hyresavtal, leasingavtal, telefonavtal, bredbandsavtal och konsultavtal.
Sen finns det ett antal avtal som en inte ens tänker på att det är avtal. Prenumerationstjänster, licensavtal för programvaror och certifikat i olika former. Er organisation har en massa avtal och det finns kostnader som är möjliga att sänka genom att hålla koll på dem.
Digital avtalshantering är den plats ni hanterar och förvarar era avtal. I värsta fall ligger avtalen utspridda i pärmar, i de flesta fall i inkorgen på någons dator och i bästa fall är de samlade på en plats. Med digital avtalshantering får ni inte bara en samlingsplats för avtalen utan också ett verktyg för att hantera och automatisera era avtalsprocesser. Det innebär att ni aldrig missar att förlänga ett avtal, säga upp ett avtal eller omförhandla ett avtal.
Med digital avtalshantering samlar ni alla era avtal på en molnbaserad plattform som alltid är tillgänglig. Det betyder att ni aldrig mer behöver leta efter ett avtal. Oavsett var du befinner dig, om du jobbar hemma eller på kontoret, är på landet eller i skidbacken. Med hjälp av smidig sökfunktion, smarta filter, olika avtalskategorier och anpassade fält kan ni alltid nå era avtal i en överskådlig vy eller gå in på specifika på en detaljerad nivå.
Att ha allt samlat på ett ställe är ett steg i rätt riktning men att dessutom ha en digital avtalshanterare innebär att den håller koll på tider åt er. Den kan hålla reda på hur många tidpunkter och tillfällen som helst vilket är en av de stora fördelarna med digitalisering. Inte nog med det, med digital avtalshantering får ni en påminnelse via både sms och e-post i god tid innan det är dags att omförhandla, säga upp eller förlänga ett avtal. Med smarta automatiska påminnelser ställer ni själva in tidsperioder och hur ni vill bli påminda. Dessutom kan ni välja att ha specifika användare som ansvariga på olika avtal och då skickas det endast ut påminnelser till ansvariga.
Alla organisationer är inte lika, alla verksamheter är inte lika och alla avtal har inte samma sorts uppgifter. Smarta filter och sökfunktioner blir snabbt ett av de viktigaste verktygen i en digital avtalshanterare. När ni väljer en specifik kategori så ändras fälten för att anpassa sig till avtalsområdet. Ett elavtal har inte samma uppgifter som ett försäkringsavtal eller banklån. Därför är det väldigt bra att lägga in samtliga avtal i en digital avtalshanterare. Den gör det enkelt för er att finna rätt information, hålla koll på kostnader och avtalstider samt visa var det stora kostnader befinner sig och vad som ingår i respektive avtal. En digital avtalshanterare gör det enkelt för er att få en överskådlig vy på aktiva och uppsagda avtal vilket ger en bra digital historik och skapar en strukturerad samt stabil organisation.
Vill ni veta mer om hur Styrelseportalen med digital avtalshantering kan underlätta och ge er full koll på era kostnader?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Hur får styrelsen till styrelsearbetet på ett optimalt sätt? Hur kan styrelsen kostnadseffektivisera och underlätta det administrativa arbetet? Här är några grundläggande principer och tips som är bra att följa.
Vill ni veta mer om hur Styrelseportalen kan underlätta och kostnadseffektivisera ert styrelsearbete?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
I Styrelseportalen kan användare enkelt skapa en tydlig mötesprocess utifrån mall och få en överskådlig samt sökbar historik. Det går även att samla alla tillhörande möteshandlingar under respektive möte vilket skapar ett smidigt och långsiktigt styrelsearbete.
Funktionen Möten i Styrelseportalen gör det enkelt för användare att sätta upp ett möte med tillhörande dokumentation som samtliga deltagare kan ta del av innan, under och efter mötet för att kunna komma förberedda samt känna sig delaktiga i det löpande styrelsearbetet.
I Möten kan användare skapa dagordning, hämta punkter från tidigare möten, bifoga bilagor, lägga till deltagare, skicka kallelse med länk till videomöte, skapa protokoll utifrån dagordning, tillsätta roller, komma med ändringsförslag och justera protokoll för att sedan signera protokoll med BankID. Varje möte läggs automatiskt till i styrelsekalendern som skickar ut påminnelser via e-post och sms till deltagare.
Samtliga slutförda möten med tillhörande dokumentation läggs i en strukturerad och sökbar flik för att skapa en tydlig historik.
Funktionen ökar deltagandet, gör deltagare mer förberedda, sparar tid på onödigt administrativt arbete, gör det möjligt för styrelsemedlemmar att genomföra mötet på distans, skapar en tydlig mötesprocess, ser till att samtliga steg i mötesprocessen blir korrekt och att styrelsemedlemmar kan genomföra sitt uppdrag på ett så optimalt sätt som möjligt.
Här kan ni se en användarfilm av Styrelseportalen med mötesprocessen.
Vill ni veta mer?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Nu kan användare ha videomöten direkt i Styrelseportalen vilket underlättar möjligheten till styrelsearbete på distans avsevärt. Här går vi igenom vilka funktionaliteter som finns, hur ni går till väga för att starta upp ett möte och tips på hur ni lägger upp styrelsearbete på distans med videomöten.
I videomöten kan ni ha möten med upp till 200 deltagare och bjuda in både användare och externa personer utan att ge åtkomst till Styrelseportalen.
För att starta ett videomöten så behöver ni navigera till fliken Videomöten i menyn i Styrelseportalen. När ni väl är inne på funktionen så fyller ni i Namn, Datum, Tid och Beskrivning. Lägg till deltagares e-post och tryck sedan på spara. Därefter skapas en länk och inbjudan till deltagare kan skickas med valfritt meddelande.
Under mötet kan deltagare dela skärm, chatta, räcka upp handen, skicka reaktioner och se vilka som deltar. Vilket kan underlätta avsevärt när styrelsen eller en leverantör vill presentera något.
I Styrelseportalen kan ni se alla pågående, avslutade och ej påbörjade möten i en överskådlig vy samt se hur många minuter som är förbrukade. Som standard ingår det 12000 minuter per år. Det finns även en sökfunktion som gör det enkelt för användare att hitta till ett möte.
Videomöten är en smidig och flexibel funktion som underlättar avsevärt om styrelsen vill ge möjligheten till ett hybrid eller distansarbete. Den skapar ett bra samarbete, gemenskap och gör styrelsearbetet mer interaktivt.
Här kan ni se en användarfilm av Styrelseportalen med videomöten.
Vill ni veta mer?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Hybridarbete innebär att arbeta tillsammans, både online och i person, och att det kan ske när och var som helst – hemma, på resande fot eller på ett kontor.
Då det låter optimalt med ett hybridarbete så finns det även några utmaningar som styrelsen ska ta i beaktning och förebygga vid ett införande av hybridarbete.
Forskning, suntarbetsliv, visar att det finns flera fördelar med distans- och hybridarbete så länge rätt förutsättningar erbjuds. Här presenterar vi några fördelar:
Här presenterar vi tips på hur ni kan få till ett bra hybridarbete inom styrelsen med hjälp av Styrelseportalen.
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Här kan ni även se en genomgång av Styrelseportalen.
Är ni medlemmar i Bostadsrätterna, klicka här.
Läs mer om hybridarbete här:
https://ingenjoren.se/2021/10/25/hybridarbete-forskarnas-rad-for-att-fa-det-att-fungera/
https://www.consid.com/sv/insikter/artiklar/3-tips-till-dig-med-en-hybrid-arbetsplats/
https://www.wiseconsulting.se/inspiration/5-tips-for-framgangsrikt-hybridarbete-2
Bostadsrätterna ingår samarbetsavtal gällande Styrelseportalen med Reduca vilket innebär att medlemsföreningarna erbjuds ett förmånligt och unikt verktyg för sitt styrelsearbete. Bostadsrätterna är en rikstäckande organisation för Sveriges bostadsrättsföreningar. Idag är över 9 800 bostadsrättsföreningar medlemmar hos Bostadsrätterna och de är därmed den största organisationen för bostadsrättsföreningar.
Styrelseportalen är redan ett uppskattat styrelseverktyg bland styrelser i bostadsrättsföreningar och har hjälpt hundratals föreningar med att underlätta och effektivisera styrelsearbetet. Nu väljer Bostadsrätterna att, tillsammans med oss på Reduca, lägga ytterligare ett unikt erbjudande till sina medlemsförmåner: Styrelseportalen.
Portalen gör det enkelt för styrelsen att driva styrelsearbetet på ett optimalt, effektivt och hållbart sätt. Med smarta funktioner bidrar den till ett strukturerat styrelsearbete, bättre samarbete, större deltagande och förbättrad kommunikation inom föreningen. Den har visat sig reducera kostnader och tid på onödigt administrativt arbete.
”Styrelseportalen är utvecklad för just styrelsemedlemmar i föreningar med funktioner som underlättar och effektiviserar styrelsearbetet vilket bidrar till en strukturerad, långsiktig och stabil förening. Bostadsrättsföreningar beskriver vår Styrelseportal som användarvänlig vilket vi gärna vill belysa. Den är enkel att komma i gång med och smidig att arbeta i. Den har visat sig spara en massa tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete vilket har varit uppskattat då det är så mycket annat som ska hinnas med i uppdraget som styrelsemedlem. Samarbetet med Bostadsrätterna innebär att vi tillsammans kan digitalisera och underlätta styrelsearbetet i bostadsrättsföreningar med hjälp av Styrelseportalen”, säger Christian Murray, Reduca.
Bostadsrätterna är Sveriges största intresseorganisation för bostadsrättsföreningar. Ett medlemskap i Bostadsrätterna innehåller bland annat styrelserådgivning inom juridik, ekonomi och teknik samt har ett brett utbud av olika kurser. Genom samarbetspartners får även medlemsföreningar tillgång till förmånliga erbjudanden av nyttiga tjänster och produkter.
”En styrelseportal har länge varit ett efterfrågat verktyg bland våra medlemsföreningar och vi är glada att kunna erbjuda våra föreningar detta genom ett samarbete med Reduca”, säger Karin Foors, Bostadsrätterna.
Läs mer om Bostadsrätterna här.
Läs mer om erbjudandet för Bostadsrätternas medlemmar.
Nu lanseras videomöten i Styrelseportalen. Det innebär att styrelser kan ha videomöten direkt i Styrelseportalen vilket ger organisationer större valmöjligheter till hybrid eller distansarbete. Styrelsemedlemmar kan ha videomöten med både användare och externa personer utan att ge åtkomst till portalen.
Det är möjligt att genomföra videomöten med upp till 200 deltagare. Det är enkelt att lägga till namn, datum, tid och beskrivning på mötet samt deltagare. När samtliga uppgifter och deltagare lagts till så skapas en möteslänk och användaren kan smidigt skicka ut inbjudan till deltagare.
Under videomötet så är det möjligt att skicka reaktioner, chatta och dela skärm med deltagare. Det underlättar framför allt när styrelsen vill presentera något för externa personer eller om en leverantör vill presentera något för styrelsen.
Funktionen är användarvänlig och skapar många möjligheter för styrelsen. Det går utmärkt att ha ett videomöte och samtidigt arbeta i Styrelseportalen. Funktionen gör det möjligt för styrelsen att samla allt styrelsearbete på en plattform och den skapar en tydlig digital möteshistorik.
”Videomöten har varit en efterfrågad funktion men vi har varit noga med att integrationer i Styrelseportalen ska vara med skandinaviska leverantörer som lagrar datan inom EU och är GDPR-anpassade. Vi är därför stolta över att lansera videomöten i Styrelseportalen som har utvecklats med hjälp av en integration med en norsk leverantör. Nu kan våra användare genomföra smidiga videomöten och samtidigt arbeta i Styrelseportalen vilket skapar många möjligheter till hybrid eller distansarbete i organisationer.” – Christian Murray, Grundare av Reduca.
Videomöten är integrerad med en norsk leverantör, Whereby, som grundades ur ett projekt inom Telenor. Tjänsten lagrar sin data inom EU och är GDPR-anpassad. Whereby är certifierad med ISO27001 och ni kan läsa mer om företaget, säkerheten och tjänsten på www.whereby.com
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Skärgårdsstad samfällighetsförening är ett villaområde norr om Åkersberga vid kusten. Området består av ca 260 hektar naturskön mark med grön-, skogs- och vattenområden som exploaterades i slutet av 80-talet för permanentboende, ca 185 hektar, varav 101 hektar skog, grönområden, badplatser, eget fiskevatten samt ett vägnät på ca 1,8 mil. Idag består Skärgårdsstad av cirka 645 fastigheter och har drygt 2500 boende, vilket gör samfälligheten till en av de största i Sverige.
Styrelsen i Skärgårdsstads Samfällighetsförening består av 5 ledamöter och 3 suppleanter. Styrelsen har som uppdrag att förvalta och utveckla gemensamhetsanläggningarna i medlemmarnas intresse samt i enlighet med stadgar, anläggningsbeslut, detaljplan samt upprättade policys.
Samfälligheten äger mark och vägnät vilket innebär att förvaltning och underhåll är prioriterade uppgifter för styrelsen. De största posterna är vägnätet, skog och grönområden där styrelsen delvis anlitar externa entreprenörer för väghållning, snöröjning, beläggningsarbete, skötsel av skog och underhåll av grönområden.
- Med Styrelseportalen har vi blivit effektivare på att ha koll på våra olika projekt, det finns fem års planer för all förvaltning och underhåll, och uppföljningen av projekt har blivit mycket enklare säger ordförande, Stefan Jonsson, i Skärgårdsstads Samfällighetsförening.
I Styrelseportalen är det möjligt att skapa stora som små projekt. Det går att sätta start och slutdatum, få automatiska påminnelser inför deadlines, bifoga dokument, tillsätta ansvariga och skriva kommentarer. Det skapar en bra struktur och ger en översikt av alla pågående, slutförda samt kommande projekt. Det förenklar projekthanteringen i styrelsen avsevärt.
- Sen vi införde Reduca så har vi blivit mycket mer effektiva och det har verkligen förenklat vårt arbete i styrelsen säger Stefan Jonsson, ordförande i Skärgårdsstads Samfällighetsförening.
I Styrelseportalen är det möjligt att signera styrelseprotokoll, beslutsunderlag och avtal med BankID vilket gör styrelsearbetet effektivare och sparar tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete. Styrelsen kan även lagra alla viktiga dokument på ett ställe som kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig vilket skapar ett hållbart och smidigt styrelsearbete.
- Styrelseportalen förenklar verkligen vårt arbete med att signera styrelseprotokoll och beslut, samt att vi kan lagra viktiga dokument som stadgar, anläggningsbeslut, detaljplan, stämmobeslut, kallelser och mycket annat säger ordförande, Stefan Jonsson.
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Signera protokoll, avtal och årsredovisning på distans med BankID direkt i Styrelseportalen. Samla alla signerade dokument på ett ställe som kan nås av samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig.
Här listar vi fördelar med att använda E-signering med BankID:
Prova e-signering med BankID kostnadsfritt i 30 dagar utan några förbindelser här.
Brf Höken 10-22 är belägen på Södermalm i Stockholm. Föreningen består av två fastigheter med adresserna Östgötagatan 34, Bondegatan 5A och Bondegatan 5C. Höken 10-22 tillhandahåller 35 lägenheter och en lokal samt en lummig innegård. Föreningen är belägen mitt i hjärtat av Södermalm som har ett stort utbud av omtalade restauranger, caféer och butiker samt närheten till grönområden.
Styrelsen i Brf Höken 10-22 består av 4 ledamöter. Den har som uppdrag att förvalta och utveckla bostadsrättsföreningen i medlemmarnas intresse samt i enlighet med stadgar, ekonomisk plan, trivselregler och policys.
Bostadsrättsföreningen äger två fastigheter med en lokal och en innegård vilket innebär att förvaltning och underhåll är prioriterade uppgifter för styrelsen. Styrelsen lägger upp en ekonomiska plan, underhållsplan och ser till att det finns ekonomiska resurser för att förvalta och underhålla fastigheterna tillsammans med externa leverantörer.
Styrelsen ser även till att trivselregler och policys följs av medlemmar samt utvecklar föreningen till att bli mer hållbar.
- Med hjälp av Styrelseportalen kan vi samla alla våra dokument, avtal och projekt på ett ställe samt nå ut med snabb information till våra medlemmar, säger styrelsen i Brf Höken 10-22.
I Styrelseportalen är det möjligt att samla alla avtal, projekt och dokument samt lägga upp en bra årsplanering med viktiga datum vilket skapar en bra struktur och ger en bra översikt. Det går även att signera styrelseprotokoll, årsstämmoprotokoll och avtal med BankID vilket gör styrelsearbetet effektivare och sparar tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete.
Styrelsen kan även lagra och signera alla viktiga dokument var de än befinner sig vilket skapar ett hållbart och smidigt styrelsearbete.
- Styrelseportalen förenklar verkligen vårt arbete med att signera styrelseprotokoll och avtal, samt att vi kan lagra viktiga dokument som stadgar, årsredovisningar, protokoll, stämmobeslut, kallelser och mycket annat säger styrelsen.
I Styrelseportalen är det möjligt att lägga in avtal för bevakning. Det går att sätta start och slutdatum, bifoga dokument, lägga till kostnad, uppsägningstid och förlängningstid samt sätta ansvariga. Ansvariga får automatiska påminnelser via e-post och sms när det är dags att omförhandla avtal vilket är väldigt givande när det gäller elavtal, försäkring, banklån och hyreslokaler. Det skapar en bra struktur och ger en översikt av alla pågående och avslutade avtal med tillhörande kostnader. Det förenklar avtalshanteringen i styrelsen avsevärt.
- Sedan vi införde Styrelseportalen så har vi fått bättre kontroll på avtal och kostnader samt skapat en tydlig struktur med bra arbetsfördelning. Den har verkligen förenklat vårt styrelsearbete säger styrelsen i Brf Höken 10-22.
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Styrelsen spelar stor roll i en organisations utveckling. Den ska se till att verksamheten hålls under kontroll samtidigt som den måste anpassas till medlemmars eller aktieägares intresse, omvärldens utveckling och marknadens efterfrågan.
Här undersöker och presenterar vi hur styrelser kan bli effektivare genom att titta på kompetenser, sammansättningar och hur digitalisering samt automatisering av processer kan underlätta. Utifrån rapporten som PWC presenterar tillsammans med The Conference Board bör styrelser se över sin kompetens, strategi, skapa mer förståelse för verksamheten och dess utveckling och se till att förbättra sin effektivitet samt produktivitet. 89% av de verkställande cheferna vill byta ut en eller flera i styrelsen och endast 29% anser att styrelsen genomför ett bra eller utmärkt uppdrag. Rapporten visar på att det finns mycket att utveckla och förbättra i styrelser samt dess arbete.
Styrelsens uppdrag
Styrelsen ska se till att organisationen fullgör sina ekonomiska och juridiska skyldigheter samt att policyer, riktlinjer och strategier följs. Styrelsen är ett verkställande organ som tar beslut och genomför åtgärder så att verksamheten genomför sina åtaganden.
Styrelsen ansvar:
Det innebär ett stort ansvar för en styrelsemedlem som inte bör ta lätt på sitt uppdrag som kräver både problemlösning och skicklighet. Det kan uppstå komplexa problem och svårhanterade frågor som kan kräva tålamod, bra kommunikation, rätt ramverk och en bred kompetens inom styrelsen.
Bred kompetens inom styrelsen
Erfarenheten och kompetensen inom styrelsen är därför en av de främsta faktorerna till en hållbar och stabil organisation då styrelsen återspeglar verksamheten och är dess grundläggande samt verkställande organ.
Kommunikation i fokus
Kommunikationen inom styrelsen är a och o. Därför måste samtliga styrelsemedlemmar vara effektiva kommunikatörer. Styrelsen bör vara skickliga på att använda kommunikationsverktyg så att det genomförs en smidig skriftlig och muntlig kommunikation, vilket underlättar styrelsearbetet avsevärt. Styrelsemedlemmar bör vara både goda lyssnare och talare samt ha ett öppet sinne inför nya tillvägagångssätt, strategier och visioner.
Beslutsfattande egenskaper
Grundläggande inom styrelsearbetet är att ta beslut som både påverkar det dagliga arbetet men även hela organisationen. Det bör därför finnas bra beslutsfattande egenskaper hos styrelsemedlemmar som oftast kommer med erfarenhet och bra rutiner. Det är viktigt att ta fram ett bra underlag i tid och att samtliga styrelsemedlemmar får delta i diskussionen och vara delaktig i beslutet.
Visionärt och entreprenöriellt ledarskap
Att navigera mellan vardagliga frågor och se helhetsperspektivet kan ibland vara en utmaning. det är därför bra att styrelsemedlemmar besitter visionära ledaregenskaper. Det är viktigt att kunna förmedla visionen och med det motivera kollegor. Det är också bra att ha entreprenöriella egenskaper framförallt vid problemlösning och när det är dags att gå från idé till genomförande. Både visionärt och entreprenöriellt ledarskap kan se till så att organisationen utvecklas och att den hantera kriser samt svåra situationer oavsett om det är intern eller extern påverkan.
Finansiella kunskaper som grund
För att säkerställa organisationens långsiktiga framtid behövs finansiella kunskaper för att kunna tolka och hantera rapporter samt se till så att verksamheten är ekonomiskt stabil och genererar tillväxt. Att kunna sätta upp en budget och läsa av rapporter är av prioritet då det ger en möjlighet till att utvärdera risker, förutsäga resultat, genomföra rätt investeringar och undvika svåra ekonomiska situationer.
Styrelsesammansättning med mångfald i fokus
Rapporten från McKinsey&Company visar på att en mångfald av etnicitet och kön i ledningsgrupper ger mer lönsamhet och visar på högre effektivitet. Mångfald ger ett större perspektiv och skapar möjligheter att nå bredare målgrupp med sin verksamhet samt en starkare grund när organisationen står inför utmaningar oavsett intern eller extern påverkan.
"Könsmångfald i ledningsgrupper är starkt korrelerad med lönsamhet och värdeskapande." - McKinsey&Company
Mångfaldhet
En mångfald inom organisationen och framförallt inom styrelsen kan främja innovationsförmågan och ge fler idéer från olika perspektiv vilket kan underlätta när verksamheten behöver anpassa sig till omvärldens utveckling samt marknadens efterfrågan. Det bidrar även till att organisationen följer en jämställdhets praxis och nationella riktlinjer.
"Organisationer som har ledningsgrupper med etnisk blandning överträffar andra organisationer med 33% bättre i lönsamhet." - McKinsey&Company
Digitalisering av processer och uppgifter
Styrelsemedlemmar sitter oftast på olika uppdrag där tiden är dyrbar och därför bör styrelsearbetet i organisationer vara så smidig och effektiv som möjlig. Många som sitter i styrelsen vet hur mycket kraft och tid som går åt att bara administrera och distribuera möteshandlingar, därför är det viktigt att ha rätt verktyg som underlättar för samtliga styrelsemedlemmar att kunna genomföra ett korrekt styrelsearbete.
En programvara som är utformad specifikt för styrelsemedlemmar innebär att styrelsen kan snabba upp processer, erbjuda möjligheten till distansarbete och genomföra möten smidigt. En Styrelseportal är därför en optimal lösning med funktioner som e-signering, digitala möten, dokumentlagring, projekthantering, digitala beslut och styrelsekalender vilket frigör tid och låter styrelsemedlemmar fokusera på verksamhetens kärnfrågor och utveckling.
Ökningen av hybridarbete och digitala styrelsemöten innebär att många styrelsemedlemmar förväntar sig en lösning och här spelar programvaran en viktig roll för att kunna stödja ett effektivt styrelsearbete i organisationen.
Vill ni veta hur vår Styrelseportal kan effektivisera ert styrelsearbete?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Här kan ni även se en genomgång av Styrelseportalen.
Läs mer här:
Rapport av PWC och The Conference Board
I Styrelseporalen kan styrelsen smidigt signera protokoll, avtal och liknande dokument med BankID. Ett certifikat medföljer och alla dokument samlas på ett ställe som kan nås av samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig.
Att signera dokument digitalt med BankID skapar ett flertal möjligheter och bidrar till en tydlig struktur som ger en bra digital historik. Här listar vi några fördelar med att signera dokument digitalt med BankID i Styrelseportalen:
Vill ni veta mer om E-signering med BankID och hur det kan underlätta ert styrelsearbete?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Efter vårens årsmöten så är det oftast en ny styrelse där alla behöver komma igång med styrelsearbetet på nytt. Det kan innebära nya roller för en del, ett helt nytt uppdrag för någon annan eller ett större ansvar för en rutinerad styrelsemedlem. För att få till en lyckad överlämning så kommer här en checklista med bra tips som kan hjälpa er som styrelse att introducera och lämna över allt arbete på ett tryggt sätt.
Starta första styrelsemötet med att presentera organisationen för de nya styrelsemedlemmarna. De får då en djupare förståelse av vad den står för, vad som fungerar bra samt vilka utmaningar som finns framöver. Det kan också vara bra att presentera aktuella projekt, kommande events och ett årshjul med viktiga datum.
Första styrelsemötet efter årsmötet är ett perfekt tillfälle att skapa tid för en presentationsrunda av både rutinerade och nya styrelsemedlemmar. Det kan vara ännu mer givande om det sker på en inspirerande plats eller som en kick-off.
Avsätt tid och skapa en tydlig rutin så att den nya styrelsemedlemmen får tid med den tidigare för att lära sig rutiner och arbetsuppgifter framförallt när det gäller rollerna ordförande, sekreterare och kassör.
En viktig punkt är att presentera värdegrunden i organisationen. Var tydlig med vilken arbetsmiljö ni vill ha i styrelsen. Hur styrelsen har det reflekterar hur allt annat i organisationen fungerar.
Här kan ni lyfta alla oskrivna regler och rutiner så att även de nya kommer in i arbetssättet. Här kan ni ta upp fika till styrelsemötet, tider, platser, samåkning, events och när det passar att prata om privata händelser samt när det är fokus på styrelsearbetet.
Se till att tilldela tydliga arbetsuppgifter och konkreta roller inom styrelsen så att samtliga känner sig delaktiga.
Se till att ha dokument som beskriver arbetsfördelningen i styrelsen och vad som förväntas av diverse roller. Det går bra att ha muntliga genomgångar av rutiner men det är alltid bra att även ha de nedskrivet i ett dokument som nya styrelsemedlemmar kan ta del av vid frågor eller om något glöms bort efter en genomgång då det oftast är en hel del information som tas in vid ett och samma tillfälle.
Kom ihåg att ändra de väsentliga rollerna såsom ordförande, sekreterare och kassör på Verksamt.se samt ge åtkomst till bankkonto, bokföringsprogram, ge kontaktuppgifter till förvaltare, ekonom, revisor och andra parter som berör organisationens kontinuerliga arbete.
Bjud in de nya styrelsemedlemmarna till Styrelseportalen så att de får tillgång till all information. Vid en överlämning är det även ett perfekt tillfälle att uppdatera dokument, avtal, planera kommande projekt, lägga in viktiga datum i kalendern och se till att alla mötesprotokoll är signerade samt att allt har en bra struktur.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta vid en överlämning till en ny styrelse?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Frigör tid, öka organisationens genomförande-kraft och få ut maximalt av era styrelsemöten med Styrelseportalen. Oftast är det tidsbrist hos styrelseledamöter som skapar ineffektivt styrelsearbete, osammanhängande möten och svag genomförande-kraft i organisationen.
Genom att använda Styrelseportalen ser ni till att varje styrelseledamot kan komma förberedda till möten, ha åtkomst till rätt material och signera dokument oavsett vilken plats ledamoten befinner sig på. Det frigör tid och skapar effektivt styrelsearbete vilket kan attrahera fler ledamöter som kan bidra med ett aktivt deltagande.
För att få ut maximalt av ert styrelsemöte så finns det ett flertal åtgärder som är enkla att applicera oavsett typ av och storlek på organisationen. Här kommer några tips:
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal med e-signering och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Här kan ni även se en genomgång av Styrelseportalen.
I Styrelseportalen är det möjligt att skapa protokoll utifrån mall och hämta punkter från tidigare möten vilket underlättar avsevärt för protokollföraren. Det går även att hämta in ändringsförslag och justera protokollet för att sedan signera med BankID. Det sparar tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete och möjliggör att protokoll kan skapas samt signeras av styrelsemedlemmar var de än befinner sig. Nedanför finner ni vad ett protokoll bör innehålla och förslag på mall.
Det här bör ett protokoll innehålla:
Förslag på protokoll:
Så här bör protokoll förvaras:
Enligt bolagsverket ska protokoll skrivas i nummerföljd och förvaras på ett säkert sätt.
Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra mötesstruktur, digital historik och samlar alla möteshandlingar på ett säkert ställe som kan nås av samtliga ledamöter var de än befinner sig.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
I en organisations styrelse finns det olika sätt att bidra på och därför är det bra att fördela olika ansvarsområden inom styrelsen. Varje styrelse kan själva bestämma hur de vill arbeta och fördela ansvarsområden. Men för ett framgångsrikt styrelsearbete och en välmående organisation så är det bra att se till att alla känner sig delaktiga, att det finns tydliga riktlinjer och en beskrivning av vad som förväntas av varje styrelseledamot.
Styrelsen består oftast av samtliga eller några utav nedanstående roller beroende på vilken typ av och storlek på organisationen:
Ordförande
Ordförande i en organisation är oftast ansiktet utåt och tar ansvar för att beslut som tas inom styrelsen genomförs. Några exempel på uppgifter som ska genomföras av ordförande:
Vice ordförande
När ordförande inte kan medverka vid ett möte tar vice ordförande tillfälligt över ansvaret.
Sekreterare
Sekreteraren ansvarar för att skriva protokoll på möten. Sedan är det minst två personer som ska godkänna och skriva under protokollet innan det skickas ut till styrelsen.
Kassör
Hela styrelsen ansvarar för ekonomin men det är kassören som gör det kontinuerliga jobbet och håller koll på ekonomin. Det kan vara uppgifter så som att bokföra, söka bidrag, förhandla om avtal, lägga upp förslag på budget och göra årsbokslut.
Firmatecknare
En firmatecknare har rätt att skriva under avtal och kontrakt. Oftast är det minst två personer som signerar och har tillgång till organisationens bankkonton. En firmatecknare måste vara över 18 år.
Justerare
Justeraren går igenom mötesprotokollet, skickar ändringsförslag och godkänner att det överensstämmer med det som sagts på mötet. Oftast signerar både ordförande och den valda justeraren under protokollet.
Ledamot
Ledamoten är vald på årsmötet för att bidra till ett aktivt styrelsearbete och utveckling av organisationen.
Suppleant
En suppleant ersätter en ordinarie ledamot när den inte kan medverka och är vald på årsmötet.
Valberedning
Valberedningen föreslår en styrelse som besitter den kompetens som behövs för att organisationen ska nå uppsatta mål, ofta föreslår de kandidater till styrelseposter på 1 eller 2 år. I valberedningens arbetet ingår det även att kontakta alla sittande styrelsemedlemmar och fråga om kommande engagemang. Det vanligaste är att valberedningen består av 2-3 personer, varav en sammankallande.
Frågor valberedningen kan ställa till sittande styrelse för att hitta rätt personer med rätt kompetens:
Var är organisationen idag?
Var vill vi vara i framtiden?
Vilken kompetens behöver styrelsen ha för att ta oss dit?
Vilka kompentenser finns redan idag?
Finns det några som står till förfogande för en period till?
Vilka måste vi rekrytera?
Revisor
Årsmötet väljer revisor som har i uppgift att granska organisationens ekonomi.
Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra arbetsfördelning inom styrelsen, det är enkelt att tilldela uppgifter, avtal och roller under möten. Den bidrar även till en bra mötesstruktur och samlar alla möteshandlingar på ett ställe som kan nås av samtliga ledamöter var de än befinner sig. Med Styrelseportalen kan ni snabbt och smidigt sätta en bra dagordning utifrån mall, det går att lägga in mötestid, skicka kallelser med mötesbilagor och skapa, justera samt signera protokoll med BankID.
Läs mer om styrelsens arbete, ansvar och roller här:
https://www.bostadsratterna.se/aemnen/r/roller-i-styrelsen
https://www.verksamt.se/utveckla/styrelsearbete
https://blogg.pwc.se/foretagarbloggen/styrelseledamot
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Styrelseportalen har visat sig bidra till ett strukturerat och hållbart styrelsearbete oavsett typ av organisation. Idag används Styrelseportalen av allt ifrån ideella föreningar till stiftelser till företag, den har visat sig vara ett lika användbart styrelseverktyg oavsett storlek på organisationen. I portalen kan styrelsen signera protokoll, avtal och årsredovisningar med BankID, genomföra mötesprocessen digitalt, få full koll på avtal och projekt samt samla all dokumentation på ett ställe som kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig.
Här beskriver en studentkår hur de använder Styrelseportalen:
"Vi använder styrelseportalen i vårt dagliga arbete samt för att samla all dokumentation. Vi använder portalen till signering av protokoll, all vår planering läggs i kalendern och vi använder styrelserummet för att samla all information kopplade till styrelsemöten".
Läs mer om detta kundcase här.
Här beskriver ett företag hur de använder Styrelseportalen:
"Styrelseportalen har underlättat mötesprocessen avsevärt då vi har all dokumentation på ett ställe och kan smidigt signera mötesprotokoll digitalt".
Läs mer om detta kundcase här.
Här beskriver en tennisklubb hur de använder Styrelseportalen:
"Styrelseportalen har möjliggjort att vi på ett smidigt sätt kan signera protokoll, få full koll på våra avtal och tilldela projekt inom styrelsen samt samla allt styrelsematerial på ett ställe".
Läs mer om detta kundcase här.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Här är en grundläggande guide i styrelsemöten med mall till dagordning, kallelse och protokoll.
Vad är ett styrelsemöte och vilka får delta?
Ett styrelsemöte är en sammankomst av styrelseledamöter, styrelseordförande och suppleanter som ersätter ordinarie ledamöter i en organisation där dessa har rösträtt och kan ta beslut i ärenden. Det kan även bjudas in andra parter som verkställande direktör, revisor, anställda eller leverantörer för att erhålla mer kunskap, information och perspektiv i ett visst ärende eller fråga.
Hur ofta ska en organisation ha styrelsemöten?
Frekvensen på styrelsemöten beror på vilken typ av organisation. Aktiebolag har minst ett styrelsemöte per år som är ett krav i aktiebolagslagen utöver den kan det finnas fler bestämmelser i bolagsordningen eller styrelsens arbetsordning. När det gäller föreningar sker styrelsemöten oftast 6-12 gånger per år beroende på föreningens storlek och hur mycket av föreningens arbete som utförs av styrelseledamöterna.
Vad är styrelsemöten till för?
Styrelsemöten är till för att ta beslut i ärenden samt följa upp och ta ställning till organisationens ekonomi. Det ska också beslutas om hur firmateckningen ska se ut, särskilda firmatecknare kan utses, om inte stämman beslutat det redan så kan även val av ordförande beslutas samt verkställande direktör i aktiebolag.
Vem kallar till ett styrelsemöte?
Det är styrelsens ordförande som har i ansvar att kalla till ett styrelsemöte. Det är även möjligt att en ledamot eller verkställande direktör begär att ordförande ska kalla till ett styrelsemöte.
Vad krävs för att rösta igenom ett förslag?
Det här måste uppfyllas för att styrelsen ska kunna ta ett giltigt beslut:
1. Fler än hälften av styrelseledamöterna måste närvara.
2. Fler än hälften av de närvarande ledamöterna måste rösta för förslaget.
3. Fler än en tredjedel av samtliga (närvarande och icke-närvarande) ledamöter måste rösta för förslaget.
Ordförande har utslagsrösten om det är lika många för och emot förslaget.
Om en ledamot är jävig i förslaget räknas den som icke-närvarande.
Vad ska en kallelse och dagordning innehålla?
En kallelse ska helst innehålla all praktisk information så som datum, tid och plats samt eventuella gäster. Det är bra att skicka med dagordning och tillhörande mötesbilagor för att deltagarna ska kunna komma så förberedda som möjligt. Här finner ni tips på hur en dagordning kan se ut.
Vad ska ett protokoll innehålla?
Under ett styrelsemöte ska ett protokoll skrivas och det bör innehålla dessa punkter.
I Styrelseportalen kan ni skicka ut kallelse med mötesbilagor, skapa och dela dagordning, skriva och signera protokoll samt hämta punkter från tidigare styrelsemöten. Här kan ni se en genomgång.
Hur ska protokoll förvaras?
Enligt bolagsverket ska protokoll skrivas i nummerföljd och förvaras på ett säkert sätt.
Läs mer om styrelsemöten här:
Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra mötesstruktur och samlar alla möteshandlingar på ett ställe som kan nås av samtliga ledamöter var de än befinner sig.
Med Styrelseportalen kan ni snabbt och smidigt sätta en bra dagordning. Det går att lägga in mötestid, skicka kallelser, bifoga mötesbilagor och genomföra hela mötesprocessen från dagordning till signerat protokoll.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
En bra riktlinje är att dagordningen ska vara färdigställd en vecka innan mötet och förberedelserna ser till att den ger en optimal grund för ett lyckat möte. Dagordningen är ert viktigaste verktyg inför möten och oavsett hur många deltagare, punkter samt tidsåtgången per punkt så är det dagordningen som ser till att ni får ett smidigt, effektivt och givande styrelsemöte.
Här ger vi tips på hur ni skapar en bra dagordning:
Här ger vi förslag på grundläggande punkter i dagordningen:
Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra dagordning och mötesprocess.
Med Styrelseportalen kan ni snabbt och smidigt sätta en bra dagordning. Det går att lägga in mötestid, skicka kallelser, bifoga mötesbilagor och genomföra hela mötesprocessen från dagordning till signerat protokoll.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Ny forskning visar att ta med arbetet ut en stund och helst till en grön miljö minskar stressnivåerna, förbättrar hälsan och ökar samarbetsförmågan enligt Suntarbetsliv. Det räcker med 20-30 minuter utomhus för att ta tillvara på alla fördelar med att ta med arbetet utomhus. Några fördelar som den nya forskningen visar är:
Det är enkelt att ta med styrelsearbetet ut med Styrelseportalen t ex kan ni förbereda styrelsemötet genom att skapa dagordning, skicka kallelse med länk och bifoga mötesbilagor så att alla styrelsemedlemmar kan komma förbereda till mötet. Här kommer några till förslag som kan genomföras utomhus med hjälp av Styrelseportalen:
Utomhusarbetet ska helst ske i gröna miljöer för att ta del av fördelarna då forskningen utgår från naturens goda inverkan på vår hälsa, kreativitet, empati och samarbetsförmåga.
Styrelseportalen gör det möjligt för samtliga styrelsemedlemmar att ta del av styrelsearbetet på distans, var de än befinner sig. Den möjliggör att styrelsemedlemmen kan genomföra styrelsearbetet på landet, i parken eller på stranden.
Forskning visar även att ta möten utomhus är i allmänhet mindre stressande och mer effektiva än traditionella enligt Suntarbetsliv.
Här kan ni läsa mer om att ta med arbetet utomhus:
https://chefstidningen.se/premium/darfor-ska-du-dissa-kontoret-och-jobba-utomhus/
https://www.suntarbetsliv.se/artiklar/fysisk-arbetsmiljo/de-lamnar-kontoret-och-jobbar-ute/
https://www.sofco.se/sofco/arkiv/nyheter/2023-05-25-international-outdoor-office-day
https://www.suntarbetsliv.se/forskning/fysisk-arbetsmiljo/malmo-testar-kontorsarbete-utomhus/
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Efter pandemin var det många styrelser som insåg möjligheterna och förbättringarna i ett digitalt styrelsearbete men ändå så finns det styrelsemedlemmar som har svårt att anpassa sig till den digitala tidsåldern. Enligt den här artikeln från Mckinsey så är det många gånger brist på kunskap och förståelse för ny teknik. Det är därför viktigt att ta in styrelseledamöter med olika kompetenser och egenskaper som är öppna för att ta till sig ny kunskap för att verksamheten ska vara så välmående som möjligt. I den här artikeln från Vinnova finner ni en guide på hur ni skapar en styrelse som är öppen för nya idéer.
Här är 3 byggstenar till ett välfungerande styrelsearbete där struktur är den första som handlar om hur styrelsen delar information, lägger upp möten och utför uppgifter. En annan byggsten är att ha en bra arbetskultur där samtliga styrelsemedlemmar är öppna för andras idéer, visioner och perspektiv. En tredje byggsten är kognition som innebär att styrelsen behöver ha rätt kompetens som dessutom fungerar bra tillsammans där styrelsemedlemmarna lyfter varandra istället för ställer sig emot varandra.
För att få till en välfungerande styrelse och därmed en välmående verksamhet så har vi tagit fram underlag och tillvägagångssätt som ni kan använda er utav för att lyfta styrelsen och styrelsearbetet in i den digitala tidsåldern med hjälp av Styrelseportalen.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
En optimal guide till hur ni väljer rätt Styrelseportal för er ideella organisation. Utforska vad en Styrelseportal kan göra för er organisation och hur den kan förbättra styrelsearbetet.
Styrelser i ideella organisationer måste se till att följa specifika lagar och regler som den omfattas av. Vilket gör det viktigt att ideella organisationer väljer rätt Styrelseportal för att kunna genomföra sitt uppdrag på ett korrekt och effektivt sätt.
Här är en optimal guide för er styrelse som ska välja vilken Styrelseportal som passar er organisation och i artikeln kommer vi gå igenom följande:
Vad är en Styrelseportal
En Styrelseportal är en programvara specifikt för styrelsehantering där styrelseledamöter kan dela konfidentiella dokument och information, genomföra mötesprocessen och beslutsfattande, dela ut ärenden inom styrelsen, elektroniskt signera protokoll och andra viktiga dokument, tilldela avtalsansvar, kommunicera internt och externt utan att ge åtkomst till portalen.
Styrelseportalen förenklar framförallt varje steg i mötesprocessen där ny funktionalitet i molnteknik, en papperslös mjukvara för styrelsemöten, ersätter den gamla tekniken med pappersanteckningar och Word dokument, utskrivna protokoll och e-postmeddelanden.
Vilka funktioner förväntas Styrelseportalen att innehålla
Vad kan en Styrelseportal göra för en ideell förening
Fördelar med elektronisk signering och inloggning med BankID
Frågor till leverantören angående informationssäkerhet
Hur uppfattar andra ideella organisationer Styrelseportalen
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er ideella organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
I Styrelseportalen kan protokollföraren på ett smidigt sätt skapa en dagordning, skicka ut kallelse med länk, bifoga mötesbilagor, skapa, justera och signera protokoll med BankID. Det är enkelt att skapa dagordning och protokoll utifrån en mall och hämta punkter från tidigare möten. Alla ledamöter kan ta del av dagordning och bilagor inför mötet var de än befinner sig vilket gör det enkelt för samtliga i styrelsen att vara förberedda. Mötets datum läggs automatiskt in i den gemensamma styrelsekalendern som skickar ut automatiska påminnelser till deltagare via e-post och sms inför att mötet infaller vilket skapar en större möjlighet till större deltagande.
Styrelseportalen underlättar alla ledamöters arbete och bidrar till ett bra samarbete där alla kan vara delaktiga var de än befinner sig vilket underlättar avsevärt vid geografiskt utspridda styrelseledamöter.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Många som har ett styrelseuppdrag i en organisation vet hur mycket kraft och tid det går åt att administrera möten, distribuera och signera dokument.
Att använda Styrelseportalen skapar många mervärden och gör det enkelt för styrelsemedlemmar att utföra styrelsearbetet på ett optimalt sätt som bidrar till en trygg och stabil organisation.
Med Styrelseportalen får styrelsemedlemmar alla dokument samlat på ett ställe och slipper lägga tid på att söka igenom mejl och papper.
Styrelsemedlemmar kan använda portalen till att skapa dagordning, bifoga filer, skicka ut kallelse, rösta om viktiga ärenden, genomföra ärenden och få tillgång till allt styrelsematerial när som helst och var de än befinner sig. Protokollet kan på ett smidigt sätt skrivas under elektroniskt efter styrelsemötet samt lagras digitalt på ett ställe.
Detta innebär ett effektivare administrativt arbete för samtliga styrelsemedlemmar och då även för hela organisationen. Det skapar mer tid och kraft till att driva, växa och utveckla kärnverksamheten.
Funktioner i Styrelseportalen:
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Styrelseportalen är ett dokumentdelnings- och samarbetsverktyg för styrelsemedlemmar som effektiviserar och underlättar styrelsearbetet avsevärt.
Styrelseportalen har fått en självklar plats i styrelserummet hos de flesta företag, stiftelser och föreningar, som ser många fördelar med en digital lösning som specificerar sig just för styrelsearbetet.
Våra kunder berättar om att den tid de använder till administrativt arbete, förberedelse till möten och att distribuera dokument har minskat avsevärt efter övergången till Styrelseportalen.
Här listar vi fem starka skäl till att använda en Styrelseportal:
Vi vill även passa på att tipsa om bra länkar om styrelsens roll, ansvar och uppdrag:
Styrelsearbete för små och medelstora företag
Utveckla företagets styrelse
Styrelsearbete i ideella föreningar och stiftelser
Styrelseutbildningar
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Digital och smidig mötesprocess med e-signering som underlättar det administrativa arbetet avsevärt och samlar all dokumentation kring ett möte på ett ställe med 7 enkla steg.
Mötet läggs automatiskt in i styrelsekalendern som skickar ut automatiska påminnelser via e-post och sms inför mötet. Det här skapar bra struktur, ett långsiktigt styrelsearbete och ger er i styrelsen en bra översikt av alla möten med tillhörande dokumentation.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Fem fördelar med att ha en digital avtalshantering inom organisationen och framförallt för styrelsen som är ytterst ansvarig för organisationen. Styrelseportalens digitala avtalshantering är användarvänlig och innebär fler fördelar för organisationen men här listar vi de fem främsta fördelarna:
Här kan ni se en genomgång av Styrelseportalen och den digitala avtalshanteringen.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Signera årsmötesprotokoll smidigt med BankID i Styrelseportalen. Samla alla signerade dokument och tillhörande mötesdokumentation på ett ställe digitalt som kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig.
Styrelseportalen bidrar på så sätt till ett hållbart och långsiktigt styrelsearbete då mindre material förbrukas och styrelsen lagrar alla dokument på samma ställe. Styrelsen underlättar även för nya styrelsemedlemmar att komma igång med styrelsearbetet och gör det enkelt för samtliga i styrelsen att hitta samt ladda hem dokument som efterfrågas.
Att signera årsmötesprotokoll i Styrelseportalen är smidigt, funktionen E-signering är användarvänlig och passar alla oavsett ålder och IT-erfarenhet.
Här kan ni se en genomgång av Styrelseportalen och E-signering.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Större deltagande, bättre samarbete och alla aktiviteter samlat på ett ställe med Styrelseportalens styrelsekalender.
Lägg enkelt upp en månad och årsplanering i Styrelseportalen och se till att samtliga styrelsemedlemmar får automatiska påminnelser inför aktiviteter via e-post och sms. Det är smidigt att få till en bra struktur genom att använda färgkoder för olika aktiviteter och dessutom upprepa aktiviteter i olika tidsintervaller. Styrelsemedlemmar kan även koppla styrelsekalendern till sin privata kalender för att göra det så enkelt som möjligt för samtliga inom styrelsen att få tillgång till planeringen, hjälpa till och delta vid olika aktiviteter. Det är möjligt att sätta en, flera eller samtliga som ansvariga för en aktivitet.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
I Styrelseportalen kan styrelser på ett smidigt sätt genomföra och samla alla projekt med tillhörande dokumentation på ett ställe. Det är enkelt att tillsätta ansvariga, lägga till start och slutdatum, prio, status, kostnad, tidsåtgång och bifoga dokument. I projekt är det även möjligt att skriva kommentarer som skapar en bra tidslinje och få automatiska påminnelser via e-post samt sms inför deadlines. Digital projekthantering passar alla olika typer av organisationer och kan användas för både stora som små projekt.
Fem fördelar med digital projekthantering:
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Tidseffektivisera styrelsearbetet med Styrelseportalens 8 smarta funktioner som bidrar till ett hållbart och digitalt arbete inom styrelsen. Den har visat sig skapa ett bättre samarbete och större deltagande inom styrelsen samt bättre kommunikation inom organisationen.
Funktionerna som tidseffektiviserar styrelsearbetet är följande:
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Med tre enkla steg är nya styrelsemedlemmar igång med styrelsearbetet. Styrelseportalen gör det enkelt för nya styrelsemedlemmar att komma igång med styrelsearbetet genom att allt finns samlat på ett ställe och styrelsen kan på ett smidigt sätt efter årsstämman bjuda in nya användare som får en tydlig översikt av allt styrelsearbete direkt.
Det ingår självklart kostnadsfri intro av Styrelseportalen för nya styrelsemedlemmar så att de på ett smidigt sätt kan komma igång och även för att avbelasta styrelsen. Styrelseportalen bidrar på så sätt till ett hållbart och långsiktigt styrelsearbete där nya styrelsemedlemmar enkelt kan ta över pågående projekt, komma in i aktiviteter, ta del av möten och beslut, ta ansvar över avtal och komma igång med e-signering.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och vad den kan göra för er verksamhet?
Nu kan ni boka en demo och prova vår Styrelseportal i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Ny interaktiv dashboard i Styrelseportalen som ger en bra översikt av pågående och kommande aktiviteter inom organisationen.
Vyn visar tydligt kommande händelser vilket ger en snabb överblick vad styrelsen har framför sig. Den nya dashboarden ger styrelsen en bra översikt av inbjudna styrelsemedlemmar, kommande möten, pågående projekt, aktiva avtal och beslut, antal signerade dokument och kommande händelser i både list samt kalendervy. Det gör att styrelsemedlemmar enkelt kan ta del av vad som behövs göras, vad som är aktuellt och kan sedan smidigt navigera till aktuell funktion. Dashboarden är utvecklad för att underlätta för användaren att enkelt finna vad den söker och få en klar vy över händelser i Styrelseportalen. Den ska bidra till en enklare vardag för styrelsemedlemmar och ge organisationen mer information om vad som pågår just nu samt vad styrelsen har att göra framöver.
Om ni är intresserade av att veta mer om Styrelseportalen så kan ni enkelt komma igång kostnadsfritt utan några förbindelser genom att prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
Så kan ni som förening sänka era avtal med Styrelseportalen. Många föreningar låter avtal löpa på utan att veta när det är dags att omförhandla och att det kan omförhandla med sin nuvarande leverantör genom att ta in offerter från andra. Med några enkla steg kan ni få full kontroll på samtliga avtal och på så sätt säga upp eller omförhandla i tid med er nuvarande leverantör.
Kom igång kostnadsfritt och utan några förbindelser redan idag genom att prova gratis eller boka en kostnadsfri demo för att får mer information.
Så här smidigt e-signerar ni protokoll med BankID direkt i Styrelseportalen.
Nu kan styrelsen ha alla signerade mötesprotokoll samlat på ett ställe som kan nås av samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig.
Att ha en plattform som endast är avsedd för styrelsens arbete gör det enkelt för er ledamöter att ha full koll på allt styrelsematerial och på så vis genomföra ett bra uppdrag.
Styrelseportalen är en plattform där styrelsen kan samla allt arbete digitalt som kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig. Den gör det enkelt för dig som styrelsemedlem att ha koll på samtliga dokument, avtal, leverantörer, ekonomi, möten, protokoll, rapporter, underhållsplan, projekt och beslut.
Det är bra att ha en Styrelseportal som inte tillhandahålls av en förvaltare utan en som endast är avsedd för styrelsen då det är styrelsens ansvar att allt material lagras och genomförs på ett korrekt sätt. Det kan även vara så att förvaltare byts ut eller att styrelsen vill jämföra olika, då är det viktigt att ha en egen plattform som inte behöver bytas ut eller där andra än styrelsen har åtkomst till.
Styrelseportalen ger styrelsen en plats att utföra styrelsearbetet så optimalt som möjligt.
Läs mer om styrelsens arbete och ansvar här.
Ni kan komma igång kostnadsfritt redan idag genom att prova gratis eller boka en kostnadsfri demo för att får mer information.
Ta smarta beslut med Styrelseportalen genom att samla allt styrelsematerial på en plattform. Få en överskådlig vy över mötesunderlag, avtal, projekt och leverantörer samt skapa en digital historik som gör det enkelt för er i styrelsen att ta bra beslut för verksamheten.
Utifrån avtalsbevakningen i Styrelseportalen är det smidigt att omförhandla elavtal, försäkringar och räntor i tid samt ta beslut angående nya leverantörer. Funktionen Projekt ger styrelsen en bra överblick över tidigare, pågående och kommande projekt. I funktionen går det enkelt att bifoga offerter från olika leverantörer, lägga upp en tidsplan, sätta ansvariga och få påminnelser inför deadlines. Projekt gör det därför enkelt för styrelsen att ta genomtänkta beslut om leverantörer och kostnader under projektets gång.
Mötesfunktionen ger en bra översikt av alla beslut och samlar underlag inför kommande. I funktionen så finns det en möjlighet att samla all dokumentation kopplat till ett möte och gör det enkelt för styrelsen att hitta underlag som ger grunden till att fatta bra beslut i framtiden.
I Styrelseportalen finns det även en funktion som heter Beslut som gör det möjligt för styrelsen att ta beslut på distans och mellan möten.
Ni som styrelsemedlemmar får helt enkelt ett bra underlag för att ta smarta beslut för er verksamhet med Styrelseportalen.
Ni kan komma igång redan idag genom att prova gratis eller boka en kostnadsfri demo för att får mer information.
Styrelseportalen skapar möjligheter i organisationer. Den öppnar upp för ett bättre samarbete, större deltagande och bättre kommunikation. Den ger styrelsen utrymmet till att utveckla och expandera verksamheten genom att tidseffektivisera det administrativa arbetet och samla allt material på ett ställe. Styrelseportalen innehåller smarta och användarvänliga funktioner som är utvecklade tillsammans med styrelsemedlemmar för att kunna optimera styrelsearbetet så att styrelsen kan fokusera mer på kärnverksamheten.
Styrelseportalen utvecklas kontinuerligt för att optimera användarupplevelsen, datasäkerheten och skapa nya möjligheter för styrelser att tidseffektivisera det administrativa arbetet.
Under Q4 2022 var fokuset att optimera nuvarande funktioner inför det nya året främst användarupplevelsen och några av uppdateringarna var följande:
Under 2023 så kommer integrationer och uppdatering av dashboard vara i fokus.
Vill ni veta mer?
Prova Styrelseportalen i 30 dagar, helt kostnadsfritt och utan några förbindelser. Du kan också boka en demo så visar vi vad Styrelseportalen kan göra för er verksamhet.
Prova gratis eller Boka demo.
I Styrelseportalens funktion Möten kan ni enkelt genomföra hela mötesprocessen digitalt vilket sparar både tid och onödigt administrativt arbete.
Med 7 enkla steg kan ni skapa dagordning, skicka ut kallelse för att sedan skapa, justera och signera protokoll. Det går att överföra punkter från tidigare möten och bifoga bilagor till dagordningen. Ni kan smidigt tilldela rollerna ordförande, protokollförare och justerare inom styrelsen som sedan kan justera och signera protokollet.
Alla signerade mötesprotokoll med tillhörande dokument samlas på ett ställe och kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig. Funktionen skapar struktur, ger en bra digital historik och gör det enkelt för nya styrelsemedlemmar att komma in i styrelsearbetet.
Vill ni veta mer?
Prova Styrelseportalen i 30 dagar, helt kostnadsfritt och utan några förbindelser. Du kan också boka en demo så visar vi vad Styrelseportalen kan göra för er verksamhet.
Prova gratis eller Boka demo.
En modern och smidig Styrelseportal bidrar till ett strukturerat styrelsearbete, bättre samarbete, större deltagande och förbättrad kommunikation. Styrelseportalen gör det enkelt för styrelsen att driva, växa och utveckla organisationen.
Här listar vi tre smarta funktioner som garanterat sparar er både massor av tid och onödigt administrativt arbete.
Vill ni veta mer?
Prova Styrelseportalen i 30 dagar, helt kostnadsfritt och utan några förbindelser. Du kan också boka en demo så visar vi vad Styrelseportalen kan göra för er organisation.
Prova gratis eller Boka demo.
Styrelseportalen förenklar vardagen för dig som styrelsemedlem. Den samlar allt styrelsearbete på en användarvänlig plattform, ger en bra översikt, snabb åtkomst, säker datalagring, smidig överföring och garanterar strukturerat styrelsearbete i er organisation.
Här presenteras fem funktioner i Styrelseportalen som har visats sig effektivisera styrelsearbetet och förbättra resultatet i organisationer.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser, klicka här.
En presentation av Styrelseportalen i SVD´s bilaga Innovativa Företag som beskriver hur den förbättrar styrelsearbetet i organisationer och förenklar vardagen för styrelsemedlemmar.
Kom och träffas oss på Styrelsemässan i Stockholm den 31 augusti och 1 september.
På Styrelsemässan kan ni prova Styrelseportalen live och ställa frågor till vårt team.
Skriv och signera protokoll smidigt med BankID direkt i Styrelseportalen. I funktionen Möten så är det nu möjligt att utföra ett helt möte med stegen dagordning, kallelse, protokoll, justering och signering. Det är enkelt att sätta olika roller inom styrelsen så som ordförande, protokollförare och justerare. Det är dessa tre som får notis när det är dags att justera och signera protokoll.
Det är smidiga steg som underlättar oerhört för styrelsen och innebär att det går att utföra mötet både fysiskt och digitalt oavsett var styrelsemedlemmarna befinner sig. Funktionen Möten är användarvänlig och har ett modernt utseende som gör hela mötesprocessen både tidseffektiv och rolig. Den bidrar till en enklare vardag för dig som styrelsemedlem och ett hållbart samt långsiktigt styrelsearbete med allt mötesmaterial samlat på ett ställe digitalt.
Prova Möten gratis i 30 dagar utan några förbindelser, kom igång redan idag!
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser, klicka här.
Få full koll på samtliga projekt med tillhörande dokumentation i organisationen med Styrelseportalens digitala projektlista.
Samla alla projekt på ett ställe digitalt som kan nås oavsett var styrelsemedlemmar än befinner sig. Bifoga dokument, sätt start och slutdatum, sätt ansvariga, sätt status, sätt färgkod, skriv kommentarer och få automatiska påminnelser via e-post och sms inför deadlines.
Funktionen är användarvänlig och ger en bra översikt. Det går enkelt att sortera i slutförda, pågående, avbrutna, ej påbörjade och samtliga projekt.
Den digitala projektlistan gör det enkelt för styrelsen att lämna över projekt till nästkommande styrelsemedlemmar och nya medlemmar kan på ett smidigt sätt navigera mellan projekt, få en bra överblick och kommer enkelt igång.
Prova den digitala projektlistan gratis i 30 dagar utan några förbindelser, kom igång redan idag!
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser, klicka här.
Om ni sitter i styrelsen i flera olika organisationer så går det nu enkelt att växla mellan konton. Det gör ni smidigt genom att trycka på knappen Växla konto längst upp till höger i Styrelseportalen. Det innebär att ni endast behöver logga in med BankID eller lösenord en gång för att sedan kunna navigera enkelt mellan olika organisationer och ta på ett smidigt sätt del av dess styrelsearbete.
Just nu! Om ni refererar Styrelseportalen till en annan styrelse och om den styrelsen väljer att använda Styrelseportalen så får ni 10% rabatt.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 3 månader, klicka här.
Nu har kunder möjlighet att göra Styrelseportalen mer personlig genom att uppdatera kontot med egen logotyp som kan göras under fliken Vår organisation.
I funktionen Möten så är det nu möjligt att ha flera justerare som kan väljas i steget protokoll. Det innebär att när ett protokoll ska granskas och justeras så måste samtliga användare som är valda som justerare godkänna och låsa protokollet innan det skickas vidare för signering.
Den överskådliga vyn i Externa meddelanden har uppdaterats och användare kan nu se om ett utskick är via e-post eller sms samt om den innehåller en bifogad fil vilket förbättrar användarupplevelsen.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
Nu finns möjligheten för användare i Styrelseportalen att lägga in återkommande kalenderaktiviteter. Det går smidigt att lägga till upprepning av aktivitet i följande intervaller varje dag, varje vecka, varannan vecka, varje månad, varje år. Det underlättar årsplaneringen för styrelsen avsevärt och gör det enkelt för styrelsemedlemmar att komma ihåg viktiga datum. Det skickas automatiskt ut påminnelser via e-post och sms en dag innan aktiviteter infaller.
Möten är nu även kopplad till styrelsekalendern där varje möte läggs in automatiskt som en aktivitet och varje aktivitet länkas direkt in till respektive möte. Det underlättar mötesprocessen och det administrativa arbetet för styrelsen.
I funktionen Möten har även möjligheten till att ha årsmöte lanserats. Det går enkelt att välja årsmöte i första steget under kategori.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
Nu kan ni signera dokument smidigt med BankID med externa parter utan att ge dem åtkomst till Styrelseportalen.
I E-signering kan ni nu lägga till personnummer på en extern part för att ge dem möjligheten att signera ett dokument med BankID.
Ni kan signera dokument med svenskt, norskt, finskt och danskt BankID.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
Senaste nytt i Styrelseportalen är mindre uppdateringar men som gör stor skillnad.
Nu kan ni enkelt överföra punkter från tidigare protokoll till ett nytt möte, flytta punkter i protokollet och välja ordförande, protokollförare samt justerare. Det innebär att samtliga tre måste godkänna protokollet innan det skickas ut för signering för att säkerställa att protokollet är korrekt. Uppdateringar underlättar mötesprocessen avsevärt och gör den ännu mer användarvänlig och flexibel.
I Möten kan ni nu enkelt och effektivt genomföra styrelsemöten digitalt från kallelse till signering av protokoll och dessutom få en lättillgänglig digital historik över samtliga dokument.
En annan viktig funktionalitet i Dokument är att raderade dokument sparas i 30 dagar i en lättillgänglig mapp. Det går däremot att ta bort känsliga dokument direkt i mappen.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
Signera dokument smidigt med BankID direkt i Styrelseportalen.
Nu kan ni enkelt signera ett protokoll direkt efter slutfört möte med BankID i Styrelseportalen i funktionen Möten. Det går även att signera avtal, årsredovisningar och andra dokument med BankID i funktionen E-signering.
Ni som kund kan signera dokument med svenskt, norskt, finskt och danskt BankID.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 08 - 39 39 48 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
Nu har vi lanserat den efterfrågade funktionen Möten i Styrelseportalen. Möten innehåller en rad smarta funktionaliteter och gör det möjligt för användare att genomföra möten från kallelse till signering direkt i portalen.
Funktionen bidrar till en smidig och effektiv mötesprocess med en 7-stegsmodell.
7-stegsmodellen innebär att användare kan fylla i allmänna uppgifter, skriva dagordning, skicka ut kallelse, skriva protokoll, justera och signera protokoll direkt i Styrelseportalen. Det går även att bifoga bilagor, skicka påminnelser under signeringsprocessen, välja roller, typ av möte och andra smarta funktionaliteter.
Vill ni veta mer om Möten och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
Den första lanseringen som kommer att ske i början av 2021 är Möten som innehåller en hel del nya funktinaliteter och är en vidareutveckling av Styrelserum. Funktionen Möten innehåller 6 steg och kommer att göra det möjligt för styrelser att genomföra hela möten från kallelse till signering av protokoll direkt i Styrelseportalen.
Det innebär att sekreteraren kommer att kunna fylla i allmän mötesinformation, deltagare och sedan skriva en dagordning direkt i Styrelseportalen för att sedan skicka ut både mötesinformationen och dagordningen i en kallelse till samtliga parter via e-post. Mötet registreras även direkt i styrelsekalendern. Under mötet kommer protokollföraren kunna skriva hela protokollet direkt i Styrelseportalen för att sedan skicka det till justeraren som kan föreslå ändringar. När protokollet är färdigställt så går det på ett smidigt sätt att signera direkt i Styrelseportalen med samtliga parter.
En annan funktion som kommer under första halvåret av 2021 är Nyckelkvittens som underlättar styrelsearbetet i främst organisationer som förvaltar fastigheter, lokaler och anläggningar.
Votering kommer också att vidareutvecklas med nya funktionaliteter så som anonyma voteringar och möjligheten att bifoga dokument. Möjligheten att koppla ihop votering och möten på ett smidigt sätt utvärderas just nu och kan även vara något som hinner bli färdigställt under första halvåret.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
En summering av 2020, vilka åtgärder som vidtagits för att underlätta månaderna med Covid-19 och vad som kommer att göras fortsättningsvis.
I början av året så utvecklades och lanserades funktionen Votering som underlättar beslutsprocessen i organisationer. Votering gör det möjligt för styrelsen att ta beslut digitalt och samla allt underlag på ett ställe som kan nås var styrelsemedlemmar än befinner sig.
Under våren lanserades även en vidareutveckling av Votering som gör det möjligt för organisationer att genomföra digitala omröstningar tillsammans med externa parter så som medlemmar och aktieägare under en årsstämma.
Under hela året så har Reduca teamet fokuserat på digitala möten både internt och externt för att bidra till minskad smittspridning.
För att underlätta ekonomin under Covid-19 så har Reduca erbjudit 15 % rabatt på Styrelseportalen till föreningar.
Utveckling som kommer att lanseras i början av 2021 är Möten som är en vidareutveckling av Styrelserum. Funktionen Möten kommer att göra det möjligt för styrelser att genomföra hela möten från kallelse till signering av protokoll direkt i Styrelseportalen. Det innebär att både dagordningen och protokollet kommer att kunna skrivas direkt i funktionen Möten. Det kommer att underlätta, digitalisera och effektivisera mötesprocessen i organisationer ytterligare.
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Boka en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
Få full koll på samtliga avtal, skapa en digital historik och sänk kostnader med Styrelseportalens avtalsbevakning. Samla alla avtal på ett ställe och gör det enkelt för samtliga styrelsemedlemmar att komma åt avtalen var de än befinner sig.
Funktionen skickar automatiska påminnelser via e-post och sms inför omförhandlingar vilket gör att styrelsen aldrig glömmer att säga upp eller omförhandla ett avtal. Det går även att sätta ansvariga på samtliga avtal så att endast dem får påminnelser.
Det går att bifoga dokument och skriva kommentarer till alla avtal vilket ger en bra tidslinje vid exempelvis en omförhandling.
Funktionen har stöd för:
Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:
Vill ni prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar, klicka här.
För en demogenomgång av Styrelseportalen, klicka här.
Dela ut stora som små ärenden inom styrelsen i Styrelseportalens funktion Projekt. Skapa tidslinje, få påminnelser inför deadlines, lägg till ansvariga, status, start och slutdatum, kommentarer och bifoga dokument.
Funktionen Projekt gör det enkelt för styrelsen att samarbeta och sätta upp en tidsplan för olika uppgifter. Det skapar en bra översikt och ger en digital historik över samtliga ärenden inom styrelsen.
Projekt är även kopplad till styrelsekalendern och ansvariga får automatiska påminnelser via e-post och sms inför deadlines.
Det är enkelt att lägga upp en mappstruktur med tillhörande dokument under varje ärende.
Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:
5 användare 490 kr/mån
10 användare 690 kr/mån
20 användare 790 kr/mån
Vill ni prova på Styrelseportalen i 30 dagar, kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.
Få en bra översikt och skapa en digital möteshistorik med Styrelseportalens Styrelserum.
Det går enkelt att lägga upp ett nytt möte i Styrelserum som automatiskt läggs in i den gemensamma styrelsekalendern, som i sin tur skickar ut automatiska påminnelser via e-post och sms en dag innan aktiviteten infaller.
På ett smidigt sätt kan styrelsen lägga till deltagare, namn på möte, typ av möte, datum och beskrivning samt ladda upp tillhörande dokument.
När dokumenten är uppladdade går det även att dela dem med Styrelsen inför ett möte så som kallelsen.
Under mötet kan ni även ta beslut i Styrelseportalens funktion Votering, där resultatet enkelt kan exporteras ut och dokumentet med resultatet kan läggas in i tillhörande möte.
Det går även bra att dela ut ärenden inom styrelsen under mötet i funktionen Projekt. Där lägger ni enkelt till ansvariga, start och slutdatum, status, beskrivning och tillhörande dokument.
Efter ett möte kan styrelsen både dela och signera dokument direkt i Styrelseportalen.
Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:
5 användare 390 kr/mån
10 användare 590 kr/mån
20 användare 690 kr/mån
Vill ni prova på Styrelseportalen i 30 dagar, kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.
Nu kan ni på ett smidigt sätt skapa en digital aktiebok direkt i Styrelseportalen som ger en bra översikt och skapar en hållbar digital historik.
Styrelsen får tillgång till en ständigt aktuell aktiebok digitalt.
Den digitala aktieboken har stöd för:
Att ha en digital aktiebok sparar tid, underlättar det administrativa arbetet, sparar onödigt pappersarbete och gör det möjligt för er att få åtkomst till aktieboken var ni än befinner er.
Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:
5 användare 390 kr/mån
10 användare 590 kr/mån
20 användare 690 kr/mån
Vill ni veta mer om hur en digital aktiebok och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
Ta beslut digitalt med externa parter på årsstämman med Styrelseportalens funktion Votering.
Votering underlättar beslutsprocessen i organisationer då allt kan göras digitalt direkt i Styrelseportalen från ny motion till underskrift och nu även med externa parter utan att ge åtkomst till Styrelseportalen.
Det är enkelt att skapa en ny motion, det som behövs fyllas i är titel, beskrivning, start och slutdatum. Sedan är det bara att lägga till alternativ, vilka som ska delta och vilka som ska se voteringen.
Till externa parter så skickas det ut en länk via e-post där de navigeras till en landningssida där information om voteringen med samtliga alternativ syns och en möjlighet till att rösta på ett alternativ. Sedan kan styrelsen dela resultatet till samtliga deltagare.
Styrelsen får en bra översikt och digital historik av samtliga voteringar inne på funktionens startsida i Styrelseportalen, där går det att sortera mellan ej påbörjade, pågående och slutförda. Resultat visas i stapel och cirkeldiagram.
När voteringen är genomförd så är det enkelt att exportera ut resultatet i pdf som sedan kan skrivas under direkt i Styrelseportalens E-signering.
Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:
5 användare 390 kr/mån
10 användare 590 kr/mån
20 användare 690 kr/mån
Vill ni veta mer om hur Votering och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
I Styrelseportalen kan ni smidigt ta beslut, kommunicera, dela och signera dokument var ni än befinner er. Kom igång redan idag!
Funktioner i Styrelseportalen som gör det möjligt att genomföra styrelsearbetet på distans:
Idag använder över 800 organisationer runt om i Sverige Styrelseportalen och ni kan komma igång enkelt redan idag.
Kom igång med Styrelseportalen redan idag med tre enkla steg:
5 användare 390 kr/mån
10 användare 590 kr/mån
20 användare 690 kr/mån
Vill ni prova på Styrelseportalen i 30 dagar, kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.
Från att ta beslut till att signera protokoll, allt styrelsearbete går att göra hemifrån eller var ni än befinner er med Styrelseportalen. Här kommer ett urval av funktioner som underlättar styrelsearbetet och som gör det enkelt för er styrelseledamöter att sköta arbetet hemifrån.
Idag använder över 750 organisationer runt om i Sverige Styrelseportalen.
Kom igång med tre enkla steg, beställ Styrelseportalen redan idag!
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur det kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
Allt fler organisationer väljer att digitalisera styrelsearbetet med en Styrelseportal då det effektiviserar styrelseledamöternas arbete. Här har vi listat fem fördelar med en Styrelseportal och varför just er styrelse skulle ha nytta av den.
Kom igång med tre enkla steg, beställ Styrelseportalen redan idag!
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur det kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
Nu kan ni som användare i Styrelseportalen logga in smidigt med Mobilt BankID. Ni kopplar enkelt på Mobilt BankID under "Min Profil" i menyn till vänster i Styrelseportalen.
Reduca rekommenderar Mobilt BankID som inloggningsmetod då det bidrar till högre säkerhet då ytterligare en enhet behövs och det underlättar även inloggningen avsevärt.
Vill ni veta mer om hur Mobilt BankID och andra funktioner fungerar i Styrelseportalen och hur det kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
Ta beslut redan innan mötet. Spara tid och onödigt pappersarbete med den nya funktionen Votering.
Votering underlättar beslutsprocessen då allt kan göras direkt i Styrelseportalen från ny motion till underskrift.
Votering kan användas när det är dags att besluta om leverantörer, solpaneler, laddstationer och mycket mer.
Det är enkelt att skapa en ny motion, det som behövs fyllas i är titel, beskrivning, start och slutdatum. Sedan är det bara att lägga till alternativ, vilka som ska delta och vilka som ska se voteringen.
På funktionens startsida finns en översikt av samtliga voteringar, där går det att sortera mellan ej påbörjade, pågående och slutförda. Resultatet visas i stapel och cirkeldiagram.
När voteringen är genomförd så är det enkelt att exportera ut resultatet i pdf som sedan kan skrivas under direkt i portalen.
Vill ni veta mer om hur Votering och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
I styrelseportalen är det enkelt att samla alla avtal, få en bra översikt och förbättra organisationens ekonomi med funktionen Avtal som skickar ut automatiska påminnelser via e-post och sms när det är dags för omförhandling.
Med avtalsbevakningen missar ni aldrig att omförhandla till bättre villkor, höja till marknadsanpassade lokalhyror eller säga upp bristande leverantörer.
Det är smidigt att lägga in organisationens alla avtal med Styrelseportalens avtalsmallar som anpassar sig efter kategorier. Drag and drop gör det enkelt för styrelsen att enkelt dra in tillhörande dokument från skrivbordet direkt in i portalens Avtalsfunktion.
Styrelsen kan enkelt hålla koll på kostnader, få en bra översikt på leverantörer och gör det enkelt för nya styrelsemedlemmar att komma in i styrelsearbetet.
Vill ni veta mer om hur Avtalsbevakningen och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
Reduca har inlett ett samarbete med Restate som innebär att Reduca tillhandahåller webb och Styrelseportal för Restates ombildningar.
Webb underlättar kommunikationen mellan ombildare, medlemmar och mäklare då all information och dokument är samlat på ett ställe.
Styrelseportalen gör det möjligt för ombildare och styrelsemedlemmar att få en bra översikt över ombildningen, dela och signera dokument, planera med kalendern, skicka både interna och externa meddelanden.
Läs mer om Restate här.
Läs mer om Styrelseportalen här.
Har ni frågor eller funderingar angående samarbeten, kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711
Den nya funktionen Meddelanden är nu lanserad i portalen vilket innebär att styrelsen kan kommunicera smidigt både internt och även med externa parter utan åtkomst till portalen.
Meddelanden innehåller två flikar, en för Intern kommunikation och en för Extern. Fliken Intern gör det möjligt för styrelsen att kommunicera smidigt internt genom att skapa nya trådar och lägga till en, flera eller samtliga användare i portalen för att sedan skicka obegränsat antal meddelanden.
Fliken Extern gör det enkelt för styrelsen att kommunicera ut mot externa parter via både e-post och sms med möjlighet att bifoga filer.
Meddelanden underlättar kommunikationen i organisationer avsevärt och bidrar till en bättre struktur. Dessutom samlar styrelsen allt styrelsearbete på ett ställe, slipper en massa mailslingor och får en digital samt lättöverskådlig historik.
Vill ni veta mer om hur Meddelanden och andra funktioner i Styrelseportalen kan underlätta ert styrelsearbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se.
Läs mer om styrelseportalen här.
Reduca har inlett ett samarbete med Skandia Fastigheter som innebär att Reduca tillhandahåller webb och Styrelseportal för Skandia Fastigheters nyproducerade bostadsrätter.
Det första projektet är Brf Fabriksparken 1 som redan ligger live med sin webb där medlemmar och andra intressenter kan se information och ladda ner dokument, https://fabriksparken1.se.
Styrelsemedlemmar har även åtkomst till Styrelseportalen där de kan lagra, dela och signera dokument, planera med styrelsekalendern, få digital historik över möten, hantera projekt, göra snabba utskick och mycket mer.
Läs mer om styrelseportalen här.
Har ni frågor eller funderingar angående samarbeten, kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.
I dagsläget använder 720 organisationer Styrelseportalen, vilket underlättar och effektiviserar styrelsearbetet.
I styrelseportalen går det enkelt att dela och signera dokument, lägga avtal under bevakning, dela projekt, göra snabba utskick, skapa digital historik av möten och ha koll på viktiga datum i styrelsekalendern.
Så här säger en av våra kunder:
"Reduca har underlättat vårt styrelsearbete avsevärt, framförallt när det kommer till avtalshantering, dokumentation och kommunikation med våra medlemmar."
- Ulla Flacke, Ordförande Brf Knoppen 3
Se fler referenser här.
Läs mer om styrelseportalen här.
Ni kan smidigt komma igång redan idag med Styrelseportalen genom att kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Nytt tillskott till Reduca teamet!
Nu har Reduca teamet förstärkts ytterligare med en fullstack utvecklare som ska vidareutveckla molnlösningarna och skapa nya funktionaliteter samt förbättra användarupplevelsen för våra kunder.
Vår nya fullstack utvecklare är Sasa Lekic som precis gjort klart sin kandidat inom ICT på KTH i Stockholm.
Vi är tacksamma över vårt nya tillskott och ser fram emot att utveckla nya spännande lösningar till våra kunder.
Vill ni veta mer om våra molnlösningar, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Med tre enkla steg har nya styrelsemedlemmar åtkomst till styrelsearbetet i styrelseportalen vart de än befinner sig.
Nu har den nya styrelsemedlemmen fått inloggningsuppgifter på den e-postadressen som fyllts i och kan enkelt logga in. Vi rekommenderar att nya användare byter lösenord och lägger till telefonnummer samt kopplar på tvåfaktorsinloggning.
Styrelseportalen gör det möjligt för styrelsen att samla allt arbete på ett ställe och kan nås av samtliga styrelsemedlemmar vart de än befinner sig. Det underlättar både kommunikationen och arbetsprocessen.
Styrelseportalen har en rad smarta funktioner så som avtalsbevakning, dokumentdelning, projektdelning och elektronisk signering.
Vill ni ha en djupare genomgång på hur ni kommer igång med styrelseportalen, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Nu är tvåfaktorsinloggning lanserad i portalen.
Tvåfaktorsinloggning, även kallad tvåfaktorautentisering (2FA), är ett sätt att bekräfta användarens identitet genom att använda en kombination av två olika komponenter.
Dessa två komponenter bygger på ett lösenord och en engångskod som genereras till mobiltelefonen som är kopplad till kontot.
Tvåfaktorsinloggning bidrar till större visshet om att användaren har auktoriserad tillgång till portalen.
Reduca rekommenderar alla användare i portalen att aktivera tvåfaktorsinloggning. Användare kan enkelt aktivera tvåfaktorsinloggning inne på "Min profil" i menyn till vänster i portalen.
Vill ni veta mer om tvåfaktorsinloggning och hur ni aktiverar den, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Nu har vi flyttat våra servrar till Sverige vilket innebär bättre användarupplevelse, högre driftsäkerhet och bidrar till en mer hållbar framtid då ca 53 % av energin kommer från förnyelsebara källor i Sverige.
Användarupplevelsen förbättras genom att hastigheten ökar vilket innebär snabbare svarstider och kortare nedladdningstider i portalen. Eftersom att servrarna befinner sig lokalt så kommer nedtiden dessutom att vara minimal.
Servrarna hanteras av en marknadsledande aktör som använder sig utav säkerhetsvakter, brandskydd och andra viktiga åtgärder för att leverera servrar med hög säkerhet.
Vill ni veta mer om styrelseportalen och dess säkerhet, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Nu är en ny funktionalitet lanserad i portalen som innebär att användare kan dela dokument med externa parter och välja hur länge filen ska vara tillgänglig.
Tidigare har det endast varit möjligt att dela dokument med användare i portalen. När ett dokument delats så har det gått ut en länk till dokumentet via e-post till alla användare i kontot, som då behövt logga in i portalen för att komma åt det.
Nu kan användare i portalen välja vem eller vilka både interna och externa parter som dokumentet ska delas med och hur länge det ska vara tillgängligt för samtliga. Det går att välja mellan 60 minuter, 24 timmar, 7 dagar, 30 dagar eller obegränsad tid. Dokumentet kommer alltid vara tillgängligt för de som har åtkomst till portalen. Det är även möjligt att se delade dokument samt ta bort det manuellt innan tiden löper ut.
Det här underlättar kommunikationen och arbetsprocessen med externa parter så som förvaltare, revisorer och leverantörer.
Vill ni veta mer om hur styrelseportalen med dess funktioner kan underlätta ert arbete, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
10 fördelar och anledningar till att just er styrelse bör gå över till att arbeta i en styrelseportal redan idag.
Styrelseportalen är användarvänlig och innehåller smarta funktioner som underlättar styrelsearbetet avsevärt. Några av funktionerna är digital mötesprocess, dokumentdelning, elektronisk signering, digital projekthantering och avtalsbevakning samt en smidig styrelsekalender med enkel koppling till iCal.
Med tre enkla steg så är er styrelse igång med arbetet i styrelseportalen!
Vill ni veta mer om Styrelseportalen, boka kostnadsfri och digital demo här.
Nu är en ny efterfrågad funktion lanserad i portalen som innebär att dokument kan tas bort automatiskt efter 30 dagar.
För att underlätta arbetet kring GDPR ytterligare så kan användare i portalen redan vid uppladdning välja om ett dokument ska tas bort. Det kan vara kreditupplysningar eller andra liknande dokument.
Det underlättar hanteringen av känslig dokumentation och bidrar till ett smidigare administrativt arbete för en styrelse, förvaltare, revisor och liknande.
Vid varje dokument i portalen finns nu en ikon av en klocka, när den klickas i så aktiveras automatisk borttagning av dokument och det innebär att dokumentet kommer att tas bort efter 30 dagar. Det går att avaktivera borttagningen och även att följa nedräkningen.
Vill ni veta mer om hur funktionen och portalen kan underlätta arbetet i er verksamhet, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Träffa oss på innovationstorget på Bostadsrättsmässan i Malmö och Göteborg.
Reduca teamet kommer att befinna sig på innovationstorget i Malmö den 5-6 oktober och i Göteborg den 22-23 november.
Vill ni som styrelse höra hur ni kan underlätta arbetet, samla allt på ett ställe, spara in både tid och kostnader? Kom då förbi oss på innovationstorget!
Ni kan hämta kostnadsfria biljetter genom att följa länkarna till respektive mässa nedanför:
Malmö https://malmo.bostadsrattsmassan.se
Göteborg https://goteborg.bostadsrattsmassan.se
P.s kom och utmana grannen eller Reduca teamet i pingis.
Läs mer om Bostadsrättsmässan här.
Läs mer om Reduca styrelseportal här.
Kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se för mer information.
Nu lanseras eSign i portalen tillsammans med Scrive som partner, det innebär att användare kan signera dokument elektroniskt direkt i portalen. Det är en användarvänlig funktion som skapar en hållbar och effektiv arbetsprocess.
Dokument så som protokoll, årsredovisningar, avtal, hyreskontrakt och mycket mer går att signera elektroniskt med både interna samt externa parter. De externa parterna behöver inte ha åtkomst till portalen utan får en inbjudan via mail att signera dokumentet, sedan kommer även en bekräftelse på det signerade dokumentet via mail till alla parter.
Funktionen är användarvänlig vilket innebär att det enkelt går att namnge signeringsprocessen, skriva ett meddelande till alla parter och bifoga det dokument som ska signeras. Sedan kan användare smidigt lägga till namn samt mailadress till signerande parter. Det signerade dokumentet har sedan ett verifikat som gör signeringen juridiskt bindande.
Här finner ni en användarfilm och om ni vill ha en djupare genomgång så går det att kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.
Beställ Reduca styrelseportal med eSign här.
Läs mer om juridiken bakom funktionen.
Läs mer om vår partner Scrive.
Nu kan ni enkelt samla allt styrelsearbete på ett ställe och föra en GDPR förteckning direkt i styrelseportalen vilket underlättar arbetet avsevärt.
Att föra en GDPR förteckning i Styrelseportalen innebär att det är enkelt att uppdatera och det går snabbt att exportera ut samtliga uppgifter vid behov. Hela styrelsen kan på ett smidigt och säkert sätt komma åt samt uppdatera GDPR förteckningen vart de än befinner sig.
Det minskar risken för att personuppgifter försvinner vid byte av styrelse, flytt av tidigare styrelsemedlem eller lagring på flera ställen.
I styrelseportalen finns ytterligare en rad med smarta funktioner som även de underlättar både GDPR arbetet och styrelsearbetet. Boka demo idag för en djupare genomgång! Kontakta oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.
Läs mer på www.reduca.se
Läs mer om GDPR på Datainspektionen.
Det nya året startades upp med lansering av ny design på Reducas föreningshemsidor och nya uppdateringar i styrelseportalen.
Den största uppdateringen i styrelseportalen är kommentarer som idag finns under projekt och avtal. Kunder kan nu använda kommentarer som en tidslinje i ett projekt och i en upphandling.
När en kommentar publiceras så syns datum, tid, text och användare. Den funktionaliteten underlättar processen i ett projekt och en upphandling samt ger bra historik och översikt till nästkommande styrelser.
– Under 2018 så kommer fokuset främst att vara på utveckling. Den nya utvecklingen vill vi ska förenkla mötesprocessen och kommunikationen i styrelser samt ut mot medlemmar, säger Christian Murray.
Kunder som har föreningshemsida har nu fått en ny modern design med bättre användarvänlighet. Fler uppdateringar är på väg och näst på tur är en bokningskalender som snart är redo för lansering.
Här kan ni se en demo av hur en föreningshemsida kan se ut!
Har ni frågor eller funderingar så hör gärna av er till oss på info@reduca.se eller 0123-711 711.
Reduca styrelsekalender går nu att koppla till smartphones och andra enheter med kalendrar som stödjer iCalendar-formatet t ex Google-kalender. Det kan underlätta planeringen, ge en bättre översikt och förenkla varje styrelsemedlems arbete. Informationen som importeras är aktivitetsnamn, datum, tid och anteckningar.
Reduca styrelsekalender innehåller sedan tidigare andra bra funktionaliteter som koppling till avtalsbevakningen och påminnelse via sms och e-post innan en aktivitet infaller. Det går även att välja färg, lägga in en beskrivning, lägga till start och slutdatum på en aktivitet samt göra den synlig för medlemmar och andra intressenter på hemsidan.
Om ni är intresserade av att höra mer om vad styrelsekalendern och andra funktioner i portalen kan göra för er styrelse så kontakta oss för en demovisning på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Vill ni prova styrelseportalen för att se om det är något för er? Klicka här!
Det ska vara smidigt att gå från papper och pärmar till att bli en digital styrelse. Genom att arbeta digitalt så sparar styrelsen in både tid och pengar samt underlättar kommunikationen med medlemmar och andra intressenter.
Reduca underlättar processen genom att överföra material i pappersform till digitalform. Det innebär att material hämtas upp, skannas in, sorteras, avtal ses över och omförhandlas. Barriären att gå från pappersarbete till digitalt arbete sänks avsevärt.
Om ni har några frågor eller vill boka en demovisning, kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se
Få ut information enkelt och effektivt till medlemmar och andra intressenter med styrelseportalens modul Utskick. Vart ni än befinner er så kan ni nå medlemmar med viktig information via både e-post och sms. Funktionen underlättar kommunikationen inom en styrelse, förening och företag.
Nu är även modulen Utskick utökad med ytterligare funktioner som gör det enklare att nå ut med mer information på ett effektivare sätt. Som kund hos Reduca kan ni nu bifoga filer i utskicksfunktionen i olika format så som pdf, word, excel och jpg med mera. Det innebär att ni kan nå ut till medlemmar och andra intressenter med nyhetsbrev, blanketter och andra viktiga dokument. Ni som användare i styrelseportalen kan även vara med i en svarsgrupp och på så sätt alltid vara delaktig i kommunikationen.
Om er styrelse är intresserad av att höra mer om hur Reducas Styrelseportal kan underlätta ert arbete, så är ni välkomna att boka ett möte samt demo genom att kontakta oss på 0123-711 711 eller info@reduca.se