Bra att veta inför bokslutet

Det är en hel del för styrelsen att tänka på och förbereda inför bokslutet och årsstämman. Här reder vi ut vad styrelsen måste göra och när samt ger tips som kan underlätta processen. 

Motioner

Det är viktigt att alla medlemmar får göra sin röst hörd. Styrelsen kan därför en bra tid innan uppmana medlemmar att skicka in förslag på förbättringar eller annat som är viktigt för dem, stora som små. Om ni inte redan har koll på när medlemmar får lämna in motioner så kan ni titta i stadgarna och informera dem om när styrelsen behöver dem senast.

Förvaltningsberättelsen

Förvaltningsberättelsen ligger under styrelsens ansvar. Så det är bra att ta god tid på er och tänka igenom vad styrelsen gjort och vad som hänt under året. Det finns oftast några stora händelser och några lite mindre som kan vara bra att lyfta fram i förvaltningsberättelsen. Det kan vara att ni omförhandlat ett lån eller satsat på en grönare omställning. Allt som gör verksamheten bättre eller något som styrelsen är stolt över. Medlemmar kan även uppskatta att få höra vad som kommer hända nästa år och om det är några nya projekt på gång. I förvaltningsberättelsen är det därför viktigt att få med kommande händelser så att medlemmar känner sig informerade och delaktiga.

När ska årsredovisningen vara färdigställd?

Bokslutet och förvaltningsberättelsen ska vara färdig för revision sex veckor innan stämman. Sedan är det viktigt att hålla nära kontakt med revisorn och ekonomen då det är vissa tidpunkter som behöver hållas under bokslutet. Eftersom styrelsen, ekonomen och revisorn ska kunna utföra sitt arbete vid rätt tidpunkt krävs bra kommunikation och smidiga arbetsprocesser. Styrelsen bör därför se till att vara väl förberedda och strukturerade samt ha alla viktiga dokument, möten, avtal och projekt samlade på ett ställe.

Styrelse- och stämmoprotokoll

Utöver förvaltningsberättelsen ska styrelsen även skicka alla styrelseprotokoll och stämmoprotokoll till revisorn. Det är viktigt att samtliga protokoll är signerade. Bestäm gärna ett datum för stämman och skicka ut kallelse med bilagor i god tid så att det blir så stor uppslutning som möjligt och att samtliga medlemmar framförallt styrelsemedlemmar kan komma väl förberedda.

Årsredovisning till medlemmar

Inför årsstämman behöver styrelsen skicka årsredovisningen till medlemmarna. Den måste oftast finnas tillgänglig senast en vecka innan stämman men det kan variera mellan organisationer då det regleras i stadgarna. Tips! Skicka iväg kallelse och årsredovisning senast två veckor innan stämma, då behöver man bara informera en gång.

Styrelseportalen underlättar processen avsevärt

Styrelseportalen underlättar processen inför bokslutet och årsstämman då styrelsen har allt samlat på ett ställe. Styrelsen kan enkelt se vilka aktiva avtal som finns och om det skett några omförhandlingar, se slutförda och kommande projekt samt ta del av årets möten och signerade styrelseprotokoll. Styrelseportalen gör det därför enkelt för styrelsen att ta fram en förvaltningsberättelse och samla ihop allt underlag till organisationens revisor och ekonom samt skicka ut allt som behövs till medlemmar i god tid.

Ni kan prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.