Fördela ansvarsområden inom styrelsen för ett strukturerat styrelsearbete

I en organisations styrelse finns det olika sätt att bidra på och därför är det bra att fördela olika ansvarsområden inom styrelsen. Varje styrelse kan själva bestämma hur de vill arbeta och fördela ansvarsområden. Men för ett framgångsrikt styrelsearbete och en välmående organisation så är det bra att se till att alla känner sig delaktiga, att det finns tydliga riktlinjer och en beskrivning av vad som förväntas av varje styrelseledamot.

Styrelsen består oftast av samtliga eller några utav nedanstående roller beroende på vilken typ av och storlek på organisationen:

Ordförande

Ordförande i en organisation är oftast ansiktet utåt och tar ansvar för att beslut som tas inom styrelsen genomförs. Några exempel på uppgifter som ska genomföras av ordförande:

• Skicka ut kallelse med dagordning till årsmöten och styrelsemöten i god tid innan mötet.
• Leda möten.
• Lägga upp verksamhetsplan och följa upp arbetet.
• Se till att ansvarsfördelningen i styrelsen är tydlig och rättvis.
• Se till att styrelsen följer rutiner och riktlinjer.
• Se till att behovet av stöd och utbildning tillgodoses.

Vice ordförande
När ordförande inte kan medverka vid ett möte tar vice ordförande tillfälligt över ansvaret.

Sekreterare
Sekreteraren ansvarar för att skriva protokoll på möten. Sedan är det minst två personer som ska godkänna och skriva under protokollet innan det skickas ut till styrelsen.

Kassör
Hela styrelsen ansvarar för ekonomin men det är kassören som gör det kontinuerliga jobbet och håller koll på ekonomin. Det kan vara uppgifter så som att bokföra, söka bidrag, förhandla om avtal, lägga upp förslag på budget och göra årsbokslut. 

Firmatecknare
En firmatecknare har rätt att skriva under avtal och kontrakt. Oftast är det minst två personer som signerar och har tillgång till organisationens bankkonton. En firmatecknare måste vara över 18 år.

Justerare
Justeraren går igenom mötesprotokollet, skickar ändringsförslag och godkänner att det överensstämmer med det som sagts på mötet. Oftast signerar både ordförande och den valda justeraren under protokollet.

Ledamot
Ledamoten är vald på årsmötet för att bidra till ett aktivt styrelsearbete och utveckling av organisationen.

Suppleant
En suppleant ersätter en ordinarie ledamot när den inte kan medverka och är vald på årsmötet.

Valberedning
Valberedningen föreslår en styrelse som besitter den kompetens som behövs för att organisationen ska nå uppsatta mål, ofta föreslår de kandidater till styrelseposter på 1 eller 2 år. I valberedningens arbetet ingår det även att kontakta alla sittande styrelsemedlemmar och fråga om kommande engagemang. Det vanligaste är att valberedningen består av 2-3 personer, varav en sammankallande.

Frågor valberedningen kan ställa till sittande styrelse för att hitta rätt personer med rätt kompetens:

Var är organisationen idag?
Var vill vi vara i framtiden?
Vilken kompetens behöver styrelsen ha för att ta oss dit?
Vilka kompentenser finns redan idag?
Finns det några som står till förfogande för en period till?
Vilka måste vi rekrytera?

Revisor
Årsmötet väljer revisor som har i uppgift att granska organisationens ekonomi.

Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra arbetsfördelning inom styrelsen, det är enkelt att tilldela uppgifter, avtal och roller under möten. Den bidrar även till en bra mötesstruktur och samlar alla möteshandlingar på ett ställe som kan nås av samtliga ledamöter var de än befinner sig. Med Styrelseportalen kan ni snabbt och smidigt sätta en bra dagordning utifrån mall, det går att lägga in mötestid, skicka kallelser med mötesbilagor och skapa, justera samt signera protokoll med BankID.

Läs mer om styrelsens arbete, ansvar och roller här:

https://www.bostadsratterna.se/aemnen/r/roller-i-styrelsen

https://www.verksamt.se/utveckla/styrelsearbete

https://blogg.pwc.se/foretagarbloggen/styrelseledamot

Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.

Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.