Ny styrelse? Här är en checklista för en lyckad överlämning.
Efter vårens årsmöten så är det oftast en ny styrelse där alla behöver komma igång med styrelsearbetet på nytt. Det kan innebära nya roller för en del, ett helt nytt uppdrag för någon annan eller ett större ansvar för en rutinerad styrelsemedlem. För att få till en lyckad överlämning så kommer här en checklista med bra tips som kan hjälpa er som styrelse att introducera och lämna över allt arbete på ett tryggt sätt.
Presentera organisationen
Starta första styrelsemötet med att presentera organisationen för de nya styrelsemedlemmarna. De får då en djupare förståelse av vad den står för, vad som fungerar bra samt vilka utmaningar som finns framöver. Det kan också vara bra att presentera aktuella projekt, kommande events och ett årshjul med viktiga datum.
Presentationsrunda
Första styrelsemötet efter årsmötet är ett perfekt tillfälle att skapa tid för en presentationsrunda av både rutinerade och nya styrelsemedlemmar. Det kan vara ännu mer givande om det sker på en inspirerande plats eller som en kick-off.
Avsätt en överlämningsperiod
Avsätt tid och skapa en tydlig rutin så att den nya styrelsemedlemmen får tid med den tidigare för att lära sig rutiner och arbetsuppgifter framförallt när det gäller rollerna ordförande, sekreterare och kassör.
Lyft värdegrunden
En viktig punkt är att presentera värdegrunden i organisationen. Var tydlig med vilken arbetsmiljö ni vill ha i styrelsen. Hur styrelsen har det reflekterar hur allt annat i organisationen fungerar.
Här kan ni lyfta alla oskrivna regler och rutiner så att även de nya kommer in i arbetssättet. Här kan ni ta upp fika till styrelsemötet, tider, platser, samåkning, events och när det passar att prata om privata händelser samt när det är fokus på styrelsearbetet.
Se till att tilldela tydliga arbetsuppgifter och konkreta roller inom styrelsen så att samtliga känner sig delaktiga.
Skriv ner rutiner och arbetsfördelning
Se till att ha dokument som beskriver arbetsfördelningen i styrelsen och vad som förväntas av diverse roller. Det går bra att ha muntliga genomgångar av rutiner men det är alltid bra att även ha de nedskrivet i ett dokument som nya styrelsemedlemmar kan ta del av vid frågor eller om något glöms bort efter en genomgång då det oftast är en hel del information som tas in vid ett och samma tillfälle.
Ändra uppgifter
Kom ihåg att ändra de väsentliga rollerna såsom ordförande, sekreterare och kassör på Verksamt.se samt ge åtkomst till bankkonto, bokföringsprogram, ge kontaktuppgifter till förvaltare, ekonom, revisor och andra parter som berör organisationens kontinuerliga arbete.
Bjud in nya styrelsemedlemmar till Styrelseportalen
Bjud in de nya styrelsemedlemmarna till Styrelseportalen så att de får tillgång till all information. Vid en överlämning är det även ett perfekt tillfälle att uppdatera dokument, avtal, planera kommande projekt, lägga in viktiga datum i kalendern och se till att alla mötesprotokoll är signerade samt att allt har en bra struktur.
Ordförande
- Vilka externa möten förväntas ordföranden att gå på?
- Vilka förväntningar har styrelsen/föreningen på ordförande?
- Har tidigare ordföranden några kontakter som behövs förmedla vidare till ny person?
- Finns det något pågående projekt eller liknande som behöver överlämnas till ny ordförande?
- Finns det några fasta datum som är bra för ordförande att hålla koll på närmaste året?
- Hur har rutinerna sett ut vid ett styrelsemöte men också inför mötena?
- När är nästa årsmöte och när ska alla handlingar vara klara?
- Hur ser ansvarsfördelningen ut i styrelsen? Vilka roller finns samt vad innebär de?
Kassör
- Släpp in kassören i banken och bokföringsprogrammet.
- Hur ser betalningsrutinerna ut?
- Hur ser bokföringsrutinerna ut?
- Hur ser budgeten ut?
- Finns det några fakturor eller bokföring som släpat efter?
- Hur fungerar det med kvitton/utlägg?
- Hur ser attestordningen ut?
- Vad förväntas av kassören vid årsstämman?
Sekreterare
- Hur ser mötesprotokollen ut?
- Hur ser rutinen ut för kallelse till möte?
- Hur ser dagordningen ut?
- Om sekreteraren även har hand om e-post eller hemsida, hur ser rutinen ut där? Vilken adress har föreningen? Vilka inloggningsuppgifter finns?
Vill ni veta mer om Styrelseportalen och hur den kan underlätta vid en överlämning till en ny styrelse?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
- Genomgång av plattformens funktioner.
- Svar på frågor och funderingar.
- Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
