Smidig överlämning med Styrelseportalen

Det är tydligt att det finns många viktiga aspekter att beakta för en smidig övergång mellan styrelser i en förening eller organisation. Att säkerställa kontinuitet och kunskapsöverföring är avgörande för att upprätthålla effektivitet och ansvarsfullt styrelsearbete. Här är de viktigaste punkterna för en smidig och problemfri övergång:

1. Mandatperioder och överlappning: Se till att mandatperioderna överlappar varandra så att det finns kontinuitet och kunskapsöverföring mellan gamla och nya styrelsemedlemmar.

2. Förberedelse för nya medlemmar: Nya medlemmar bör förbereda sig genom att läsa stadgar, förstå antalet styrelsemedlemmar, rollen för suppleanter, beslutsprocesser och hantering av jäv i styrelsen.

3. Kännedom om relevant lagstiftning: Om föreningen hyr ut egendom är det viktigt att ha kunskap om relevant lagstiftning som hyreslagen och skyddslagstiftning inom områden som brand och miljö.

4. Tydlig arbetsfördelning: Skapa en tydlig arbetsfördelning inom styrelsen baserat på medlemmarnas kunskaper och intressen. Definiera ansvarsområden och rollbeskrivningar för varje styrelsemedlem.

5. Dokumenthantering och informationsöverföring: Samla och organisera alla relevanta dokument och information på ett tillgängligt sätt för den nya styrelsen. Det kan inkludera kontaktuppgifter, leverantörslistor, bankuppgifter, budget, fullmakter och garantier.

6. Gemensamt möte för överlämning: Ha ett gemensamt möte mellan gamla och nya styrelsemedlemmar för att gå igenom pågående ärenden, viktiga datum, mötesrutiner och för att ge möjlighet till frågor och svar.

7. Tillgängliga handlingar för den nya styrelsen: Se till att alla relevanta dokument, såsom stadgar, årsredovisningar, protokoll och kontaktuppgifter, är tillgängliga för den nya styrelsen på ett ställe med Styrelseportalen. Registrera också den nya styrelsen hos bolagsverket så fort som möjligt efter förändringar.

Genom att noggrant följa dessa steg kan en smidig övergång mellan styrelser säkerställas, vilket bidrar till ett effektivt och ansvarsfullt styrelsearbete i er förening eller organisation.

Checklista för en smidig överlämning med Styrelseportalen:

• Bjud in nya styrelsemedlemmar till Styrelseportalen.
• Visa alla viktiga dokument i dokumentfliken. 
• Lämna över eventuella ansvarsområden i avtalshanteraren.
• Gå igenom viktiga datum i styrelsekalendern.
• Lämna över pågående projekt och ärenden i projekthanteraren.
• Visa hur en dagordning, kallelse och ett protokoll skapas och signeras i fliken möten. 
• Visa kontaktuppgifter till nödvändiga leverantörer i fliken register.

Lycka till med överlämningen!

Prova Styrelseportalen gratis i 30 dagar utan några förbindelser eller boka en demo.