Styrelsemöten - Kallelse, dagordning & protokoll
Här är en grundläggande guide i styrelsemöten med mall till dagordning, kallelse och protokoll.
Vad är ett styrelsemöte och vilka får delta?
Ett styrelsemöte är en sammankomst av styrelseledamöter, styrelseordförande och suppleanter som ersätter ordinarie ledamöter i en organisation där dessa har rösträtt och kan ta beslut i ärenden. Det kan även bjudas in andra parter som verkställande direktör, revisor, anställda eller leverantörer för att erhålla mer kunskap, information och perspektiv i ett visst ärende eller fråga.
Hur ofta ska en organisation ha styrelsemöten?
Frekvensen på styrelsemöten beror på vilken typ av organisation. Aktiebolag har minst ett styrelsemöte per år som är ett krav i aktiebolagslagen utöver den kan det finnas fler bestämmelser i bolagsordningen eller styrelsens arbetsordning. När det gäller föreningar sker styrelsemöten oftast 6-12 gånger per år beroende på föreningens storlek och hur mycket av föreningens arbete som utförs av styrelseledamöterna.
Vad är styrelsemöten till för?
Styrelsemöten är till för att ta beslut i ärenden samt följa upp och ta ställning till organisationens ekonomi. Det ska också beslutas om hur firmateckningen ska se ut, särskilda firmatecknare kan utses, om inte stämman beslutat det redan så kan även val av ordförande beslutas samt verkställande direktör i aktiebolag.
Vem kallar till ett styrelsemöte?
Det är styrelsens ordförande som har i ansvar att kalla till ett styrelsemöte. Det är även möjligt att en ledamot eller verkställande direktör begär att ordförande ska kalla till ett styrelsemöte.
Vad krävs för att rösta igenom ett förslag?
Det här måste uppfyllas för att styrelsen ska kunna ta ett giltigt beslut:
1. Fler än hälften av styrelseledamöterna måste närvara.
2. Fler än hälften av de närvarande ledamöterna måste rösta för förslaget.
3. Fler än en tredjedel av samtliga (närvarande och icke-närvarande) ledamöter måste rösta för förslaget.
Ordförande har utslagsrösten om det är lika många för och emot förslaget.
Om en ledamot är jävig i förslaget räknas den som icke-närvarande.
Vad ska en kallelse och dagordning innehålla?
En kallelse ska helst innehålla all praktisk information så som datum, tid och plats samt eventuella gäster. Det är bra att skicka med dagordning och tillhörande mötesbilagor för att deltagarna ska kunna komma så förberedda som möjligt. Här finner ni tips på hur en dagordning kan se ut.
Vad ska ett protokoll innehålla?
Under ett styrelsemöte ska ett protokoll skrivas och det bör innehålla dessa punkter.
- Datum för styrelsemötet
- Vilka ledamöter som varit närvarande
- Val av ordförande
- Eventuellt val av vilken styrelseledamot som ska vara justerare (justerare väljs endast om styrelsen består av fler än en ledamot)
- De beslut som styrelsen tar under mötet
- Underskrifter av ordförande och eventuella justerare
I Styrelseportalen kan ni skicka ut kallelse med mötesbilagor, skapa och dela dagordning, skriva och signera protokoll samt hämta punkter från tidigare styrelsemöten. Här kan ni se en genomgång.
Hur ska protokoll förvaras?
Enligt bolagsverket ska protokoll skrivas i nummerföljd och förvaras på ett säkert sätt.
Läs mer om styrelsemöten här:
Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra mötesstruktur och samlar alla möteshandlingar på ett ställe som kan nås av samtliga ledamöter var de än befinner sig.
Med Styrelseportalen kan ni snabbt och smidigt sätta en bra dagordning. Det går att lägga in mötestid, skicka kallelser, bifoga mötesbilagor och genomföra hela mötesprocessen från dagordning till signerat protokoll.
Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
- Genomgång av plattformens funktioner.
- Svar på frågor och funderingar.
- Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.
Här kan ni: Prova gratis eller boka en kostnadsfri demo.
